Grip op projecten. Daar was zonnepanelenleverancier Youen naar op zoek. Met de ERP-software van AFAS kan het bedrijf alle projecten tot op de komma nauwkeurig voorbereiden en managen. Dat zorgt voor rust in de organisatie. “Aan het eind van de dag gaat iedereen met een opgeruimd hoofd naar huis.”
Service & onderhoud
40
Nijkerk
Mei 2021
ERP
Interview met:
Jan Hein Blom (algemeen directeur)
Youen houdt zich sinds 2013 bezig met het leveren en installeren van zonnepanelen. Daar zijn inmiddels batterijen, laadpalen en carports bijgekomen. Het bedrijf is geregistreerd als social enterprise, met een maatschappelijke missie gericht op duurzaamheid. Oprichter Jan Hein Blom heeft zich wat dat aangaat laten inspireren door Muhammad Yunus, winnaar van de Nobelprijs voor de Vrede in 2006. “Van Yunus leerde ik dat het de ondernemers zijn die de problemen in de maatschappij oplossen”, verklaart Blom zijn motivatie.
Bloms missie klinkt prijzenswaardig, maar hij voegt er meteen aan toe: “Ook bij een social enterprise moet de spreekwoordelijke schoorsteen roken. Dat betekent het tegengaan van verspilling en het organiseren van een efficiënte proces flow.” Blom maakt graag de vergelijking met een productielijn in een frisdrankfabriek als hij zegt: “Mijn wens was altijd om zo georganiseerd te zijn dat onze projecten als colaflessen door de organisatie zouden gaan. In grote hoeveelheden, overzichtelijk en superefficiënt.”
Zo was het niet altijd bij Youen. De projectenadministratie gebeurde voorheen grotendeels handmatig en op papier. Zeer arbeidsintensief en ook nog eens foutgevoelig. “Het bijhouden van de voorraad werd monnikenwerk”, zo vat Blom het samen.
Die situatie veranderde radicaal toen Youen de ERP-software van AFAS in gebruik nam. Blom was zelf nauw betrokken bij de implementatie van Profit, samen met twee collega’s. “Natuurlijk hebben meer collega’s het systeem moeten leren gebruiken, maar de kennis is behouden gebleven in Profit. Met allerlei Word- en Exceldocumenten in Dropbox was dat nooit gelukt. Bovendien: als je als bedrijf wilt groeien, moet de administratie op orde zijn.”
Met van klein tot groot meer dan duizend projecten per jaar is Youen heavy user van de Projectenmodule en het onderdeel Ordermanagement van Profit. “Onze planning moet tot op de komma nauwkeurig zijn”, legt Blom uit. “Er komt wel wat meer bij kijken dan met een stapel zonnepanelen naar een klant rijden. We hebben te maken met verticaal transport, veilig werken en allerlei andere voorwaarden voor goede kwaliteit en betrouwbaarheid.”
Youen maakt voor het planningsproces gebruik van de software van AFAS-partner Relyon . Door de koppeling met Profit beschikt het bedrijf over een totaaloplossing voor service, CRM, projectbeheer, inkoop, voorraadbeheer en financiële administratie. Installateurs en monteurs lezen de planning uit op hun smartphone. Via de app van Relyon weten ze bijvoorbeeld op welke locatie ze aan de slag gaan, welke materialen nodig zijn en wat het elektrisch plan van de zonnepanelen, batterijen of laadpalen is.
Youen is gewend om projecten te starten met behulp van een voorcalculatie in de projectenadministratie, legt Blom uit. “Aan de hand daarvan brengen we de kosten voor materialen, arbeid, transport en benodigde veiligheidsvoorzieningen gedetailleerd in kaart. Zo grijpen onze installateurs nooit mis. Bovendien is de voorraadtelling altijd actueel en kloppend.” Volgens Blom kan hij het systeem ook benutten om aan forecasting te doen, zodat de voorraadpositie optimaal is. “Als er onverwacht een tekort aan bepaalde artikelen in het magazijn is, kun je die in het beste geval gewoon bijkopen. Maar dan betaal je vermoedelijk wel de hoofdprijs.”
Met behulp van het geautomatiseerde systeem heeft Youen volgens Blom volledig grip op haar projecten. Toen tijdens de energiecrisis de energieprijzen torenhoog werden, werd Youen overspoeld met aanvragen. “Het ERP-systeem heeft ons gered om overzicht te houden en efficiënt te kunnen blijven opereren”, blikt Blom terug.
Blom: “De klant krijgt altijd de juiste factuur en onze leveranciers ontvangen duidelijke inkooporders.”
“Tegenwoordig sturen we ook onze inkoopvoorwaarden mee. Mijn ervaring is dat je leveranciers je daardoor zien als een serieuzere gesprekspartner”, vertelt Blom verder.
In 2024 staat een grote verbeterslag met de interne portal InSite op het programma. Dan gaat het bedrijf processen vastleggen in geavanceerde workflows. Medewerkers van Youen maken in de huidige situatie al wel gebruik van de Pocket App van AFAS. Dat is met name het geval voor HRM-gerelateerde zaken, zoals het inzien van de loonstrook, het aanvragen van verlof en het melden van verzuim. Ook het indienen van declaraties gebeurt met de Pocket App.
Als Blom terugkijkt op de ingebruikname van de ERP-software stelt hij tot zijn genoegen vast dat veel handmatige activiteiten in zijn bedrijf zijn geautomatiseerd. “Door de inzet van minder handjes spaart Youen in ieder geval personeelskosten uit”, stelt Blom.
Blom: “Wat ik zeker weet: het ERP-systeem helpt ons om te groeien.”
Volgens Blom zorgt het betere inzicht in de bedrijfsvoering voor rust in de organisatie. Op die manier gaat aan het eind van de dag iedereen met een opgeruimd hoofd naar huis.”
Blom: “Omdat we werken met gecontroleerde processen is er minder verspilling. Daardoor werken we niet alleen efficiënter, maar ook effectiever.”
Ten slotte heeft de directeur van Youen nog een uitsmijter in petto als hij refereert aan AFAS’ vaste slogan: AFAS inspireert beter ondernemen. “Aanvankelijk was ik daar een beetje sceptisch over, maar later ben ik gaan begrijpen dat je ook op een andere manier naar je eigen organisatie kunt kijken. In plaats van je blind staren op het geautomatiseerde systeem, kun je er maar beter op vertrouwen dat het gewoon zijn werk doet. Dan kun je zelf focussen op jouw onderneming en jouw klant
Youen is een social enterprise die zich inzet voor een duurzame wereld. Het bedrijf helpt klanten om zelf te voorzien in hun duurzame energie en wil uiteindelijk met al haar klanten een kolencentrale wegconcurreren. Daartoe levert en installeert Youen sinds 2013 door heel Nederland zonnepanelen, batterijen en laadpalen op woningen en bedrijfsgebouwen. Service, garantie, bereikbaarheid en vooral kwaliteit maken de zonnepanelen van Youen een interessante keuze. Het bedrijf werkt met de beste toeleveranciers. Opgeteld bij een goede montage leidt dit tot een betrouwbaar aanbod. Bij het in Nijkerk en Zeewolde gevestigde Youen werken, afhankelijk van het seizoen, tussen de 25 en 40 mensen.
Automatiseer net als Youen en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |