Als organisatie stel je doelen die je zo efficiënt mogelijk wilt behalen. Want hoe efficiënter je organisatie, hoe sneller, beter en goedkoper je eindproducten of diensten kunt leveren aan je klanten. Deze efficiëntie bereik je door bedrijfsprocessen te optimaliseren.
Het gaat hierbij vooral om de organisatie als geheel, en niet om individuele afdelingen. In dit blog vertellen we je alles over procesmanagement.
Met proces-management zorg je voor een optimale inrichting en realisatie van de organisatiedoelen. De procesmanager is verantwoordelijk voor het verbeteren van de bestaande processen en het opzetten van nieuwe processen.
Procesmanagement is vooral nuttig als individuele afdelingen binnen de organisatie op zichzelf goed functioneren, maar er tussen de afdelingen nog wrijving is. Met procesmanagement verbeter je de communicatie tussen verschillende afdelingen, bottlenecks in de logistieke afhandeling en te veel of juist te weinig controlemomenten tijdens processen.
Procesmanagement draait om continue verbetering. Processen worden geoptimaliseerd en steeds opnieuw tegen het licht gehouden.
Projectmanagement gaat hoofdzakelijk om het goed afronden van ieder project. Een projectmanager kan hierbij uiteraard verbeteringen aanbrengen, maar dat is niet het hoofddoel van zijn of haar werk. Daarnaast zijn projecten eindig, terwijl processen steeds opnieuw worden doorlopen.
De projectmanager houdt zicht op alles wat te maken heeft met projecten: budget, deadlines, benodigde middelen en personen. Uiteindelijk is een projectmanager verantwoordelijk voor het goed opstarten, begeleiden en afronden van projecten.
Waar de projectmanager zich bezighoudt met de verloop van een project, richt de procesmanager zich op het verloop van processen. Hiervoor houdt de procesmanager zich bezig met het verbeteren van bestaande processen en het opzetten van nieuwe processen.
Er zijn verschillende procesmanagement-modellen en -formats om continue verbetering te waarborgen. Bekende modellen zijn de PDCA-cirkel, Lean Sigma en Six Sigma.
De PDCA-cirkel bestaat uit vier stappen die je steeds herhaalt: plan, do, check, act. Het idee hierachter is dat je je organisatie zo altijd blijft verbeteren.
Lean Sigma is vooral gericht op de klant. Je verwijdert iedere stap die geen toegevoegde waarde heeft voor de klant. Uiteindelijk blijft er een zo gestroomlijnd mogelijk proces over. Snelle en efficiënte processen staan centraal bij deze werkwijze. Het risico van Lean Sigma is dat kwaliteitswaarborging verloren kan gaan. Houd dit daarom goed in de gaten als je met dit model werkt.
Six Sigma focust juist op kwaliteitswaarborging. Het is een kwaliteitstool die binnen een proces op zoek gaat naar de oorzaak van fouten. Waar Lean Sigma verbeteringen doorvoert op basis van klantwensen, verbetert Six Sigma processen op basis van data-analyse.
Bij AFAS hebben we onze eigen variant gemaakt. Deze noemen we SIMPLR en gebruiken wij voor al onze implementaties. Met SIMPLR staan alle taken die bij de implementatie horen direct al voor je klaar in onze klantportal. Samen met alle stakeholders zorg je ervoor dat jouw implementatie een succes wordt. De uitvoering wordt zo veel meer een co-productie, waarin de nadruk ligt op gezamenlijke commitment en gedeelde verantwoordelijkheden, op kennis delen en resultaatgerichtheid.
Nieuwe processen implementeren en bestaande processen verbeteren kost tijd, geld en energie. Toch levert het vooral voordelen op. We zetten de grootste voordelen kort voor je op een rij.
Als je processen stroomlijnt, veranderen of verdwijnen overbodige en inefficiënte taken. Waar mogelijk automatiseer je werkzaamheden. Hierdoor worden werknemers een stuk productiever. En nog belangrijker: je stelt ze in staat om op hun kerntaken te focussen. Wedden dat hun werkplezier omhoog schiet?
Natuurlijk is kostenvermindering een belangrijk onderdeel van bedrijfsvoering. Wanneer de productiviteit stijgt, gaan de kosten omlaag. Je bespaart ook kosten door overbodige processen te laten vervallen. Meer weten over kostenvermindering bij projecten in plaats van bij processen? Check ons blog over kostenbeheersing.
Uiteindelijk heeft succesvol proces-management ook een positief gevolg voor de klant. Dat kan ook bijna niet anders met een hogere productiviteit, lagere kosten en een continu verbeterproces. De Lean Sigma-methode legt de meeste nadruk op klanten, maar ook andere vormen van procesmanagement hebben als doel om klanten sneller en beter te helpen.
Nadat je een procesmanager hebt aangesteld, moet je hem of haar van de juiste middelen voorzien. Denk hierbij aan procesmanagement-software. Meestal zit deze software verwerkt in een ERP-pakket.
Met procesmanagement-software maak je bedrijfsprocessen inzichtelijk en kun je gemakkelijk analyses draaien, statussen monitoren en eigenaarschap waarborgen. Hierdoor heb je inzicht in processen en kun je risico’s inschatten. Ook geeft de software overzichten en modellen en krijg je duidelijke rapportages.
Wil je er zeker van zijn dat je processen vlekkeloos verlopen én continu worden geoptimaliseerd? Werk dan aan het verbeteren van je procesmanagement. Zo stroomlijn je processen, werk je efficiënter en maak je klanten gelukkiger!
Veel administratieve bedrijfsprocessen binnen jouw organisatie hangen met elkaar samen. Van het beheren van je (klant)relaties tot het uitbetalen van je medewerkers en van het schrijven van projecturen tot de financiële administratie. Daarom hebben we één compleet systeem ontwikkeld, waarin al deze activiteiten plaatsvinden en samenkomen. Het resultaat? Jij verliest geen tijd aan dubbele vastlegging, werkt superefficiënt en kunt je zorgeloos richten op je kerntaken!
Vraag jij je weleens af hoe jouw organisatie er over 10 jaar uitziet? Als ondernemer of manager van de afdeling IT, HR, Applicatiebeheer of Control is het je grootste uitdaging om de bedrijfsprocessen zo efficiënt mogelijk in te richten. En nee, deze longread gaat niet over AI, Machine Learning of Blockchain. Hier kun je vandaag mee aan de slag.
Wat is digitale transformatie? Wat is het verschil met digitalisatie? En hoe zorg je voor een goede digitale transformatie van je bedrijf?