Na zijn Succesbeheer Traineeship in 2019 is Ferdy van den Berg, functioneel applicatiespecialist bij WEA Deltaland Accountants & Adviseurs, met recht een Succesbeheerder. Toch wilde hij zijn kennis van Profit verder verdiepen en dan met name rondom de autorisatie. De nieuwe Bootcamp Autorisatie 2.0 bood uitkomst. “De waarde van deze bootcamp is dat je het autorisatieproces van A tot Z doorloopt binnen je eigen organisatie en Profit omgeving. Op die manier boek je direct concrete resultaten.”
Accountancy
140 medewerkers
Brielle, Druten, Groot-Ammers, Kesteren, Middelharnis en Oud-Beijerland
1 januari 2014
ERP
Interview met:
Ferdy van den Berg (functioneel applicatiespecialist)
WEA Deltaland gebruikt al een aantal jaren AFAS Profit en zet de software breed in. Zij gebruiken InSite als intranet, OutSite voor communicatie met klanten en een Werkenbij-site voor sollicitanten. Aan de achterkant is Profit de basis voor de boekhouding en vele werkprocessen. Ferdy van den Berg is sinds 2017 in dienst. “Ons management ziet de meerwaarde van AFAS Profit en wil er alles uithalen. Daarin wordt ook geïnvesteerd. In eerste instantie had ik weinig ervaring, maar ik heb veel geleerd van mijn ervaren collega Dennis Hansen. Hij heeft me ingewerkt. Daarnaast heb ik diverse AFAS cursussen gevolgd en het Succesbeheer Traineeship gedaan in 2019.”
Na zijn Traineeship merkte Ferdy dat hij toch meer wilde weten over autorisatie om ook voor dit onderdeel alle kneepjes onder de knie krijgen. Nadat hij dit besprak met Succesbeheer Trainer Leon Harmsen, ondernam AFAS actie. En er bleek meer vraag te zijn. Korte tijd later kwam het voorstel om mee te doen aan het Bootcamp Autorisatie 2.0. Een praktische verdiepingsslag waarin je met een kleine groep deelnemers in drie weken je eigen autorisatiestructuur optimaal inricht.
De inrichting van de autorisatie bij WEA Deltaland was niet optimaal volgens Ferdy. “De omgeving is een aantal jaren geleden geïmplementeerd en met de kennis van nu waren een aantal dingen nog niet volledig duidelijk. We hadden bijvoorbeeld te weinig inzicht in wat medewerkers wel of niet kunnen in het systeem. Ook was niet precies duidelijk wie toegang had tot welke informatie. Het was tijd om de autorisatiestructuur op orde te brengen en beter beheersbaar te maken.”
De praktische insteek van de bootcamp sprak Ferdy zeer aan. “De insteek van de Bootcamp Autorisatie 2.0 is vergelijkbaar met de case tijdens het Traineeship, maar dan veel persoonlijker met meer diepgang en ondersteuning. Je doorloopt het complete proces in drie weken.” De opzet is duidelijk en goed georganiseerd. “Je start de week altijd met een online kick-of op maandag. Eerst leer je de andere deelnemers kennen, maar daarna ga je onder begeleiding van Hans Roozen, Manager AFAS Procesbeheer meteen de diepte in. Hij kent echt alle ins & outs, maar ook de valkuilen.”
Na de opstart is het tijd om binnen je eigen organisatie en omgeving aan de slag te gaan. In de bootcamp wordt er van uit gegaan dat je minimaal zo’n acht dagen aan de autorisatie besteedt. “Na de weekstart, kan je dingen die je tegenkomt of specifieke vragen nog voorleggen aan Hans Roozen. Tijdens deze ondersteuningsmomenten krijg je heel gerichte antwoorden en aanwijzingen, zodat je weer verder kan.”
