Met een gemiddelde leeftijd van 35 jaar is WEA Zuid-West hartstikke jong. En dat zie je terug in de mentaliteit: competitief, prestatiegericht en de blik vooruit. Dat is mooi, maar dan moet je wel wat te vertellen hebben.
Accountancy
70 medewerkers
Goes & Zierikzee
1 januari 2014
ERP
Alexander Bevelander (fiscalist & vennoot)
Jan Pieter Bevelander (assistent accountant)
Ze wilden hun klanten beter en vaker kunnen adviseren. Daarbij liepen de accountants van WEA Zuid-West tegen de grenzen van het eigen kantoor aan. De administratie was op orde, de analyses werden gemaakt en advies werd gegeven. Alleen kostte dat teveel tijd. En daarmee jaag je jezelf of de klant op onnodige kosten. Dat moest anders.
Alexander: ‘We willen voor onze klanten een stap verder gaan. Als data-analist moet je de goede spullen hebben om je analyses te maken. Die analyses maakten we gewoon met Excel. Iemand trok daar de data uit, maakte een rapport en op basis daarvan bracht je dan advies uit aan. Daar zitten een hoop stappen in voordat je bij je doel bent. Die stappen wilden we automatiseren, zodat we meer tijd over zouden hebben voor het doel: een goed advies dat de klant een betere ondernemer maakt.
Om dat te bereiken moet er iets in de basis veranderen. Alexander: ‘We wilden bij een nieuw systeem ook gelijk afscheid nemen van alle losse pakketten. Voor fiscaal, financieel, projecten en CRM hadden we allemaal verschillende software. Dat was verschrikkelijk. Als je dan een adreswijziging doorvoerde, moest je dat in tien verschillende systemen doen. En als je niet uitkeek, moest je ook in al die systemen apart inloggen. Dus wilden we één compleet systeem.’
Bij WEA Zuid-West zijn ze bekend met alle grote systemen, want zegt Alexander: ‘Je wilt weten waar je klant mee werk. Anders kan je hem ook niet goed helpen met de boekhouding. In onze zoektocht naar een goed systeem voor ons bedrijf hebben we veel softwareproducten bestudeerd. Veel systemen hebben een afgebakende structuur. Ze zijn op een bepaalde manier ontwikkeld en daar moet je het mee doen. Dat past niet bij ons bedrijf. Een systeem moet kunnen meegroeien. Wij groeien ook en willen altijd doorontwikkelen. Als een systeem gesloten is, ben je afhankelijk en zit er een rem op je groei. Dan moet onze programmeur weer aan het werk om nieuwe ideeën uit te werken. Zo blijf je bezig.’
Vernieuwende accountants die een eigen programmeur in dienst hebben, zijn kritische klanten. Toch was de keuze voor AFAS een logische. Jan Pieter: ‘We wilden een systeem dat onze gegevens goed ordent en deze makkelijk vindbaar maakt.’ Alexander: ‘En een systeem dat open zou staan voor groei en innovatie. Zo kwamen we uit bij AFAS Software.’
Om te kunnen uitblinken in advies moeten de basisprocessen op orde zijn. Jan Pieter: ‘De overstap uit zoveel verschillende systemen was wel even een klus. Maar nu loopt het gesmeerd. Het systeem doet namelijk alles voor ons. Het hele proces is geregeld. Vanaf dat de gegevens binnenkomen tot aan het contactmoment met de klant. In mijn dagelijkse werk is het bijvoorbeeld heerlijk dat deelprojecten automatisch in je takenlijst komen te staan. En workflows hadden we eerst niet. Dan moet je handmatig de gegevens en dossiers overal uithalen. Nu kan je zelf die processen vormgeven met workflowmanagement.’
Alexander: ‘Dankzij AFAS kunnen we beter – en vooral sneller – onze data-analyses uitvoeren. Met ons Joost-model zien we nu met één klik op de knop hoe een klant ervoor staat. In AFAS zijn alle gegevens namelijk erg goed geordend en aan elkaar gekoppeld. Joost haalt de data uit AFAS en maakt daar een rapportage van. Daarmee krijg je bij bijvoorbeeld een klant in de horeca specifiek inzicht in de marges. Lopen die scheef? Dan kan je heel concreet advies geven. En doordat het zo eenvoudig gaat, maken we, als het moet, elke week zo’n rapportage. Zonder dat de kosten daarvoor onacceptabel worden. Daar worden wij betere accountants van en de klant een betere ondernemer.’
De accountants besparen een hoop tijd doordat ze alles gebruiken wat AFAS te bieden heeft. Het hele ERP-pakket, van fiscaal tot financieel en van de verloning tot urenregistratie. Dat zorgt er ook voor dat ze kijken naar wat er nog meer mogelijk is. Alexander: ‘Wij nemen geen genoegen met de software zoals die is. En dat hoeft ook niet, want je kan zoveel zelf doen met AFAS. Zo liepen wij er tegenaan dat digitaal deponeren bij de Kamer van Koophandel nog niet in de standaard was opgenomen. Dat wilden we veranderen, dus gingen we spelen met de software. We zagen een mogelijkheid en hebben het zelf ingericht.’
‘Toen wij hierover met een consultant van AFAS spraken, vond hij dit wel interessant. En volgens mij hebben ze het nu ook in de standaard van hun software opgenomen. En dat is prettig aan AFAS. Je kan ze bellen voor hulp, maar ze staan ook open voor suggesties. Dat motiveert ons ook om doorontwikkelen.
Met een gemiddelde leeftijd van 35 jaar is WEA Zuid-West hartstikke jong. En dat zie je terug in de mentaliteit: competitief, prestatiegericht en de blik vooruit. Alexander Bevelander is fiscalist en vennoot: ‘Naast accountant en fiscalist, zijn we data-analisten. Op basis van onze analyses geven we gevraagd en vaak ongevraagd advies, als het moet elke week.’
WEA Zuid-West levert alle diensten die je gewend bent van een accountant: belastingaangifte, kwartaalcijfers, jaarrekeningen en verloning. Maar het meest trots zijn ze op het Joost-model. Zelf bedacht en gebouwd. En waarom Joost? Gewoon, omdat het lekker bekt. Jan Pieter Bevelander is assistent accountant en legt uit hoe het werkt: ‘Joost is onze tool voor tussentijdse cijfers. Op elk moment kunnen we onze klant van een rapportage voorzien. Hierdoor hoeft hij niet te wachten op de kwartaalcijfers en kan er eerder bijgestuurd worden als dat nodig is. Dat is natuurlijk mooi voor onze klant, maar ook voor ons. Je zit kort op de klant en bouwt daardoor een diepere relatie op met elkaar. Dat is ook één van de redenen dat we genomineerd zijn voor de Beter Ondernemen Award van AFAS.’ Alexander vult aan: ‘En onze analyses motiveren de klanten enorm om beter te presteren. Soms komen klanten triomfantelijk vertellen dat de cijfers beter zijn dan wij hadden voorspeld. Daar zijn we natuurlijk alleen maar blij mee.’
De 70 medewerkers zijn verdeeld over twee vestigingen in Zierikzee en Goes. Groot genoeg om te investeren in kennis en kwaliteit én klein genoeg om te zorgen voor korte lijntjes en duurzaam klantencontact. En dat doen ze voor klanten in Zeeland, Zuid-Holland en Brabant.
Automatiseer net als WEA Zuid-West en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |