Werk je met projecten? Of moeten medewerkers om een andere reden uren schrijven? Dan weet je hoe belangrijk het is dat ze dat op een goede manier doen. Dat scheelt tijd, geld en gedoe achteraf.
Heel wat organisaties hebben met AFAS een goedlopende urenverantwoording geïmplementeerd. We geven 7 tips die we onze klanten altijd meegeven. Dan loopt ook jouw urenregistratie straks van een leien dakje.
Het schrijven van uren is essentieel onderdeel van je bedrijfsvoering. Toch horen we vaak dat bedrijven niet 100% weten hoeveel projecturen ze precies moeten rekenen voor hun klanten. Door goed uren te schrijven, krijg je inzicht in hoe lang medewerkers daadwerkelijk bezig zijn met een project. Misschien offreer je standaard te veel of te weinig uren. Met een goede urenregistratie spoor je dit op.
Met deze tips zorg je ervoor dat teams hun uren beter schrijven:
Lang niet alle medewerkers vinden het logisch om uren te schrijven. Het voelt voor sommigen zelfs als een irritante verplichting. Maar heb je ze wel al eens verteld waarom het zo belangrijk is om uren te schrijven?
Alles begint bij een goede communicatie. Ga daarom het gesprek aan en licht toe waarom het zo belangrijk is dat medewerkers hun uren schrijven. Vertel ze dat je die uren nodig hebt om goede offertes te versturen, om kloppend te factureren en om een urenverantwoording te sturen.
Uiteindelijk is het de bedoeling dat medewerkers inzien dat uren schrijven geen kwestie van controle is, maar van transparantie.
Uren schrijven werkt het allerbeste als medewerkers ook de niet te factureren uren schrijven, zoals interne werkzaamheden. Als iedereen het aantal uren schrijft dat hij of zij werkt, zie je in een oogopslag of alles is geschreven. Zo hoef je niet vlak voor iedere facturatieperiode bij alle medewerkers te checken of ze alle uren hebben ingevuld.
Met deze werkwijze voorkom je misverstanden, zoals een medewerker die klantcontact of projectmanagement niet schrijft, terwijl dat wel de bedoeling is. Daarnaast maakt dit inzichtelijk waar medewerkers zich mee bezighouden.
Een ingewikkelde urenregistratie verhoogt de drempel om überhaupt uren te schrijven. Medewerkers hebben het al druk genoeg – ze hebben geen tijd en zin om zich voor ieder project door 5 dropdownmenu’s te moeten worstelen.
Daarom raden we aan om niet te veel verschillende urensoorten te gebruiken. En heb je een urenregistratie-app? Dan kunnen medewerkers zelfs op hun telefoon makkelijk hun uren schrijven.
Als medewerkers zelf ook voordeel hebben van de urenregistratiesoftware, is de kans groter dat ze hun uren bijhouden. Maak daarom ook bijvoorbeeld verlofuren inzichtelijk. Dat is fijn voor je medewerkers: zij weten dan precies hoeveel vrije dagen ze nog kunnen opnemen.
Ook voor de administratie is dit een voordeel. Door verlof (en verzuim) digitaal bij te houden, is altijd alles up-to-date. Bijkomend voordeel is dat medewerkers niet meer voor iedere vrije dag hun saldo komen checken.
Deze tip is vooral handig voor projectmanagement. Door secuur uren te schrijven, weet je of je project op schema ligt. Dit geldt niet alleen voor het maandelijkse aantal uren, maar juist ook voor de langere termijn.
Heb je genoeg capaciteit om uren te maken? Kan die ene medewerker in november een maand op vakantie, of kom je dan in de knel? Als de uren goed zijn geschreven, kun je projecten managen op basis van cijfers en hoef je niet meer te schatten. En dat scheelt een hoop stress!
Zorg ervoor dat iedereen in het team zijn of haar uren schrijft. Je wilt voorkomen dat er een groep is die de uren goed bijhoudt en een groep die het niet doet. Vooral als het uitgerekend de managers zijn die het niet doen. Dat werkt demotiverend en de kans bestaat dat binnen de kortste keren niemand meer goed uren schrijft.
Ook als managers vooral niet te factureren uren maken, is het goed om ze gelijk te behandelen wat betreft urenverantwoording. Het gaat namelijk niet alleen om facturatie, maar ook om optimalisatie van werktijd.
Urenregistratiesoftware biedt veel mogelijkheden. Zijn de uren voor een facturatieperiode digitaal geschreven? Dan kun je ze met AFAS automatisch factureren. De financiële afdeling hoeft geen Excel-lijsten meer door te werken of pdf’jes te genereren voor klanten. Alle informatie staat immers al in het systeem! Controleren, factureren en klaar ben je.