Wanneer je kiest voor nieuwe salaris software is het soms overweldigend wat er allemaal op je af komt. Bij AFAS hebben we hier veel ervaring mee. Dus helpen we je graag zo goed mogelijk op weg!
Nieuwe salaris software biedt vooral kansen! Je kunt namelijk met een schone lei verder. Eventueel niet-gebruikte looncomponenten kun je laten voor wat ze zijn, je kunt opnieuw je processen onder de loep nemen en de voorheen papieren processen digitaliseren met eHRM. En tegenwoordig is er veel mogelijk op het gebied van integratie met je boekhoudsoftware én je hebt de mogelijkheid nieuwe technieken zoals een app of bankintegratie voor salarisbetalingen te gaan gebruiken. Al met al veel om over na te denken, maar het wordt er uiteindelijk alleen maar beter op. En je oude data? Halverwege een boekjaar? Daar zijn ook oplossingen voor. Overstappen van salaris software hoeft dus niet spannend te zijn; zeker niet met deze goede voorbereiding.
Inventariseren. In de allerruimste zin van het woord. Dat is de eerste stap om tot een geslaagde conversie te komen. Begin niet te laat en vergeet niet om de wensen op te halen bij mensen die uiteindelijk met de software moeten werken. Zorg daarnaast voor tijd en beter nog een fysieke ruimte waar de magie kan plaatsvinden.
Het is niet gek om een paar maanden uit te trekken voor een traject. Dat wil niet zeggen dat de implementatie ook zo lang duurt, maar je wilt er zeker van zijn dat je een toekomstbestendige beslissing maakt. Als je het écht goed wilt doen, zorg dan dat er tijdens de hele periode geen andere grote projecten draaien. Zo kun je maximaal de focus aanbrengen. Het blijven verlonen van je medewerkers is immers ook cruciaal.
Stel ook de vragen bij jouw huidige leverancier: wat zijn de export mogelijkheden? Welke data kan ik uit het systeem halen? Hoe zit het met het dossier van mijn medewerkers?
Het belangrijkste punt in de voorbereidingsfase is jezelf laten informeren. Bijvoorbeeld over wat wettelijk wel en niet mag, maar kijk ook verder. Informeer bijvoorbeeld eens bij de leverancier wat de 'best practice' is. Stel jezelf bijvoorbeeld de vraag hoe collega-organisaties de verloning doen met deze software. Hoe hebben ze de software ingericht? Was het moeilijk? En waarom is de standaard die de software leverancier aanlevert fout of juist goed?
Een nieuwe softwareoplossing is ook hét moment om te veranderen. Ja, er verandert al een hoop. Maar men is nu is de verandermodus. Zijn er processen waarvan je al heel lang denkt dat het beter kan? Laat je nieuwe softwareleverancier dit proces demonstreren in het salarispakket. Dit kan heel waardevol zijn!
Maak daarnaast eens een proef-export. Exporteer een deel van de data die mee die mee moet en bekijk deze eens in bijvoorbeeld Excel. Zo weet je alvast waar je rekening mee moet gaan houden bij de conversie.
Zie het inrichten van de software als het betrekken van een casco nieuwbouwwoning. De muren staan al overeind, maar ze kunnen nog wel een kleurtje gebruiken. Ga bij het inrichten van je nieuwe salaris software niet alle muren slopen, maar bouw op het fundament van jouw softwareleverancier.
In stap 2 heb je reeds onderzocht hoe de standaard van de software leverancier in elkaar zit. Pas daar jouw specifieke situatie op aan. De kans is namelijk groot dat er 'onder water' al veel slimme functionaliteit standaard meegeleverd worden. Denk aan koppelingen richting pensioeninstanties, integratie met het boekhoudgedeelte en slimme automatisering die het verwerken van de salarisadministratie makkelijker maken. Zo voorkom je verrassingen achteraf en kun je nog sneller resultaat boeken!
