Toen Ralph van den Heuvel in het najaar van 2018 als manager ICT bij Talen Vastgoedonderhoud in dienst trad, was de implementatie van de HRM/Payroll-software van AFAS de eerste klus die hem wachtte. Bij de selectie van de software was hij dus niet betrokken geweest, in tegenstelling tot zijn collega Marco van der Zon. Als adviseur P&O ergerde hij zich al langer aan de grote hoeveelheid papierstromen in de vorm van CV’s, loonbelastingverklaringen en diploma’s.
“Toen ik vijf jaar geleden op een vrijdagmiddag loonstroken stond te vouwen, besefte ik dat er iets moest veranderen”, blikt Van der Zon terug. Op dat moment was weliswaar sprake van geautomatiseerde HRM/Payroll-processen, maar dat gebeurde met drie verschillende systemen. Van der Zon wilde juist naar één integrale oplossing. In de marktverkenning die volgde, betrok hij onder andere vakgenoten bij andere bouwbedrijven. “Uiteindelijk had ik een duidelijk beeld van wat er op de markt te koop was en meerdere persoonlijke aanbevelingen. Eigenlijk stonden alle vinkjes bij AFAS op groen.” Eind 2017 tekenden beide partijen een contract.
Een klein jaar later trad Van den Heuvel in dienst, bijna gelijktijdig met de kick-off van de implementatie. In het vervolg van de implementatie werd al snel de AFAS Pocket App geïntroduceerd. Het medewerkersportaal InSite werd omgedoopt tot TOM, wat staat voor Talen Online voor Medewerkers, compleet met visualisering in de vorm van een poppetje met dezelfde naam.
Trots zijn de mannen van Talen op de geautomatiseerde omgeving van werving en selectie. “In de oude situatie werd de bijbehorende papierwinkel telkens uitgeprint en ingescand”, herinnert Van der Zon zich. “Een traag proces en ook nog eens heel erg foutgevoelig. Mede dankzij de functionaliteit van digitaal ondertekenen hebben we de doorlooptijden enorm kunnen verkorten.” Van der Zon schat dat de administratieve verwerking van digitaal solliciteren tot indiensttreding (inclusief onboarding) nu nog zo’n anderhalf uur kost, waar dat in het verleden tien tot vijftien uur per kandidaat was.
“Jaarlijks nemen wij ongeveer vijftig mensen aan, dus dat scheelt nogal.”
Ten slotte: wat heeft het werken met de HRM/Payroll-software Talen per saldo opgeleverd? Van den Heuvel: “Een speerpunt van onze organisatie is Maximaal Digitaal. Dat is gelukt, want we werken nu nagenoeg papierloos. Ook de integratie van AFAS met onze andere systemen is een groot pluspunt, terwijl de snelheid van het verloningsproces flink is toegenomen.” Van der Zon vult aan: “De klantervaring van onze interne medewerkers heeft een positieve impuls gekregen; het gebruiksgemak van Employee Self Service wordt bijvoorbeeld enorm gewaardeerd. Daarnaast hebben we de faalkosten kunnen verlagen en de efficiency verhoogd. Bovendien sluit de software van AFAS naadloos aan op onze filosofie van Lean & Learn. “Bij Talen is het uitgangspunt: iedere dag beter”, legt Van den Heuvel uit. “Wat dat betreft is AFAS voor ons de ideale partner.”
Talen Vastgoedonderhoud is een van de grotere onderhoudsbedrijven in Nederland. Het in 1928 opgerichte familiebedrijf is gespecialiseerd in het totaalonderhoud van woningen en gebouwen voor woningcorporaties. Talen heeft niet alleen oog voor het technische onderhoud van woningen, maar ook voor de sociale leefomgeving in wijken. Bewoners merken dat Talen Vastgoedonderhoud oprecht geïnteresseerd is in hun woonbeleving, dat het bedrijf tekortkomingen signaleert en meedenkt over verbeteringen aan de woningen én in de wijk. Vastgoedeigenaren merken dat Talen niet alleen de kosten van onderhoud beheersbaar maakt, maar ook de conditie van het vastgoed en de kwaliteit van de leefomgeving verbetert. Talen Vastgoedonderhoud heeft 273 medewerkers die werken vanuit vier vestigingen. Het hoofdkantoor bevindt zich in Apeldoorn.