"We komen uit een situatie waarin we gedeeltelijk digitaal werkten", vertelt Rachid Akabbouz, proces- en programmamanager bij Vitalis. "Veel deden we nog op basis van formuliertjes en papiertjes. Door te gaan werken met één breed ERP-systeem is onze organisatie nagenoeg volledig gedigitaliseerd. Dat is geen doel op zich, maar wel een middel om inzicht en overzicht te krijgen in onze processen en efficiënter te werken. We hebben het vooral gedaan met het oog op gemak voor de eindgebruiker. Tegelijkertijd stelt het ons aan de achterkant in staat om zicht te houden op wat goed gaat en wat beter kan. Op basis van dat inzicht kunnen we onze processen en daarmee ons werk continu efficiënter en gebruiksvriendelijker maken."
Een andere belangrijke reden om voor AFAS te kiezen is dat de functioneel beheerders van Vitalis dankzij de software zelf aan het stuur zitten. "Het pakket biedt ons de mogelijkheid om veel zelf te doen. Binnen de vele mogelijkheden van de software kunnen we de processen zo inrichten dat ze precies aansluiten bij de behoeften van onze medewerkers. Je hebt heel veel in eigen hand. Het maakt dat wij de zorgmedewerkers optimaal kunnen faciliteren met maatwerk. Zij kunnen daardoor met plezier hun passie in de praktijk brengen. En dat heeft weer een positief effect op de zorg voor onze cliënten."
Akabbouz: "Met het digitale meerkeuzesysteem hebben medewerkers nu zelf de regie. Ze zien direct wat er allemaal mogelijk is, kunnen direct hun aanvraag doen en zien de verwerking van de factuur."
Een ander voorbeeld is een compleet studentenportaal dat de functioneel beheerders van Vitalis hebben ingericht binnen het systeem van AFAS. "Onze organisatie werkt veel met studenten en praktijkopleiders. Voorheen hadden zij te maken met veel administratie. Van aanmeldingen tot voortgangsverslagen, alles werd ouderwets met diverse formulieren op een schijf op de pc opgeslagen. Dat wilden we anders aanpakken. Hoe kunnen we dat beter doen en makkelijker maken? Zo zijn we met elkaar tot een studentenportaal gekomen waarin ze alles zelf digitaal kunnen invoeren en inzien."
Meer inzicht levert ook meer waardevolle data op. De organisatie van Vitalis kan die benutten om processen beter in te richten. "Voorheen keken we in een zwart gat", zegt Akabbouz. "Nu hebben we veel meer cijfers en data tot onze beschikking. Daar moeten we nog wel wat mee doen, maar de software geeft ons die mogelijkheid en het inzicht hoe we dingen nog beter kunnen doen. Dat maakt het heel leuk om ermee te werken."
Akabbouz: "Dat de software bijdraagt aan het werkplezier van onze medewerkers is helder. Ze kunnen dingen eenvoudig zelf regelen en zich daardoor focussen op zorg verlenen."
De toekomst is veelbelovend. Akabbouz, Strijbosch en hun collega’s hebben de ambitie om de software in te zetten voor meer vernieuwingen die hun werk beter, makkelijker en leuker maken. "Dat kunnen we doen op basis van de inzichten en de data die we uit het systeem halen. Het is leuk om te zien dat AFAS meteen genoemd wordt als we een nieuw proces willen inrichten. Zo wordt bijvoorbeeld nagegaan of projectmanagement in AFAS geïntegreerd kan worden. We gaan steeds een stap verder en staan daarbij open voor nieuwe samenwerkingen. Steeds vaker zitten we om tafel met externe partijen om te kijken hoe we onze data beter op elkaar kunnen laten aansluiten en welke rol AFAS daarin kan spelen."
Vitalis WoonZorg Groep biedt oplossingen op het gebied van wonen, zorg en welzijn in alle fases van het ouder worden. In Eindhoven (22 locaties), Geldrop en Heerlen. Bij Vitalis werken ongeveer 2700 medewerkers, die samen met meer dan 1000 vrijwilligers dagelijks ondersteuning bieden aan meer dan 6500 ouderen, zodat zij zelfstandig kunnen wonen of verblijven op de manier die hen voor ogen staat. Naast gezondheid, heeft Vitalis bijzondere aandacht voor de beleving en mentale fitheid van haar bewoners. Bewoners doen ertoe, doen zoveel mogelijk mee en zoveel mogelijk zelf. Dat geldt ook voor de medewerkers en vrijwilligers. In kleine teams doen zij wat nodig is, zodat de bewoners gelukkig oud kunnen zijn. Van wijkzorg tot en met intensieve zorg, revalidatie, specialistische behandelingen en een breed aanbod van welzijn, met speciale aandacht voor kunst en cultuur.