Ieder organisatie werkt met workflows. Maar hoe leg je ze vast? En op welke manier kun je workflows het beste inrichten en managen? We vertellen alles over workflows en workflowmanagement.
Workflows zijn de stappen die je neemt om taken rondom bedrijfsprocessen uit te voeren. Deze taken moeten aan regels voldoen. Ze worden uitgevoerd in een specifieke volgorde, binnen een bepaalde tijd en door aangewezen medewerkers.
Bij workflows denken de meesten aan digitale processen. Maar ook een ‘ouderwets’ proces bestaat uit verschillende taken die op een bepaalde manier moeten worden uitgevoerd. Dit zijn ook workflows.
Workflows staan niet per se vast. De stappen die je moet zetten om een workflow af te ronden, verschillen per organisatie. De ene organisatie bouwt extra controlemomenten in, de andere organisatie heeft liever dat een workflow zo snel mogelijk wordt afgerond. Je kunt workflows dus inrichten op de manier die bij jouw organisatie past. Dat kan geautomatiseerd, of door een persoon die deze uitvoert.
Met workflow-management zorg je ervoor dat workflows op een goede en efficiënte manier verlopen. Hierdoor worden bestaande workflows correct uitgevoerd en waar nodig verbeterd. Door bestaande workflows te optimaliseren en nieuwe workflows te ontwikkelen, verbeter je uiteindelijk ook de bovenliggende bedrijfsprocessen. Dat is fijn voor klanten, omdat ze zo sneller worden geholpen, en voor medewerkers, omdat ze minder tijd kwijt zijn aan zinloze stappen.
Je kunt workflows uittekenen op papier, van de eerste tot de laatste actie. Hieronder zie je als voorbeeld de workflow van een security issue. Mogelijk gaat dit proces nu nog per mail in jouw organisatie. Maar wie onderneemt actie? Zijn de juiste mensen geïnformeerd? Met een standaard workflow leg je dit vast en maak je het proces inzichtelijk.
Met een workflowmanagement-systeem beheer je workflows in één centrale opslag. Hiervoor moet je eerst je workflows vastleggen in het systeem. Dit doe je door ze te digitaliseren en automatiseren. Door je workflows in een systeem te gieten, verlopen workflows soepeler en efficiënter dan ooit.
De meeste bedrijven kiezen niet voor afzonderlijke workflowsoftware. Het is namelijk beter om je workflow-management te integreren in een ERP-systeem. Dan staan al je workflows, processen en gegevens in hetzelfde systeem. Iedereen werkt dan altijd met de meest up-to date informatie. En dat is wel zo handig.
Workflows maken kwaliteitsmanagement en certificeringen een fluitje van een cent. Doordat je processen standaardiseert en iedere stap vastlegt, toon je tijdens een audit eenvoudig aan dat je ja als organisatie houdt aan de gestelde regels. Dat betekent dat medewerkers geen dagen meer kwijt zijn aan het verzamelen van alle benodigde informatie – alles staat centraal en overzichtelijk opgeslagen.
Een workflow is een optelsom van alle taken en acties die nodig zijn om een (deel)proces uit te voeren. Als je de workflows in een systeem hebt gezet, kun je binnen dat systeem taken afhandelen, weigeren, toelichten, delegeren en overdragen.
Je kunt signalen koppelen aan een workflow. Bijvoorbeeld wanneer een taak is afgehandeld: dan kan er automatisch een signaal naar een collega of afdeling. Die ziet dat de taak is afgerond en dat de volgende taak moet worden opgepakt. In AFAS hebben we workflows standaard voor je klaarstaan in onze template. Liever zelf je workflows bouwen? Dat kan met onze software ook.
Met workflow-management werkt iedereen binnen jouw organisatie een versnelling hoger. Kies je voor digitaal workflow-management? Dan ga je helemaal als een speer! We zetten de grootste voordelen voor medewerkers en managers op een rij.
Medewerkers hebben een goed beeld van hun to-do-lijst en zien wat op dat moment wel of geen prioriteit heeft. Hierdoor kunnen ze stukken efficiënter werken. De tijd dat de takenlijst eindeloos en onoverzichtelijk is, is voorbij.
Als je workflows digitaal hebt ingeregeld, scheelt dat een hoop stress voor medewerkers. Het is bijna onmogelijk om een deadline te vergeten. Medewerkers krijgen meldingen wanneer zij iets moeten met een taak. Je kunt ook een vervaldatum instellen, zodat de medewerker weet wanneer iets klaar moet zijn. De ervaring leert dat dit medewerkers helpt om structuur aan te brengen in hun werkdag of werkweek.
Je stelt zelf in wanneer managers voor welke stappen goedkeuring moeten geven. Moet elke verlofaanvraag worden goedgekeurd? Of alleen de aanvragen van meer dan een werkdag? Door dit goed in te stellen, hoeven managers alleen nog maar te kijken naar de verzoeken die er echt toe doen. Bijkomend voordeel is dat je medewerkers meer verantwoordelijkheid en eigenaarschap geeft – en dat heeft een positief effect op hun betrokkenheid en inzet binnen je organisatie.
Workflows zijn de kern van automatisering. Kies ook voor standaardisatie en structuur met AFAS Software!
Is je organisatie aan het groeien? Of wil je vanaf het begin grip houden op je processen? Dan maakt business software je leven een stuk makkelijker. We zetten de populairste soorten business software voor je op een rij.
Wat is digitale transformatie? Wat is het verschil met digitalisatie? En hoe zorg je voor een goede digitale transformatie van je organisatie? AFAS legt het uit.