Door een bedrijfsovername kwam Zeeuw en Zeeuw in aanraking met de HR-software van AFAS. Inmiddels heeft het dealerbedrijf ook het financiële onderdeel van Profit in gebruik genomen. “Het verbaast mij niet dat meerdere grote dealerbedrijven inmiddels zijn overgestapt op AFAS.”
Automotive
550 medewerkers
Schiedam
5 juli 2016
ERP
Interview met:
Olaf Verkerk (Manager Finance)
Arrianne van Es (HR-manager)
Olaf Verkerk is sinds januari 2019 bij Zeeuw & Zeeuw werkzaam als Manager Finance, waar hij een team van vijftien financials aanstuurt. Verkerk heeft ruime ervaring in de automotive branche, maar heeft pas in zijn huidige job echt zijn bestemming gevonden. “In eerdere functies was ik vooral actief in technische rollen rond de boekhouding. Bij Zeeuw & Zeeuw houd ik me nadrukkelijk ook met de business bezig; met procesverbetering, strategische keuzes en groei van de organisatie.” Verkerk, die Bedrijfseconomie studeerde, is lid van het MT van Zeeuw & Zeeuw. Dat geldt ook voor Arrianne van Es die bij het dealerbedrijf als HR Manager werkzaam is. Eerder vervulde ze dezelfde functie bij de Utrechtse Schakel Autogroep. Deze Ford-dealer met zes vestigingen werd eind 2019 overgenomen door Zeeuw & Zeeuw. Van Es kwam na een (afgebroken) studie accountancy in 2004 bij de Schakel Autogroep op de administratie te werken. Later behaalde ze haar MBA en HBO Personeelsmanagement.
Bij de Schakel Autogroep werkte Van Es sinds 2017 met de onderdelen HR en Payroll van AFAS. Tot volle tevredenheid, mede omdat die software zo goed communiceert met het dealermanagementsysteeem WinCar. Zeeuw & Zeeuw werkte tot de overname met een ander pakket voor HR en de salarisadministratie, dus een keuze voor één van de twee was onvermijdelijk. Van Es had als HR Manager vanzelfsprekend een belangrijke stem bij die keuze. Die stem woog nog extra zwaar omdat ze bij de Schakel Autogroep ook voor IT eindverantwoordelijk was. Zo viel de keus dus niet geheel onlogisch op AFAS.
Verkerk: “Het is vrij ongebruikelijk dat de systemen van een acquisitie worden geïmplementeerd bij het moederbedrijf. Dat het hier wel gebeurde, was een typisch geval van gebruik maken van the best of both worlds.”
Het eerste jaar na de overname heeft Van Es de twee HR-systemen simultaan gebruikt. “Dat was voor mij wel een stap terug”, blikt ze terug op het afgelopen jaar. “Met ingang van 2021 wordt in het team alleen nog maar gewerkt met AFAS en daarmee besparen we direct een hoop tijd. Daarnaast ervaren merkdirecteuren en vestigingsleiders het gemak van inzage in de personeelsgegevens van hun medewerkers. Voorheen gingen ze daar altijd over bellen, dat hoeft nu gelukkig niet meer. Ze hebben nu zelf uitgebreide mogelijkheden om data uit het systeem te halen. AFAS is de basis voor de HR en payroll processen, die op maat gemaakt zijn voor de organisatie”
Daar kwam Verkerk ook achter nadat hij ervoor gekozen had om voor de financiële functie eveneens met de software van AFAS te gaan werken. “Toen ik een demo zag, sprak de software me meteen aan”, zegt Verkerk. “Wat voor mij een sterk punt van de software is, is dat je die heel makkelijk met heel veel andere pakketten kunt koppelen. Je kunt het zo gek niet bedenken of AFAS heeft er wel een koppeling voor beschikbaar. Voor een op groei gerichte organisatie die regelmatig acquisities doet, is dat een krachtig argument.”
Verkerk weet waarover hij praat. Bij meerdere overnames heeft hij al heel wat softwarepakketten voorbij zien komen. Bovendien werkt Zeeuw & Zeeuw met meerdere dealermanagementsystemen, voortvloeiend uit de samenwerking met verschillende importeurs. Daardoor gebruikt de afdeling van Verkerk naast AFAS ook nog een ander financieel pakket. “Bedoeling is om net als bij HR naar één pakket te gaan. Wij zijn momenteel bezig om een toenemend aantal onderdelen van onze organisatie aan te sluiten op het financiële onderdeel van AFAS”, zegt Verkerk. Zijn ervaring: “Als je aan het inrichten slaat, is het van groot belang om je hoofd er goed bij te houden, daar heb je later profijt van. Want als het staat, dan staat het.”
In een volgende fase verwacht Verkerk met business intelligence aan de slag te gaan en tools voor dashboarding en forecasting in te richten. Van Es maakt intussen al in beperkte mate gebruik van dashboards. “Met de analysetool kan ik echter lezen en schrijven. Ik peil regelmatig bij merkdirecteuren en vestigingsleiders waar hun behoefte op het gebied van data-analyse zit en dan krijgen ze die informatie van mij.”
