De Belastingdienst gooit de regels voor elektronisch factureren aan de kant. Voortaan is een factuur in de vorm van een Word-document of pdf, zonder digitale handtekening, voor de dienst al voldoende.
Staatssecretaris De Jager van Financiën maakte onlangs bekend facturen in de vorm van een Word-document of pdf zonder digitale handtekening voor de Belastingdienst ook acceptabel zijn. Het Ministerie van Economische Zaken heeft als doelstelling ervoor te zorgen dat in 2010 tien procent van de inkomende facturen van de overheid digitaal is.
Kostenhalvering Digitaal factureren scheelt bedrijven de helft in kosten, is de verwachting. Een papieren factuur kost tussen de zestig en tachtig euro of zelfs meer. De handeling, behandeltijd, de fouten die gemaakt worden in bedragen of rekeningnummers, het herstellen daarvan, het archiveren en bewaren van één zo'n factuur maakt het duur. Dit geldt ook voor een elektronische factuur in de vorm van een Word- of pdf-document, omdat die vaak alsnog wordt uitgeprint of overgetypt en bewaard.
Een elektronische factuur kost tussen de twintig en dertig euro als deze automatisch wordt verwerkt, dus is naar schatting minstens de helft goedkoper. Bedrijven zijn zich niet bewust van de hoge kosten van schriftelijke facturen, zegt een woordvoerder van het Ministerie van Economische Zaken. "Het is een soort gegeven, een ingeslopen ritueel. Terwijl andere bedrijfsprocessen allang geautomatiseerd zijn, blijft het elektronisch factureren achter. Ook de overheid is daarin niet leidinggevend geweest. Die loopt wel warm voor heel bijzondere vernieuwingen, maar elektronisch factureren is niet sexy en niet verplicht en daarom valt het tussen wal en schip. Terwijl elke organisatie er een keer aan moet."
Is dit wel de juiste periode om met e-factureren aan de slag te gaan, nu bedrijven alle hens aan dek moeten hebben om te overleven? De drukke tijden zijn even voorbij. Nu is het rustiger waardoor er tijd overblijft om met dit soort zaken aan de slag te gaan. Bovendien bespaart het bedrijfsleven minimaal dertig euro per factuur, geld dat ze in andere zaken kunnen investeren."
Bron: Computable 14 maart
Reactie AFAS: AFAS ERP Software is sinds jaar en dag een voorvechter van papierloos en digitaal werken. Het digitaal produceren, verwerken en opslaan van inkomende en uitgaande factureren speelt hierbij een belangrijke rol. Zo biedt AFAS haar crediteuren een aantrekkelijk betalingstermijn in ruil voor een digitale factuur. Leveranciers die voortaan hun factuur per e-mail aanleveren, worden na interne digitale accordering direct betaald.
Met AFAS Profit inkomende facturen scannen, verwerken en opslaan bespaart een organisatie veel op tijd en geld zorgt. Lees hier de bijbehorende whitepaper.