Regeren is vooruitzien. Zorg ervoor dat je een actuele testomgeving krijgt waarin je alvast wat tests kunt uitvoeren. Converteer niet alleen de strikt noodzakelijke data maar bijvoorbeeld ook extra's als verlof en verzuimcijfers en het digitale dossier. Zo zie je precies waar je nog zaken dient aan te passen of bijvoorbeeld dient te blokkeren.
Bekijk ook direct de output die je van de salaris software terugkrijgt in de vorm van loonstroken, rapportages en dashboards. Controleer of de informatie in deze rapportages overeenkomt met de cijfers in het huidige systeem, maar kijk ook verder dan je huidige systeem. Neem ook een flink aantal loonstroken door om te kijken of deze gelijk zijn aan elkaar. Het kan zijn dat er verschillen ontstaan tussen het nieuwe en oude systeem. De vraag is dan altijd: wie heeft er gelijk?
Op een gegeven moment is de tijd van de conversie daar. Converteer niet in delen, maar ga over in een 'big bang'. Zo voorkom je verlies van data of dubbele invoer in meerdere systemen. Controleer na de conversie direct, zoals in stap 4, of de rapportages, dashboards en loonstroken dezelfde informatie tonen als in de oude software.
Onze tip: neem niet teveel data mee, want 'rommel erin is rommel eruit'. In principe zou een goede waarde op de looncomponenten en wat dossierstukken als de arbeidsovereenkomst al voldoende moeten zijn aangezien je de historie wel uit bijvoorbeeld het jaarverslag of de bewaarlicentie kunt halen.
Het is niet noodzakelijk om per 01-01 van het jaar over te stappen. Dit is wel het makkelijkste, maar de meeste softwareleveranciers hebben hier veel ervaring mee. Met conversietools of de juiste import/export hoeft dit absoluut geen probleem te zijn om over te stappen en bijvoorbeeld terug te verlonen vanaf 01-01.
Het was toch in 5 stappen over naar salaris software? Nou, je krijgt toch een stap 6! Na het implementeren start namelijk nog een belangrijke nieuwe fase: optimaliseren. Nadat de nieuwe salaris software in gebruik is genomen, is het fijn direct de overige processen te gaan optimaliseren. Daarom is het verstandig om over te stappen naar EHRM, zodat je naast salaris software ook over een totaaloplossing op HR-gebied beschikt. Denk hierbij aan bijvoorbeeld het beschikbaar maken van de ESS (Employee Self Service) en MSS (Management Self Service), workflows zoals verlof en verzuim, gesprekkencyclus, het activeren van de bankkoppelingen, het maken van de juiste koppelingen en ga zo maar door. En bovenal: vier het succes van de eerste succesvolle salarisrun in je nieuwe software.
Met de software van AFAS wordt jouw salarisadministratie geautomatiseerd door alle bedrijfsactiviteiten die je registreert in hetzelfde systeem. Bijkomend voordeel is dat je altijd inzicht hebt in de oorsprong van die mutatie en dus bijvoorbeeld direct de boekingen kunt verwerken in de financiële administratie. En zo gaat de software nog veel verder. De declaraties worden allemaal digitaal verwerkt, zowel de medewerker als de manager als de HR-afdeling heeft altijd inzicht in bijvoorbeeld verlof- en verzuimsaldo's, uren leiden tot een loonstrook en loonaangiften worden direct verzonden aan de instanties.
De software van het Nederlandse familiebedrijf AFAS is een bewezen oplossing voor meer dan 14.000 organisaties in Nederland. Wil je alles weten van onze software?
"Het verdwijnen van saai inklopwerk heeft ons de mogelijkheid gegeven om activiteiten op te pakken waar eerder minder tijd voor was."
De Rijke
Wil meer informatie over wat onze salaris software
voor jouw organisatie kan betekenen? Maak dan een afspraak.
Wil je inhoudelijk meer weten over de salaris software van AFAS?
Download dan de brochure.