Steeds meer bedrijven moeten de komende jaren voldoen aan de nieuwe CSRD-richtlijn. En dat betekent werk aan de winkel. Het is straks verplicht om jaarlijks uitgebreid te rapporteren over duurzaamheidsprestaties. Wie zich nu goed voorbereidt, bespaart tijd, geld en frustratie als het zover is. En het mooie is: als je eenmaal weet wat je moet doen, biedt AFAS de procesondersteuning die nodig is. Productmanagers Mohamed El Abdouni en Niels Vogel praten je bij over de nieuwe functionaliteit én sporen aan tot actie: ‘We maken het makkelijker, maar je moet wel zelf aan de slag.’
Mohamed: ‘CSRD staat voor Corporate Sustainability Reporting Directive. Het is een Europese richtlijn die bedrijven verplicht om jaarlijks uitgebreide informatie te verstrekken over hun duurzaamheidsprestaties. Deze informatie moet voldoen aan de rapportage-eisen van de European Sustainability Reporting Standards (ESRS). CSRD is wat anders dan CSR, al hebben ze wel met elkaar te maken. CSR staat voor Corporate Social Responsibility en kun je beschouwen als de internationale versie van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). Nu heeft Europa een richtlijn voor duurzaamheidsrapportage in het leven geroepen. In een notendop komt het hierop neer: CSRD bepaalt dat organisaties verplicht zijn in hun jaarverslag te rapporteren over hun impact op mens en milieu. Voor grote beursgenoteerde organisatie geldt dit al vanaf 2024.’
Niels: ‘Er komt veel op je af. En dat wordt nog weleens onderschat. Een grote groep mkb-klanten die wij bedienen moet over het jaar 2025 rapporteren. Als dat ook voor jou geldt, betekent het dat je in januari 2026 je rapportage moet aanleveren. Dat houdt niet op bij alleen wat cijfers. Neem de genderverhouding in je organisatie, één van de vele datapunten waarover je moet rapporteren. Naast het percentage moet je aangeven wat je beleid is op dit gebied. Waar wil je naartoe? En hoe wil je dat bereiken? Je moet er dus een verhaal bij hebben om de cijfers te onderbouwen.’
Mohamed: ‘De weg naar CSRD is lang. Al die cijfers en beleidsstukken verzamelen en opstellen is een grote uitdaging. Het is net als het proces naar een financiële jaarrekening. Daar begin je ook op tijd mee. Zo ook met CSRD, je begint niet op 31 december van het jaar. Je moet gedurende het jaar bezig zijn om aan het einde van het jaar over de juiste data te beschikken. Dat proces wil je gestructureerd en geautomatiseerd bij de juiste persoon neerleggen, dus is het belangrijk daar nu al mee te beginnen. En daar gaan wij bedrijven bij helpen.’
Mohamed: ‘De sleutel om snel en gecontroleerd tot een CSRD-rapportage te komen is ‘processen’. Dat klinkt eenvoudig, maar een stappenplan of takenlijst in Excel is geen proces. Daar is meer voor nodig. Daarom bieden wij vanaf komende zomer in onze software de mogelijkheid tot procesondersteuning. Dit betekent dat je de relevante data voor CSRD gemakkelijk kunt vastleggen en bijhouden. In de nieuwe versie van onze software leg je een CSRD-plan vast waarin je de juiste acties regelt, op het juiste moment uitgevoerd door de daarvoor aangewezen verantwoordelijke. Uiteraard volledig geautomatiseerd en gekoppeld aan een workflow, waarin iedereen op tijd aanhaakt. Op die manier helpen wij je met de dossiervorming rond alle CSRD-thema’s die ‘materieel’, ofwel relevant zijn voor jouw organisatie.’
