Is je bedrijf aan het groeien? Of wil je vanaf het begin grip houden op je processen? Dan maakt business software je leven een stuk makkelijker. We zetten de populairste soorten business software voor je op een rij.
Met business software digitaliseer en automatiseer je (een deel van je) bedrijfsprocessen. Het idee hierachter is dat het je bedrijfsprocessen minder tijdrovend en foutgevoelig maakt. Er zijn allerlei soorten business software. Verschillende softwarepakketten richten zich op verschillende processen. Je kunt kiezen voor zakelijke software die werkt voor ál je processen, of voor een specifiek pakket. Welke bij jouw bedrijf past, hangt af van je branche en wensen.
De meest uitgebreide business software is ERP-software. ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Een ERP-pakket bestaat uit verschillende modules die elk een specifieke taak of afdeling ondersteunen. Doordat al deze modules in één softwarepakket zitten, werkt iedere afdeling naadloos met elkaar samen.
Deze software brengt alle bedrijfsinformatie, activiteiten en bedrijfsprocessen samen in één tool. Met ERP als business software worden processen waar mogelijk geautomatiseerd, zodat medewerkers er minder handmatig werk van hebben. Zonder ERP-systeem werkt iedere afdeling en ieder proces op zijn eigen eilandje.
ERP-software is de meest complete versie van business software. Bedrijven hebben nooit meerdere ERP-systemen naast elkaar. Het kan wel zijn dat een bedrijf specifieke software gebruikt die niet binnen het standaard ERP-pakket valt. Daar kun je dan een koppeling mee maken, zodat ook die data in het centrale systeem komt te staan.
CRM staat voor Customer Relationship Management. CRM-software is business software waarmee je alle relaties van jouw organisatie beheert en organiseert. Voorbeelden van relaties zijn klanten, leveranciers, prospects en zelfs medewerkers.
Zonder CRM-software hebben bedrijven geen centrale plek waar alle relatiegegevens bij elkaar staan. In CRM-software staan alle gegevens per klant of andere relatie wél overzichtelijk bij elkaar. Met deze business software heb je dus een helder beeld van iedere relatie. Het is ook eenvoudiger om info te updaten – zo bel je nooit meer naar het oude telefoonnummer en bespaar je kostbare tijd.
Sommige CRM-software gaat verder dan relatiebeheer. Dan regel je bijvoorbeeld ook dossiervorming en facturatie binnen de software. Het handige hiervan is dat je informatie maar op één plek hoeft aan te passen, omdat de gegevens op facturen en in dossiers automatisch meeveranderen.
Boekhoudsoftware is business software die vooral door mkb’ers wordt gebruikt. Hiermee kunnen ze eenvoudig hun boekhouding in eigen hand houden, of samenwerken met hun boekhouder. Zonder deze software besteden mkb’ers de financiële administratie vaak uit. Het nadeel hiervan is dat je zelf weinig inzicht hebt in je cijfers. Door boekhoudsoftware te gebruiken, houd je de regie binnen je eigen bedrijf.
Met boekhoudsoftware automatiseren bedrijven het grootste deel van de financiële administratie, zoals facturatie, jaarrekeningen, inkoop en de btw-aangifte.
HRM-software zorgt ervoor dat je HR-afdeling zich weer kan bezighouden met strategisch HR, in plaats van administratieve werkzaamheden. Tijdrovende processen worden geautomatiseerd of bij werknemers en managers zelf gelegd. Dit betekent overigens niet dat zij dan extra werk op hun bordje krijgen.
Dat zit zo: normaal moeten medewerkers informatie doorgeven aan HR, zoals een nieuw adres. Of ze moeten verlofuren aanvragen bij HR. HR moet dit vervolgens weer handmatig invoeren. Met HRM-software van AFAS kunnen medewerkers dit soort zaken direct zelf aanpassen of aanvragen in hun eigen digitale omgeving. HR hoeft dit dan alleen nog maar goed te keuren. Hetzelfde geldt voor de salarisadministratie: het is niet meer dan logisch dat deze naadloos samenwerkt met je HRM-software.
Daardoor kan de HR-afdeling zich meer richten op bijvoorbeeld talentmanagement en strategische personeelsplanning. De salarisadministratie profiteert van de integratie met alle HR-processen.
Werk je op projectbasis? Dan is projectsoftware eigenlijk onmisbaar. Anders is het lastig om overzicht te houden over projecten en de voortgang daarvan.
Met deze business software weet je per project hoe het zit met de voortgang, gemaakte uren en kosten. Je kunt het beste kiezen voor projectsoftware waar ook urenregistratiesoftware en factureringssoftware bij in zit. Dan kunnen medewerkers uren schrijven op projecten, die vervolgens automatisch op de factuur komen. Dat scheelt een hoop handmatig werk.
Projectmanagers hebben overzicht over de status van alle projecten, waardoor ze op tijd kunnen bijsturen. Daarnaast kun je abonnementen aan de software koppelen en automatisch incasseren.
Werk je met producten op voorraad? Ook daarvoor is speciale business software: ordermanagementsoftware. Met ordermanagement heb je je voorraadbeheer altijd op orde. Je hoeft klanten geen nee meer te verkopen en je blijft ook niet zitten met producten die lang op de plank liggen. Vaak schaf je deze software aan in combinatie met ERP-software, omdat de project- of financiële administratie hierin een grote rol speelt.
Met een document-management-systeem (DMS) bewaar je documenten op een centrale plek en richt je documentstromen efficiënt in.
Organisaties die zonder DMS werken, slaan hun documenten overal en nergens op. Er is vaak wel een systeem afgesproken, maar dat werkt dan toch niet helemaal zoals bedoeld. Soms slaat iemand toch per ongeluk een document op in een persoonlijke map, of staat de laatste versie in je downloads. Als je met een team werkt, is het ook niet altijd even duidelijk wat nou de meest recente versie van een document is.
Met DMS-software worden documenten opgeslagen in de cloud. Daardoor werkt iedereen altijd met de laatste versie en kun je altijd het juiste document vinden. Daarnaast automatiseer je bepaalde processen rondom documentbeheer, zoals dossiervorming.
Business Intelligence is een bijzonder type business software. Hiermee digitaliseer je geen processen, zoals met de andere pakketten. Met BI-software analyseer je je digitale bedrijfsdata. Als je business software gebruikt, ontstaat er een schat aan informatie.
BI-software verzamelt en analyseert de big data die in bedrijfsprocessen ‘opgesloten’ zitten. De informatie wordt inzichtelijk gemaakt met BI-dashboards die je data visualiseren. Zonder Business Intelligence-software is het lastig om inzicht te krijgen in deze big data.
Hoe meer data de Business Intelligence-software kan analyseren, hoe beter je inzicht in je organisatie is. Daarom kun je deze software het beste combineren met ERP-software. Soms zit BI zelfs al bij ERP inbegrepen.
Veel administratieve bedrijfsprocessen binnen jouw organisatie hangen met elkaar samen. Van het beheren van je (klant)relaties tot het uitbetalen van je medewerkers en van het schrijven van projecturen tot de financiële administratie. Daarom hebben we één compleet ERP-systeem ontwikkeld waarin al deze activiteiten plaatsvinden en samenkomen. Het resultaat? Jij verliest geen tijd aan dubbele vastlegging, werkt super efficiënt en kan je zorgeloos richten op je kerntaken!