Van Es is dan ook een ervaren gebruiker van de software. In haar periode bij de Schakel Autogroep volgde ze een aantal cursussen en was ze verantwoordelijk voor het functioneel beheer van de HR-software en dat is ze bij Zeeuw & Zeeuw opnieuw. Het applicatiebeheer van de financiële module is bij een van Verkerks teamleden ondergebracht. Dat betekent echter niet dat andere collega’s er geen interesse voor tonen. “Ik heb in mijn team enkele jonge collega’s die heel eager zijn om de mogelijkheden van het systeem te verkennen.”
Qua support heeft Zeeuw & Zeeuw al enkele malen gebruik gemaakt van succesmanagement, een vorm van kosteloze consultancy die onderdeel is van de licentie. “Normaal gesproken is dat het vertrekpunt voor aanvullende en betaalde ondersteuning door de leverancier”, zegt Van Es. “De grap is echter dat ik tachtig tot negentig procent van de inrichting meestal zelfstandig kan verrichten. Dat is een beetje de sport voor mij.”
Als ervaren gebruiker van de software is Van Es een liefhebber van het gebruik van vrije velden. “Als een willekeurige collega ideeën heeft om zijn of haar werk sneller, beter of gemakkelijker te doen, is die vrije inrichting een uitkomst. Daarmee kun je in negen van de tien gevallen zo’n idee verwezenlijken. De oplossing vind je in het systeem.”
Verkerk stelt zijn softwareleveranciers altijd graag uit te dagen om functionaliteit door te ontwikkelen. Veel aansporing had AFAS echter niet nodig om te zorgen voor continuïteit in het systeem van de in de automotive gebruikelijke bedrijfsvergelijkingen. “De tool die we daarvoor gebruiken, maakt een heleboel tijdrovend handwerk overbodig. Maar die tool communiceerde in eerste instantie niet met AFAS. De leverancier heeft het belang van bedrijfsvergelijkingen voor ons goed op waarde geschat”, aldus Verkerk. “Het verbaast mij dan ook niet dat meerdere grote dealerbedrijven inmiddels zijn overgestapt op AFAS.”
Naast HR en Finance maakt Zeeuw & Zeeuw ook gebruik van de interne portal InSite, voor het goedkeuringsproces van bijvoorbeeld inkomende leveranciersfacturen. De externe portal OutSite zou op termijn mogelijk dienst kunnen doen ten behoeve van een ‘Werken bij’-webpagina.
Met de overstap naar de software van AFAS heeft Zeeuw & Zeeuw er een hoop nuttige functionaliteit bijgekregen. Verkerk wijst op het automatisch verwerken van journaalposten, betaalbestanden en automatische matching van banktransacties. Van Es noemt het geheel van taken en signalen rond jubilea en het inregelen van ouderschapsverlof.
Van Es: “We kunnen meer doen. Niet door harder te werken, maar door slimmer te werken.”
Daartoe rekent ze ook het gebruik van de Pocket app de IT-afdeling van Zeeuw & Zeeuw ontwikkelde signalen die naar het ticketsysteem worden gestuurd. “Dankzij de software van AFAS hoef je niet telkens het wiel opnieuw uit te vinden”, zegt Van Es die met knipoog verwijst naar een belangrijk auto-onderdeel. Ze voert de vergelijking nog wat verder door als ze zegt: “Met de software van AFAS kun je bij wijze van spreken je droomauto bouwen, zoals een Ford Mustang. Maar wij kunnen er ook heel efficiënt een Ford Fiesta mee in elkaar zetten.” Daarom is Van Es is naar eigen zeggen ‘nog steeds fan van AFAS’. Ze staat er altijd weer van te kijken hoe bevlogen de mensen van AFAS over hun eigen producten praten. “Ze staan vierkant achter hun eigen ideeën en daardoor passen ze hun visie op de automatisering van bedrijfsprocessen in hun eigen organisatie dan ook consequent toe. Dat is sterk.”
Betrokken, Onderscheidend, Deskundig, Ambitieus en Geïnteresseerd. Dat maakt Zeeuw & Zeeuw een inspirerende dealergroep die de merken Renault, Dacia, Kia, Ford, Mitsubishi, Hyundai en Nissan vertegenwoordigt. Met 550 enthousiaste medewerkers binnen 33 vestigingen behoort Zeeuw & Zeeuw tot de top 10 Automotive dealerbedrijven van Nederland. De onderneming biedt een compleet aanbod aan mobiliteitsdiensten zoals onderhoud en garantie, autoverhuur, verzekeringen, een eigen leasetak en een schadeherstelbedrijf. Tevens onderscheidt Zeeuw & Zeeuw zich in het kader van “Maakt je blij!”, met een hoog klanttevredenheidspercentage.
Automatiseer net als Zeeuw & Zeeuw en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |