Bij AFAS kennen ze geen directiesecretaresses, office managers, management assistentes of PA’s die de ballen moeten hooghouden of de baas vertellen hoe, waar en wanneer deze in actie moet komen. Binnen deze volledig secretaresse-vrije organisatie is werk anders georganiseerd waardoor er geen behoefte is aan de inzet van iemand met een dergelijk profiel. Alle medewerkers werken met de door AFAS zelf ontwikkelde software (AFAS Profit) waarmee secundaire processen vrijwel volledig zijn geautomatiseerd en staffuncties tot een minimum zijn beperkt. De organisatiestructuur en cultuur van AFAS kan door iemand die werkzaam is buiten het primaire proces best als heel bedreigend worden geïnterpreteerd maar dat is nergens voor nodig. Het werkt juist stimulerend en bevrijdend is wel bewezen.
Hoezo? Mij lukt het prima. Ik zou helemaal niet weten wat een secretaresse bij AFAS zou kunnen doen. De toegevoegde waarde van een secretaresse zie ik niet en ik heb nooit het gevoel gehad er één nodig te hebben. Iedereen hier maakt zelf zijn afspraken, leest en schrijft zelf e-mails en beantwoordt zelf de telefoon. Taken die daaruit voortkomen komen vervolgens in Profit in een workflow waardoor de continuïteit is geborgd. Actielijst meteen bijgewerkt en zichtbaar, toppie!
Daar twijfel ik ook niet aan. Ik kan me voorstellen dat een secretaressefunctie met dat takenpakket een te gekke en inhoudelijk interessante functie is, maar die taken zijn bij ons anders verdeeld en vergaderen doe ik nauwelijks. Natuurlijk heb ik de behoefte om bij tijd en wijle inhoudelijk te sparren. Dat doe ik dan ook regelmatig met de direct betrokkenen en overige directieleden, dat houdt de lijnen kort.
Uitgebreide notulen of notuleren komen er in dit pand niet voor omdat alles meteen in het systeem wordt verwerkt. Wij werken alleen nog met actie- en besluitenlijsten. Vergaderingen zijn bij ons sowieso schaars vanwege onze open structuur en wanneer we wel gaan vergaderen hebben we alles goed voorbereid waardoor de vergadering kort en bondig kan zijn. Ik heb eigenlijk stiekem een hekel aan vergaderen en vergader alleen als het echt nodig is.
Jawel maar ook alleen als het echt niet anders kan. Als de secretaresse van een klant mij belt voor het maken van een afspraak vraag ik altijd eerst waar het over gaat en dan blijkt al snel dat wanneer ik even later de klant zelf aan de lijn krijg omdat de secretaresse me heeft doorverbonden, we de punten waarover moet worden vergaderd in datzelfde telefoongesprek kunnen aftikken. De volgende keer belt die klant direct zelf, zonder tussenkomst van de secretaresse, met een paar punten die we direct telefonisch afhandelen. Duur 15 minuten i.p.v. een uur. Weer tijd in de agenda van die klant en mijzelf vrijgehouden voor andere zaken en dan hebben we het nog niet eens gehad over de vele uurtjes die we verliezen om naar al die vergaderingen af te reizen.
Dat is het ook maar omdat iedereen weet dat we zo werken, werkt het als een positieve drive om samen tot het beste resultaat te komen. En omdat we met een volledig transparant systeem werken waarmee we altijd real time organisatiebreed kunnen zien hoe het bedrijf ervoor staat, weet iedereen precies waar die aan toe is. Naar een open manier van werken gaan als je jarenlang gesloten en hiërarchisch hebt gewerkt als organisatie is natuurlijk heel lastig. Maar wij zijn altijd zo geweest.
Wij hebben een ongekend laag ziekteverzuim van 1,5%. Natuurlijk zijn er wel eens mensen ziek maar we kennen eigenlijk geen maandagochtendverzuim of conflictverzuim. Een vertrouwenspersoon voor de medewerkers kennen we wel want dat is zijn direct leidinggevende en bij escalaties de eindverantwoordelijke van de business unit. We werken als een team en helpen elkaar. Als je doet wat je leuk vindt verdampen er een hoop problemen. Mensen komen bij AFAS werken omdat het bedrijf ze aanspreekt en vooral omdat ze het leuk vinden om hier te zijn. Privé werkt dat net zo. Ik ben toch met mijn vrouw getrouwd omdat we elkaar leuk vinden? Ze is behalve mijn levensmaatje, de moeder van mijn kinderen en eigen baasmijn directe collega binnen het huishouden Van der Veldt. Haar rol lijkt eigenlijk wel op die van een alleskunner.
Maakt dat mijn vrouw mijn PA? Zou kunnen. Ze is namelijk de meest zelfstandige en krachtige vrouw die ik ken. Dat maakt mij een self-supporting professional die zakelijk goed in staat is zichzelf te managen en die privé een beetje hulp krijgt van zijn vrouw.
Ik zie de taken die een secretaresse bij andere bedrijven oppakt niet als iets wat samen zou moeten komen in een aparte functie maar als iets wat bij elke functie hoort. Ik ben, waarschijnlijk ook doordat ik in een organisatie werk die dat al jaren toelaat en toestaat, veel liever zelf de spreekwoordelijke spin in het web. Ik wil baas zijn over mijn eigen agenda en bereikbaar voor mijn klanten. Wanneer andere bedrijven zich efficiënter gaan inrichten denk ik dat het correct is om te concluderen dat er inderdaad voor de secretaresse straks geen plek meer is. Dat betekent alleen niet dat er voor de persoon die de functie van secretaresse vervult geen plek meer is maar dat het fte met andere werkzaamheden moet worden gevuld. Een rol als procesmanager bijvoorbeeld.
Ja zonde. Binnen traditionele organisaties is de secretaresse over het algemeen een van de meest waardevolle personen die er rondloopt en zou juist de baas op de schopstoel moeten worden gezet. De controlerende taak van een manager is natuurlijk net als die van de uitvoerende secretaresse ook niet meer van deze tijd. Ontsecretaressen is eigenlijk ontbazen, maar alleen de secretaresse heeft dat volgens mij in de gaten. Bezuinigen is overigens slechts een maatregel maar geen oplossing voor wat er gaande is. Er is veel meer aan de hand. De digitalisering van de samenleving maakt dat we onszelf en bedrijven anders en veel efficiënter kunnen organiseren. Bedrijven moeten organisatiebreed opnieuw bekijken welke werkzaamheden er echt van toegevoegde waarde zijn en welke er eenvoudig kunnen worden geautomatiseerd. Als de secretaresse zich gaat ontwikkelen richting professional van de 21-ste eeuw en nu gewoon de oude ballen eens liet vallen, komt er in ieder geval iemand in beweging.
Bekijk hier de PDF met het interview en de foto´s
Tekst: Léontine de Koning / Fotografie: Pierre Raap