Staat jouw organisatie als een huis? Of is er sprake van een mooie voorgevel, maar een lelijk achterwerk? Een ERP-systeem is een solide fundament voor de organisatie van de toekomst.
Met deze software sluiten al je bedrijfsprocessen naadloos op elkaar aan. Maar hoe werkt het precies? Wij leggen uit wat deze software precies doet en wat jouw bedrijf eraan heeft.
Voor een toekomstbestendige organisatie moeten afdelingen en processen met elkaar in sync zijn. Vergelijk de performance van je bedrijfsprocessen met een hardloopestafette. Als een van de atleten achterblijft, moet de volgende atleet een behoorlijke inhaalslag maken.
Hetzelfde geldt voor je bedrijfsprocessen. Een voorbeeld: als een medewerker geen project-uren schrijft, kan de financiële afdeling niet op tijd een factuur maken en worden verschillende mensen opgezadeld met extra werk. Bovendien is onduidelijk wie wat heeft gedaan.
De tijd waarin afdelingen afzonderlijk van elkaar konden opereren, is voorbij. Nu zijn er zoveel processen, dat afdelingen sterk met elkaar verbonden zijn. Door te werken met een ERP-systeem, doe je recht aan deze verbondenheid. Zo krijg je grip op al je bedrijfsprocessen.
Zonder ERP-systeem heeft iedere afdeling een eigen tool, systeem of proces. Dit kan variëren van een eigen softwareoplossing of Excel-bestanden. Deze tools werken niet goed met elkaar samen, terwijl ze elkaars gegevens wel nodig hebben. Als afdeling A gegevens nodig heeft van afdeling B, wordt het Excel-bestand verstuurd via de mail of zelfs geprint. Vervolgens worden de gegevens handmatig overgetikt in de softwareoplossing van afdeling B. Dit is ontzettend tijdrovend, inefficiënt en foutgevoelig. Het is veel efficiënter als afdeling A en B in dezelfde software werken, zodat alle relevante informatie vrij toegankelijk is voor de betrokken medewerkers. En dat is precies wat ERP-software mogelijk maakt. Je deelt één database voor de belangrijkste bedrijfsprocessen in je organisatie.
De betekenis van ERP is Enterprise Resource Planning. Een ERP-systeem is het hart van je organisatie. ERP-software brengt de bedrijfsinformatie, activiteiten en bedrijfsprocessen van verschillende afdelingen samen in één tool. Digitale processen worden gestandaardiseerd en geautomatiseerd zodat alle medewerkers zich kunnen focussen op hun kerntaken.
In ERP-software komen alle bedrijfsprocessen en activiteiten samen. Een ERP-pakket bestaat uit verschillende modules die elk een specifieke taak of afdeling ondersteunen. Doordat al deze modules in één softwarepakket zitten, werkt iedere afdeling naadloos met elkaar samen. In de praktijk ziet dat er zo uit:
In de praktijk ziet dat er dus zo uit; in welke module je ook werkt, de brondata komt altijd uit één ERP-systeem. Het komt eigenlijk nooit voor dat een bedrijf met meerdere ERP-systemen werkt.
Good old Wikipedia geeft een duidelijke omschrijving van de werking van een ERP-systeem.
Enterprise resource planning (ERP) staat voor een computerprogramma (software) dat gebruikt wordt binnen organisaties ter ondersteuning van alle processen binnen het bedrijf.
Bij AFAS geven we graag iets meer gevoel mee aan zo'n definitie. Onze definitie luidt als volgt:
Een ERP systeem is het hart van je organisatie. ERP software brengt belangrijke bedrijfsinformatie en bedrijfsprocessen van verschillende afdelingen samen. Digitale processen worden gestandaardiseerd en geautomatiseerd zodat alle medewerkers zich kunnen focussen op hun kerntaken.
