Als je bedrijfsprocessen niet goed functioneren, verlies je tijd, middelen en geld. Dat maakt je bedrijf minder winstgevend. Gelukkig kun je daar iets aan doen!
We hebben een handig stappenplan waarmee je de optimalisatie van je bedrijfsprocessen gestructureerd aanpakt. Ook is het stappenplan handig om regelmatig te checken of de primaire en secundaire bedrijfsprocessen nog aan al je eisen voldoen.
Bedrijfsprocessen zijn alle activiteiten die een bedrijf onderneemt om producten en diensten te kunnen leveren. Je hebt primaire en secundaire processen. Primaire processen omvatten alle activiteiten die een directe bijdrage leveren aan de totstandkoming van een product of dienst. Denk aan inkoop, productie en sales. Secundaire processen zijn alle ondersteunende taken, zoals de administratie en finance.
Uiteindelijk zijn alle bedrijfsprocessen met elkaar verbonden. Daarom hebben we één compleet ERP-systeem ontwikkeld waarin al deze activiteiten plaatsvinden en samenkomen.
Dit kan AFAS ERP-software voor je doen
Als er maar één bedrijfsproces is dat niet goed loopt, ontstaat er een soort domino-effect en krijgen ook andere processen er last van. Daarom wil je als toekomstbestendig bedrijf de bedrijfsprocessen continu in de gaten houden. Daar hebben wij een handig stappenplan voor gemaakt.
Alles wat je gestructureerd aanpakt, is efficiënter, effectiever en makkelijker. Bovendien kun je een stappenplan altijd opnieuw gebruiken. Het zorgt voor duidelijkheid in je hele organisatie. En omdat we bij AFAS nogal fan zijn van automatisering, zoeken we altijd naar structuur.
Je komt er alleen achter hoe je bedrijfsprocessen kunt optimaliseren, door alle afdelingen te vragen waar de knelpunten zitten. Nog beter is het als je alle medewerkers vraagt wat zij ervaren. Waar gaat het mis? En hoe zou het moeten gaan? Je kunt managers vragen om input, een enquête houden of op elke afdeling een meeting houden.
Het raadplegen van je medewerkers heeft meerdere voordelen. Je toont je betrokkenheid en laat zien dat je naar hen luistert. En je zult merken dat de optimalisatie van bedrijfsprocessen heel soepel verloopt als mensen zich gehoord voelen.
Door een helder overzicht te maken van alle bedrijfsprocessen en knelpunten, kun je bepalen wat de impact is van ieder knelpunt. Stel, er loopt vlak voor de verzending van producten iets mis, waardoor alle klanten een week langer moeten wachten op hun bestelling dan nodig is. Dat vind je waarschijnlijk erger dan dat verlofaanvragen van medewerkers per ongeluk tweemaal moeten worden goedgekeurd. Het zijn twee knelpunten die je wilt oplossen, maar het eerste is belangrijker dan het tweede.
Nu kun je alle knelpunten prioriteren. Dit betekent niet per se dat je begint met de ingrijpendste optimalisatie. Heb je bijvoorbeeld te maken met seizoensgebonden pieken, dan wil je die misschien plannen in rustiger tijden. Je kunt ervoor kiezen om te starten met de makkelijkste verbeteringen. Bespreek met de afdelingsmanagers in welke volgorde je alle optimalisaties gaat doorvoeren, en werk een goede planning uit. Zodra die klaar is, deel je hem met alle medewerkers. Dan weet iedereen wat er wanneer gaat gebeuren.
De ene optimalisatie is de andere niet. Waar soms een vinkje meer of minder genoeg is om een vertraging op te lossen, heb je ergens anders misschien een heel nieuwe workflow nodig om een bedrijfsproces te optimaliseren. Het kan ook best zijn dat je meerdere bottlenecks tegelijk kunt verhelpen.
Werk je planning af en blijf steeds in contact met alle afdelingsmanagers. Verlopen de bedrijfsprocessen beter? Is het probleem opgelost en merken andere afdelingen dat ook? Of ontstaat er door je optimalisatie weer ergens anders een knelpunt?
Werk het overzicht uit stap 1 bij. Verwijder de bottlenecks of markeer ze als opgelost. Mocht zich ooit nog een probleem voordoen, dan kun je die oude pijnpunten makkelijk terugvinden. Bekijk na verloop van tijd of je de bedrijfsprocessen verder kunt optimaliseren. Dan stof je dit stappenplan even af en begin je gewoon opnieuw.
Veel administratieve bedrijfsprocessen binnen jouw organisatie hangen met elkaar samen. Van het beheren van je (klant)relaties tot het uitbetalen van je medewerkers en van het schrijven van projecturen tot de financiële administratie. Daarom hebben we één compleet ERP systeem ontwikkeld waarin al deze activiteiten plaatsvinden en samenkomen. Het resultaat? Jij verliest geen tijd aan dubbele vastlegging, werkt super efficiënt en kan je zorgeloos richten op je kerntaken!