Een compleet ERP-pakket aanschaffen en vervolgens eerst alleen het onderdeel HRM/Payroll in gebruik nemen? Bouwbedrijf Vink Bouw deed dat heel bewust. “We wilden de organisatie niet overvoeren”, legt procescoördinator Lisa Wille van Vink Bouw uit. “Het was onze bedoeling om medewerkers geleidelijk te laten wennen aan het systeem. Daarnaast leggen onder andere omvangrijke bouwprojecten in 2023 een behoorlijk beslag op de beschikbare capaciteit. Daarom hebben we de keuze gemaakt om in twee stappen het complete ERP-pakket van AFAS te implementeren. Volgens planning nemen we in januari 2024 ook de onderdelen Financieel en Projecten in gebruik. Onze keuze voor AFAS is immers mede gebaseerd op het feit dat in het ERP-pakket de verschillende onderdelen zo mooi geïntegreerd samenwerken.”
Even terug in de tijd. Anderhalf jaar geleden kwam bij Vink Bouw de vraag op tafel of de bedrijfsautomatisering wel voldoende toekomstbestendig was. “We zijn teruggegaan naar de tekentafel en hebben het IT-landschap kritisch bekeken”, legt Lisa uit. “Dat heeft geresulteerd in een duidelijke visualisatie van IT-wensen. Daaruit bleek dat het gesloten ERP-systeem waar we destijds mee werkten een obstakel vormde voor onze ambities op IT-gebied. Het liefst wilden we allerlei applicaties aan het ERP-systeem koppelen, maar dat kon niet.” Werk aan de winkel dus voor Lisa, die ruim vier jaar bij Vink Bouw werkt en zich daar vooral met procesoptimalisatie bezighoudt. De voor het IT-project geformeerde stuurgroep nam ruim de tijd om zich te oriënteren op alternatieve bedrijfssoftware. Uiteindelijk kwam Vink Bouw uit bij AFAS. “De visie van AFAS komt sterk overeen met wat wij voor ogen hadden”, stelt Lisa. “Ook het feit dat het om een open systeem gaat, legt veel gewicht in de schaal. Daarnaast is een groot pluspunt dat het pakket schaalbaar is. Dat geeft ons het vertrouwen dat het mee kan groeien met ontwikkelingen in de toekomst.”
Op 1 januari 2023 ging Vink Bouw live met verschillende onderdelen van HRM/Payroll. “In vergelijking met de oude situatie is die, voor wat mijn ondersteunende rol betreft, een stuk gebruiksvriendelijker”, legt Heidi Roos uit. “Bijvoorbeeld als het gaat om de verwerking van thuiswerkvergoedingen. Bovendien bevat dit onderdeel een koppeling met het pensioenfonds. Die hadden we eerder niet.” Daarnaast kwamen functionaliteiten beschikbaar zoals het online personeelsdossier, adreswijzigingen en andere persoonlijke mutaties die de medewerker zelf kan uitvoeren. Ook het volledige door Heidi gecoördineerde traject van onboarding van nieuwe medewerkers werd ingericht, inclusief workflows voor de uitlevering van laptops en telefoons. “Deze gefaseerde aanpak leidt niet direct tot ingrijpende veranderingen voor onze medewerkers”, stelt Heidi. “Maar ze kunnen zo wel rustig aan het systeem wennen.” Bedoeling is dat per 1 januari 2024 ook de overige HR-functionaliteiten zoals urenregistratie, verzuim, verlof en declaraties in gebruik worden genomen. Dit valt samen met Financieel en Projecten.
Heidi is blij met de komst van nieuwe HR-software. “Daardoor waait er een frisse wind door onze organisatie. Dat werkt heel stimulerend.” Het werken met de software gaat haar relatief gemakkelijk af. In de drie maanden dat HRM/Payroll draait, heeft Heidi één keer de helpdesk van AFAS ingeschakeld omdat taken niet goed in een takenbakje belandden. “Dat was met twee mailtjes geregeld”, zegt ze. “Ik heb al wel gemerkt dat je heel veel zelfstandig kunt oplossen. In AFAS Help vind je met behulp van filmpjes en uitleg in jip-en-janneketaal snel antwoord op je vragen. Lang leve AFAS Help.”
Heidi is er niet rouwig om dat de fysieke mappen met personeelsdossiers zijn verdwenen. “Die dossiers bevatten uiteraard nogal wat privacygevoelige informatie, dus daarom is het heel fijn dat ze nu in gedigitaliseerde vorm veilig in het systeem zitten.” De bedrijfsvoering is daardoor bovendien duurzamer geworden. Niet alleen zijn de personeelsdossiers gedigitaliseerd, ook de neiging om allerlei documenten af te drukken is afgenomen.
Wat heeft de ingebruikname van de software Vink Bouw verder concreet opgeleverd? “In de drie maanden dat we met de software werken, hebben we volgens mij al dertig procent efficiencywinst geboekt”, zegt Heidi. Lisa verwacht dat dit bij HR zeker nog kan oplopen. “Het vertrouwen in het systeem groeit. Je ziet het aan de forse afname van de hoeveelheid Excel-lijstjes die hier altijd circuleerden.”