Een systeem waarin je al je bedrijfsprocessen kwijt kunt. Klinkt goed, toch? Daarnaast brengt een ERP-systeem nog meer voordelen met zich mee. Er zijn ook aandachtspunten waarop je moet letten als je kiest voor een ERP-systeem. We hebben de voor- en nadelen op een rijtje gezet.
Werken met ERP heeft talloze voordelen. We beloven je: als je er eenmaal aan begint, wil je nooit meer terug naar hoe het was. De basis is dat je alle bedrijfsprocessen van je organisatie samenbrengt in één tool. Tegelijkertijd koppel je alle belangrijke bedrijfsinformatie aan elkaar. Zo worden alle administratieve processen verwerkt in dezelfde tool. Doordat alles in de optimaal beveiligde cloud staat, hebben medewerkers altijd en overal toegang tot de database. Ze kunnen eenmalig inloggen en vervolgens hebben ze alle relevante informatie tot hun beschikking.
Doordat je werkt met één database, worden bedrijfsprocessen naadloos op elkaar afgestemd. Dat betekent bijvoorbeeld dat de salarisadministratie een logisch gevolg is van de HR-administratie. Handmatige handelingen of ingewikkelde koppelingen tussen afzonderlijke systemen zijn niet meer nodig. Moet je toch een aparte tool koppelen? Dan kun je het ERP-systeem altijd als basis gebruiken.
Met ERP-software kun je meer dan alleen digitaliseren. Je kunt ook een groot deel van je bedrijfsprocessen automatiseren. Automatisering zorgt ervoor dat kosten beheersbaar blijven en dat medewerkers efficiënter dan ooit werken. En niet alleen dat: ze doen ook veel zinvoller werk. Medewerkers kunnen zich door automatisering namelijk volledig richten op hun kerntaken.
Ten slotte heb je altijd inzage in de performance van je organisatie. De ERP-data wordt razendsnel opgehaald uit de database en ingeladen in dashboards. Zo heb je realtime-inzicht in hoe jouw organisatie ervoor staat.
ERP heeft dus veel voordelen die je organisatie tot in de haarvaten efficiënter maakt. Toch zijn er ook aspecten waar je van tevoren goed over moet nadenken: het implementatietraject en de kosten.
Het implementeren van een ERP-systeem heeft een grote impact op je organisatie. Doordat het invloed heeft op al je bedrijfsprocessen, krijgt iedere medewerker, afdeling en managementlaag ermee te maken. Sommige medewerkers omarmen de aanstaande verandering, terwijl vernieuwing bij anderen juist weerstand kan oproepen. Hierdoor kan het implementatietraject als een nadeel worden ervaren. De processen waarmee mensen soms al vele jaren werken, moeten ineens over de kop. En dat is even wennen. Soms maken medewerkers zich ook zorgen dat ze het systeem niet gaan begrijpen.
Daarom zijn goede communicatie en duidelijke uitleg cruciaal tijdens het implementatietraject. Zo kun je de meeste zorgen al wegnemen. Positief aan de implementatieperiode is dat dit hét moment is om werkprocessen flink te stroomlijnen, waardoor je gelijk al grote stappen zet.
"Als je 10 systemen kan vervangen voor één systeem, zal het ERP systeem juist goedkoper zijn."
De kosten kunnen ook een drempel zijn. De Excel-lijsten, papieren dossiers en urenbriefjes die je nu gebruikt zijn niet zo duur of zelfs gratis, en voor ERP moet je betalen. Bovendien moet je kosten maken om het implementatietraject succesvol te laten verlopen. Toch is het belangrijk om je te richten op de lange termijn: als je nu werkt met tien verschillende tools, is een ERP-systeem uiteindelijk goedkoper.
Voor grote bedrijven is dit minder een probleem, maar kleinere bedrijven hebben soms moeite met de kosten om een heel ERP-systeem in te laten richten. Gelukkig hebben we daar bij AFAS iets op gevonden. Ben je mkb’er? Dan past AFAS Direct misschien bij jouw onderneming. Lagere kosten, groot plezier!
