Sinds 2006 werkt het bedrijf d-sign Denemarken BV, importeur van Deense design sieraden als "Trollbeads" en "Rabinovich", met het ERP-systeem van AFAS Profit. Stapsgewijs werd het pakket steeds verder in gebruik genomen teneinde zo optimaal mogelijk te profiteren van "alles geïntegreerd binnen 1 systeem"en ter voorkoming van het moeten bijhouden van dubbele bestanden of het dubbel gegevens moeten invoeren.
Echter, zoals zoveel bedrijven, had d-sign Denemarken geen kennis van loonadministratie in huis en werd de verwerking van de lonen voor de ca. 35 medewerkers van het begin af aan uitbesteed via de accountant aan een extern loonbureau, in dit geval "Loonservice Veenendaal BV". Hierdoor werd de Payroll module niet gebruikt.
Toch bleef ondergetekende het jammer vinden dat enerzijds wel werd betaald voor Payroll (is immers onderdeel van de licentie), maar geen gebruik werd gemaakt van de integratievoordelen hiervan, zoals de digitale loonstrook&jaaropgaaf in het elektronische medewerkerdossier in Profit en het steeds up to date doorgeboekt zijn van de lonen in Profit financieel. Maandelijks werd van het loonbureau een dikke enveloppe ontvangen met loonstroken en in Profit in te boeken journaalposten. Iedere maand moesten mutaties (met kans op fouten) via e-mail worden doorgegeven. Uiteindelijk besloot ik dat hieraan toch maar eens een einde moest komen en van alle mogelijkheden van Profit geprofiteerd moest gaan worden terwijl e.e.a. toch onder supervisie van een loonspecialist zou draaien.
Zo bedacht ik, als onze buitendienst via VPN/terminal server kan inloggen in AFAS Profit, dan kan Loonservice Veenendaal dat ook. Loonservice bleek bereid haar medewerkers kennis te laten opdoen van Profit en af te zien van het gebruik van de normaal door hen gebruikte loonsoftware. Zo gezegd zo gedaan. Begin 2009 werd ter plekke bij Loonservice in Veenendaal met AFAS payroll consultant Rick van Ginkel de basis CAO voor de werkmaatschappij + holding ingericht. Samen met 2 medewerkers van Loonservice en ondergetekende werden de basisfuncties van Profit Payroll uitgelegd door Rick en in minder dan een dag was e.e.a. al operationeel.
Terugkijkend na een jaar met deze oplossing gewerkt te hebben, kunnen wij niet anders concluderen dan dat de gekozen oplossing voor ons 'het ei van Columbus" is. De éénmalige kleine investering in een dag training/inrichting met de payrollconsultant liet zich al snel terugverdienen in de tijdsbesparing die het mij opleverde in het niet meer separaat hoeven aanleveren van allerlei mutaties en het verwerken van de maandelijkse dikke enveloppe. D-sign onderhoud zelf de basisgegevens van de medewerkers in de HRM module (contracten, rooster, verlof, salaris, wagenpark) en maandelijks loggen de mensen van loonservice in om de maandlonen in AFAS Profit te verwerken. Alle medewerkers ontvangen direct hun loonstroken, alsmede hun jaaropgave digitaal op hun privé mailadres en daarnaast plaatst Profit ze volautomatisch in het medewerkerdossier. Op hetzelfde moment is Profit ook financieel up to date bijgewerkt met de uit de loonmutaties voortvloeiende loonjournaalpost en staat de loonaangifte klaar. Ook genereert Profit keurig het bestand voor de bankbetaling, zodat ook de betaling van de salarissen foutloos elektronisch kan worden verwerkt.
Ook management en directie van d-sign zijn enthousiast: men kan nu profiteren van een optimaal inzicht in de loonkosten en andere HRM gerelateerde zaken via naar eigen inzicht gemaakte analyses, rapporten en eenvoudig aan te passen weergaven zoals men in de overige modules van Profit al volledig gewend was. De directie en medewerkers van Loonservice Veenendaal zijn eveneens enthousiast want voor hun betekende het nemen van deze stap:
Ik kan mij zo voorstellen dat veel bedrijven met dezelfde problematiek zitten: wel in het bezit van de Profit ERP-licentie incl. Payroll, maar door het niet hebben van loonkennis in huis hier geen gebruik van maken en de loonverwerking hierdoor ouderwets blijven uitbesteden bij de accountant of loonservicebureau.
Nu weet u hoe het ook anders kan en ook u toch volledig kunt PROFITeren van alle mogelijkheden van AFAS Profit! En voor het geval de loonafdeling van uw eigen accountant of een ander door u gebruikt extern loonbureau niet wil meewerken, de mensen van Loonservice Veenendaal zijn er klaar voor!
Henry Beuks
Hoofd administratie en ICT
d-sign Denemarken BV