Een project is een vooraf bepaalde hoeveelheid werk, dat tot een vooraf bepaald resultaat moet leiden, binnen een vooraf bepaalde hoeveelheid te besteden tijd. In deze definitie zijn de kwetsbaarheden eigenlijk al ingebakken. Want veel projecten gaan tijdens de uitvoering een eigen leven leiden. Een duivelsdriehoek, noemt Dennis van Dijk, Consultancymanager van AFAS Software dat. ‘Je kunt er gif op innemen dat de doorlooptijd langer wordt, de scope verschuift, of de kosten uit de hand lopen.’
Naarmate binnen een project het aantal relaties met externe medewerkers, belanghebbenden en andere partijen groter wordt, neemt de complexiteit toe en wordt overzicht belangrijker. Maar Van Dijk ziet daar nog weinig van terug bij projecten. ‘Er is vaker sprake van “Excel-lerende” dan van excellerende projecten. Projecten hangen aan elkaar van actie- en besluitenlijstjes en mailtjes. Negen van de tien keer worden niet alle operationele mensen meegenomen in de nieuwe afspraken en stand van zaken. Dat leidt tot verwarring, er worden dingen gedaan die buiten de scope van het project vallen en er ontstaan randverschijnselen zoals discussies en stakeholders die verschuivende belangen in het project proberen te plaatsen’.
Een oplossing is Project Self-Service (PSS): een online projecten portal waar actuele projectgegevens uit onder andere CRM, Ordermanagement, Financieel en HRM bij elkaar komen. Zowel interne als externe deelnemers houden er zelf hun planningen en de stand van zaken bij en rapporteren de voortgang. Van Dijk: Wij hebben zelf een Project Self-Service oplossing ontwikkeld, SIMPLR. Alle stakeholders beschikken daarmee voortdurend en gelijktijdig over alle noodzakelijke inzichten en kunnen op ieder moment en op ieder device hun eigen inbreng invoeren. De uitvoering wordt zo veel meer een co-productie, waarin de nadruk ligt op gezamenlijk commitment en gedeelde verantwoordelijkheden, op kennis delen en resultaatgerichtheid.'
Traditionele projectsoftware is relatief dom, vindt Van Dijk. ‘Telkens wordt opnieuw het wiel uitgevonden en moet vastgelegd worden wat de scope, het budget en de businesscase is’. Beter is het volgens hem de ‘lessons learned’ mee te nemen: ‘Alle projectgestuurde organisaties hebben te maken met terugkerende structuren. Het is de kunst daar gebruik van te maken, door zaken te standaardiseren, bijvoorbeeld met projectprofielen. Daarmee wordt eigenlijk iedere keer de rode loper voor een project uitgerold. In plaats van bij stap 1 begin je bij stap 2 of 3. Dat zorgt ervoor dat projectmanagers zich op andere, meer inhoudelijke zaken kunnen concentreren.'
Behalve eigen medewerkers kunnen ook externe partijen, toegang krijgen tot het portaal. ‘In feite heb je het dan over een vorm van ketenintegratie’. Als voorbeeld noemt Van Dijk een bouwonderneming die werkt met SIMPLR. ‘Stel, ik koop een casco huis bij een aannemer. Online kan ik aangeven welke eindresultaten ik wil hebben. Bijvoorbeeld andere dan de standaard binnendeuren en een dakkapel. Het systeem bedenkt dan zelf al welke extra activiteiten erbij komen kijken. Door dat soort content al te borgen, blijft er tijd over om écht aandacht te schenken aan de klant.'
Ook het bewaken van budgetten wordt volgens Van Dijk met PSS minder taai. 'Het systeem signaleert voor jou als projectleider. Je bent dus bezig met management-by-exception, in plaats van iedere keer je totale portfolio te controleren’. Op het moment dat bijvoorbeeld de projectmedewerker uren boekt die over het budget heen gaan, gaat er een mail uit die waarschuwt voor een dreigende budgetoverschrijding. Daar kan direct op gehandeld worden.'