Je kunt je afvragen of alle nadelen die hierboven beschreven worden écht nadelen zijn wanneer je je organisatie verder wilt helpen.
Een goed ERP-systeem biedt tal van voordelen, maar je moet uiteraard wel rekening houden met de implementatie en de kosten. Als je jouw organisatie bouwt op Excel-lijsten, papieren dossiers en urenbriefjes, bouw je in feite aan een kaartenhuis. ERP is een solide basis voor een toekomstproof organisatie.
Als je je bedrijfsprocessen gaat digitaliseren, heb je twee mogelijkheden. Je kunt kiezen voor een ERP-systeem of je kunt voor ieder proces gebruik maken van een dedicated tool. Zo’n dedicated tool wordt ook wel ‘best of breed’ genoemd, omdat het een tool is die specifiek voor één taak bedoeld is.
Hoe werkt dit? Je kiest voor iedere afdeling of voor ieder proces een best of breed-tool. Zo worden Sales en CRM ondergebracht in tool X, de financiële administratie in tool Y en je project- en urenregistratie in tool Z.
Deze tools doen hun werk uitstekend. Toch brengen ze je organisatie niet de rust waarnaar je op zoek bent. Alle tools moeten namelijk aan elkaar worden gekoppeld. En dat gebeurt lang niet altijd, omdat koppelingen tussen verschillende software-programma’s flink aan de prijs zijn. Daarnaast is de data niet overzichtelijk en gaan processen nooit naadloos in elkaar overvloeien.
ERP = alle processen in een tool
Best of breed = meerdere losstaande, dedicated tools voor ieder proces (eventueel gekoppeld)
Je ziet vaak dat kleinere organisaties van maximaal 15 medewerkers nog met losse tools kunnen werken. Groeit een bedrijf in omzet en aantal medewerkers? Dan is een ERP-oplossing de enige logische keuze.
Een ERP-programma is modulair opgebouwd. Elke module ondersteunt een specifieke taak of proces. Een goede ERP-leverancier zorgt dat al je bedrijfsprocessen worden gedigitaliseerd en samenkomen in de software. Alles is mogelijk, maar welke modules je kiest, hangt af van je branche en organisatie.
Dit zijn de meest voorkomende ERP-modules:
Doordat alle informatie in het systeem is gekoppeld, kunnen dagelijkse processen worden geautomatiseerd. Dit doe je met workflows. ERP-software heeft vaak standaard workflow-templates, maar je kunt ook altijd zelf workflows ontwerpen. Hierdoor kun je de workflow helemaal afstemmen op je organisatie.
Voorbeelden van processen die heel eenvoudig geautomatiseerd kunnen worden:
Doordat je processen automatiseert, verklein je de kans op fouten, voorkom je volle e-mailboxen en zwerven er geen takenlijstjes door de organisatie.
Een ERP-systeem is een must voor iedere organisatie die klaar wil zijn voor de toekomst. Eigenlijk is het onmisbaar voor een efficiënte bedrijfsvoering, ongeacht in welke branche je zit. Van mkb’ers tot multinationals en van zorginstellingen tot accountantskantoren: digitale bedrijven hebben de toekomst.
Jouw organisatie moet een geoliede machine zijn, waarin alles en iedereen naadloos samenwerkt. Gestroomlijnde processen zorgen namelijk voor tevreden medewerkers en klanten. Daarnaast moet data voor iedereen en op ieder moment beschikbaar zijn, zodat jouw teams optimaal kunnen werken.
Dat bereik je met een ERP-systeem.
Alle administratieve bedrijfsprocessen binnen jouw organisatie hangen met elkaar samen. Van het beheren van je (klant)relaties tot het uitbetalen van je medewerkers en van het schrijven van project-uren tot de financiële administratie. Daarom hebben we één compleet ERP-systeem ontwikkeld waarin al deze activiteiten plaatsvinden en samenkomen. Het resultaat? Jij verliest geen tijd aan dubbele vastlegging, werkt superefficiënt en kunt je zorgeloos richten op je kerntaken!