Niels: ‘Stel dat je een transportbedrijf hebt. Dan moet je bijvoorbeeld rapporteren over je wagenpark en brandstofverbruik. Die data komt waarschijnlijk uit specifieke transportapplicaties. Andere data komt weer uit AFAS of andere systemen. Waar de gegevens ook vandaan komen, uiteindelijk komt al die verschillende data over al die thema’s waarover je moet rapporteren samen in onze software. En voor al die thema’s beschrijf je op die plek welke methode je gebruikt hebt voor dataverzameling, wat de herkomst van de data is en hoe je ervoor gezorgd hebt dat de wet- en regelgeving nageleefd is.’
Mohamed: ‘Het zorgt voor structuur in, grip op en borging van het proces rond de rapportageverplichting. Voor de accountant is het ideaal dat hij op één plek de complete dossiervorming voor CSRD kan vinden. Er is één bron, één waarheid en één plek van inzicht. Met deze procesondersteuning zijn dus niet alleen de interne financiële afdeling en het management blij. Omdat jij als organisatie in control bent, is de accountant dat ook. Met de nieuwe functionaliteit is het voor hem of haar veel eenvoudiger om goed gefundeerd een verklaring af te geven. De accountant kan namelijk op één plek haarfijn zien wat er gebeurd is en zo nodig heel gericht specifieke zaken checken.’
Niels: ‘Ja, we hebben echt iets tofs gemaakt. Onze software gaat je verder helpen. Er is echter ook een maar. En dat is dat je als klant alsnog teleurgesteld gaat zijn omdat je zelf aan de slag moet. We beloven dat we het makkelijker voor je maken, maar je moet het echt zelf doen. Hoe graag we het ook willen, we kunnen niet alles voorkauwen. Er komt veel meer bij CSRD kijken dan de procesondersteuning die wij bieden. Dat moet je niet onderschatten. Je moet echt aan de bak.’
Mohamed: ‘Er is veel werk aan de winkel om CSRD goed te implementeren. Onze software biedt weliswaar ondersteuning bij het vastleggen en beheren van gegevens, maar het identificeren van de juiste datapunten, het interpreteren van de bijbehorende informatie en het vastleggen van doelstellingen blijft jouw verantwoordelijkheid. Eén van de belangrijkste stappen die je moet zetten, is het bepalen van de relevante datapunten voor jouw organisatie. Dit doe je door middel van een dubbele materialiteitsanalyse. Je moet nagaan: welke thema’s zijn relevant voor onze organisatie? Beschikken we over die data? Slaan we die data überhaupt op? Welke impact hebben wij op dit thema? Bij AFAS weten we uit ervaring hoe complex en tijdrovend dat werk is, omdat we er zelf ook mee bezig zijn. Het is onze vrees dat klanten het onderschatten, te laat beginnen of de verwachting hebben dat ze met één druk op de knop een volledige rapportage tevoorschijn toveren. Maar zo werkt het helaas niet.’
Niels: ‘Dat geldt zeker voor CSRD. Je moet goed snappen wat er van je gevraagd wordt. En goed kunnen beargumenteren hoe je tot data gekomen bent. Waarom je bepaalde zaken ‘materieel’ hebt verklaard en andere niet. Er zijn wel duizend datapunten, maar die gelden niet allemaal voor elke organisatie. Je moet dus kennis van zaken hebben en snappen wat je aan het doen bent.’
Niels: ‘Omdat we weten dat het je veel geld, tijd en frustratie kost als je te laat begint, geen idee hebt wat je aan het doen bent en niet goed vastlegt. Ons advies: ga CSRD gefaseerd opbouwen. Lees, verdiep jezelf in de materie, weet wat er van je gevraagd wordt. Kijk met je accountant of je nu al een deel van CSRD kunt laten controleren, zodat je daarover al rapporteertBegin tijdens het jaar al met je materialiteitsanalyse, ga gericht data verzamelen. Daar horen acties en taken bij voor verschillende medewerkers, van finance tot inkoop. Die processen wil je borgen en automatiseren, zodat onze software het met workflows verder voor je gaat regelen. Het resultaat is dat je begin januari al de CSRD-rapportage voor controle kunt aanleveren bij de accountant. Hoe mooi is dat?’
De procesautomatisering voor CSRD is vanaf Profit 3 beschikbaar in AFAS.