Met de WKR kunnen organisaties maximaal 1,4% van het totale fiscale loon besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor medewerkers. Over vergoedingen boven deze 1,4% wordt 80% eindheffing berekend. Werkgevers kunnen ook gebruik maken van gerichte vrijstellingen, waarmee zij bepaalde zaken onbelast blijven vergoeden of verstrekken.
Uit de steekproef bleek dat de meeste organisaties weten van het bestaan van de nieuwe WKR. Bijna de helft van de ondervraagden is zich momenteel zelfs aan het oriënteren op de mogelijkheden. Toch zien werkgevers niet echt de urgentie van een snelle overstap. Invoering van het systeem begin 2013 is voor 30% van de respondenten vroeg genoeg. Daarnaast zegt 66% van de ondervraagden geen idee te hebben wanneer ze de regeling daadwerkelijk gaan invoeren, maar dat ze het op tijd geregeld hebben. Kortom, organisaties staan nou niet echt te springen om snel over te stappen.
En dat is zonde! Wij hebben in 2011 de voorbereidingen getroffen en zijn met ingang van 2012 overgestapt. We weten dus uit eigen ervaring dat het veel voordelen oplevert. De regels zijn er gewoon een stuk duidelijker op geworden en de WKR dwingt je tot meer overzicht over en inzicht in de vergoedingen. Wij volgen als automatiseerder van administratieve processen alle ontwikkelingen rondom de WKR op de voet. Als één van de eerste softwareleveranciers van Nederland boden we onze klanten de mogelijkheid om te administreren volgens de nieuwe regels . Sinds de komst van de nieuwe regeling zijn de benodigde functionaliteiten beschikbaar in de onderdelen HRM/Payroll en Financieel.
Iedereen denkt dat de werkkostenregeling heel ingewikkeld is, maar het is juist heel eenvoudig! De WKR is een nieuwe manier van werken, maar is zeker niet arbeidsintensiever dan de oude methode. Het inrichten van de software voor de WKR kan snel en eenvoudig. Voor onze klanten is het slechts een kwestie van een paar vinkjes aanzetten ze kunnen aan de slag. De WKR heeft te maken met allerlei verschillende aspecten in de organisatie en daarom is een gedegen voorbereiding van belang. Met onderstaande eenvoudige stappen bent u zó over.
Stap 1: Breng in kaart welke onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan de medewerkers verstrekt worden. Denk daarbij aan het personeelsfeest, kerstpakketten, maar bijvoorbeeld ook aan de hapjes die op vrijdagmiddag bij de borrel geserveerd worden.
Stap 2: Onderzoek welke vergoedingen en verstrekkingen wel en niet meetellen voor de 1,4% van het totale fiscale loon. Deze vrijstellingen kunt u terugvinden op de website van de Belastingdienst.
Stap 3: Maak een optelsom: geeft u meer weg dan de 1,4% dan zullen er keuzes gemaakt moeten worden. Omdat het vergoedingen en verstrekkingen voor het personeel betreft, kunnen aanpassingen gevoelig liggen in de organisatie. Neem daarom voldoende tijd om intern draagvlak te creëren voor eventuele aanpassingen. Betrek hierbij zo nodig de OR.
Stap 4: Markeer een aantal bestaande grootboekrekeningen als WKR-grootboekrekening, bijvoorbeeld door een vrij veld aan te maken. Of maak eventueel een aantal nieuwe grootboeknummers aan. Zorg er wel voor dat u separate kostenrekeningen gebruikt voor gerichte vrijstellingen en de kosten die onder de 1,4% ruimte vallen. Controleer vervolgens regelmatig met behulp van analyses of het totaal aan vergoedingen en verstrekkingen nog volgens plan en budget loopt.