De bootcamp start met een kleine inventarisatie van de bestaande autorisatiestructuur: hoe ziet het er nu uit? Volgens het principe van Autorisatie 2.0 dat AFAS zelf ook toepast, start de autorisatie implementatie met de basis, het organigram. “Hierin hebben we onze organisatiestructuur ondergebracht. Vervolgens is ons nieuwe “functiehuis” opgezet en zijn de medewerkers aan een nieuwe Organisatorische Eenheid (OE) gekoppeld. Verder zijn er nieuwe autorisatiegroepen, autorisatierollen en de nodige functionaliteiten aangemaakt. De autorisatiegroepen worden automatisch gevuld m.b.v. selecties of als persoonlijke rol. De oude autorisatiegroepen kunnen worden samengevoegd met de nieuwe, maar de autorisaties worden per groep soms ook opnieuw bepaald. Zo komt er duidelijkheid en overzicht in de nieuwe autorisatiestructuur en worden gebruikers automatisch geautoriseerd o.b.v. hun functie en organisatorische eenheid. Dat klinkt misschien eenvoudig maar was soms best nog een puzzel. Samen met mijn collega Dennis Hansen hebben we de juiste keuzes voor WEA Deltaland gemaakt. Tussen de sessies door hebben we sowieso veel overlegd over de vertaalslag naar onze eigen organisatie te maken. Daarnaast heb ik keuzes ook goed gedocumenteerd.”
Met de nieuwe structuur is de autorisatie bij WEA Deltaland nu eenvoudig en eenduidig vastgelegd. Ferdy legt uit: “De autorisatie wordt nu gebaseerd op de functie en OE van de medewerker. De toekenning van autorisaties gebeurt hiermee automatisch. Dit scheelt aanzienlijk in het onderhoud. Bovendien levert AFAS ook standaard autorisatiegroepen, rollen en functionaliteiten uit, inclusief type dossieritems met workflows, rapportages en dashboards. Voor een aantal specifieke rollen binnen ons bedrijf is dat heel prettig.”
Hoewel goede autorisatie in het beheer veel werkt scheelt, verwacht hij dat zijn andere collega’s er niet zoveel van merken. “Als we later dit jaar de knop omzetten, is het even afwachten. Natuurlijk communiceren we dat vooraf. En als iemand dan aangeeft dat hij of zij ergens niet meer bij kan, gaan we onderzoeken waarom dat is en of dat echt nodig is. In alle gevallen is de nieuwe autorisatiestructuur leidend, daaraan doen we in principe geen concessies. Voor vragen over dit onderwerp en ook andere incidenten, aanvragen, wijzigingen en wensen kan men tickets (dossieritems) indienen. Dit ticketsysteem heeft mijn collega Dennis Hansen tijdens zijn Succesbeheer Traineeship volledig geoptimaliseerd. Hier hebben we ook veel profijt van.”
Hoewel de basisstructuur nu goed staat, moet Ferdy o.a. de functionaliteiten met InSite nog controleren. “We hebben inmiddels heel veel pagina’s, die willen we ook middels de nieuwe autorisatiestructuur gaan autoriseren met de nieuwe functionaliteiten. Daarnaast krijgt elke afdeling en/of speciale rol zo ook nog zijn eigen werkpagina met relevante onderdelen zoals; nieuwsberichten, overzichten, taken, signalen en werkprocessen. Dit moeten we momenteel nog in kaart brengen en optimaliseren op basis van de nieuwe autorisatiestructuur. Verder moeten we nog goed kijken naar de huidige inrichting van de gegevensfilters in de autorisatietool. Hiermee kan o.a. worden bepaald welke gegevens inzichtelijk zijn per OE laag. Kortom we zijn nog niet klaar, maar de doelstelling en werkwijze is nu wel duidelijk.”
Als hij terugkijkt op de Bootcamp Autorisatie 2.0 vindt hij mooi dat AFAS zijn suggestie voor meer diepgang concreet ingevuld heeft. “De bootcamp is voor mij een superaanpak. Je duikt drie weken de diepte in om de autorisatie van je bedrijf compleet aan te pakken. Bovendien werkt het stimulerend om met een kleine groep aan hetzelfde doel te werken. Het is extra waardevol om dit te doen met deelnemers uit verschillende sectoren. Hierdoor kan ik letterlijk bij andere organisaties in de keuken kijken. Door te mogen discussiëren en te sparren met andere beheerders, heb ik ontzettend veel geleerd.”
En hij is nog niet uitgeleerd. “Profit biedt zo ontzettend veel mogelijkheden. Het is mijn uitdaging om te blijven leren en te zorgen dat WEA Deltaland het maximale rendement uit de software haalt.”
Ben je enthousiast geworden, maar wil je graag meer informatie over wat de bootcamp inhoudt?
De bootcamp autorisatie kun je goed volgen in combinatie met het Succesbeheer Traineeship.