Bij elektronische factuurverwerking worden om te beginnen alle facturen die binnenkomen ingelezen via UBL. Daarbij zijn de meeste softwaresystemen inmiddels zover dat de software bepaalde belangrijke informatie zoals de factuurdatum, leverancier en het bedrag volledig automatisch kan herkennen vanuit een PDF waar een UBL 2.1 bestand meegeleverd wordt. De financieel medewerker kan vervolgens met één oogopslag zien of alles correct herkend is en de factuur belandt dan automatisch in de goedkeuringsflow.
Het inscannen van facturen behoort steeds vaker tot verleden tijd. Het grote voordeel hiervan is dat het scannen, herkennen en valideren overbodig gemaakt wordt en de factuur informatie direct elektronisch beschikbaar is. Vanaf dat moment heeft het management op elk gewenst moment met één druk op de knop een actueel overzicht van de stand van zaken. Uiteraard gaan vervolgens de gedigitaliseerde, en niet de papieren, nota's de organisatie in ter accordering. Door middel van procuratieschema's kan je de kostenfacturen automatisch routeren ter goedkeuring. Hieraan kan dan ook een herinneringsmail gekoppeld worden indien men de factuur niet tijdig controleert. Daarnaast kan het zelfs zover gaan dat de factuur automatisch wordt gematcht met een inkooporder en bijbehorende goederenontvangsten. Daardoor is handmatige controle bij gematchte facturen overbodig.
AFAS Software was de eerste ERP-leverancier die elektronische factuurverwerking toepaste in 2008. In de lijn van de visie die AFAS heeft op geïntegreerde procesoptimalisatie door inzet van hoogwaardige software, zijn de ontwikkelingen in de afgelopen jaren nog veel verder gegaan.
Meer weten over de verwerking van digitale facturen?