Tijdschrijven is hartstikke belangrijk voor je bedrijf, vooral als je met een uurtarief werkt. En kies je voor online tijdschrijven? Dan heb je het helemaal goed voor elkaar. Mocht je nog twijfelen over (online) tijdschrijven, check dan onze 5 voordelen van uren schrijven.
Als je met projecten werkt, heb je op verschillende vlakken inzicht nodig. Je houdt van alles in de gaten, waaronder planning, deadlines, kosten en rendement. De basis hiervan? Een goede urenregistratie.
Een team dat de uren goed schrijft, is een sterk fundament voor je projectmanagement. Je ziet of je on track bent qua urenbegroting, en gekoppeld aan de output zie je of je de deadline gaat halen. Op het moment dat medewerkers iedere dag hun uren schrijven, heb je up-to-date inzicht in hoe je project ervoor staat.
Nu schat je in hoeveel tijd je ongeveer nodig hebt, maar zonder uren schrijven weet je eigenlijk niet zo goed of je genoeg uren rekent voor het werk dat je team verzet. Daarom is uren schrijven niet alleen belangrijk voor je huidige projecten, maar ook voor je toekomstige projecten. Door uren bij te houden, heb je een veel beter idee van hoe lang medewerkers daadwerkelijk bezig zijn met hun taken.
Uren schrijven is één ding: je maakt pas echt een verschil door uren te schrijven in bedrijfssoftware. Als je uren schrijft in Excel, moet je de gemaakte uren alsnog overnemen op facturen. Daarnaast mis je het overzicht in grotere teams – je moet de uren van meerdere medewerkers of zelfs afdelingen naast elkaar leggen om echt overzicht te krijgen over je project.
Met urenregistratiesoftware wordt de geschreven tijd automatisch op facturen gezet en heb je totaaloverzicht over efficiëntie van je team.
Door uren te schrijven, zie je hoe efficiënt je team werkt. Je hebt inzicht in hoeveel uren declarabel en niet-declarabel zijn. Declarabele uren zijn uren die je aan klanten kunt factureren. Niet-declarabele uren kun je niet factureren. Voorbeelden hiervan zijn interne meetings, administratie, of het bijhouden van de eigen website.
Dit betekent niet dat medewerkers alleen maar declarabele uren moeten maken: interne werkzaamheden en administratie zijn ook belangrijk. Door alle gemaakte uren te schrijven, zie je waar medewerkers tijd aan besteden, of je doelen worden behaald en of projecten binnen budget blijven. Als medewerkers te weinig declarabele uren maken, lever je in op omzet. Maken ze er te veel, dan is de workload van een project misschien niet goed ingeschat.
Een goede relatie met je klanten is goud waard. Daarom is het aan te raden om met iedere factuur een urenverantwoording mee te sturen. Klanten kunnen op deze verantwoording precies zien waarvoor ze betalen. Heb je meerwerk verricht? Ook dat kun je onderbouwen als je uren netjes registreert. Door proactief je urenverantwoording mee te sturen, voorkom je scheve gezichten en zorg je voor transparantie en vertrouwen. Dat is fijn voor je klant én voor jou.
Het registreren en verwerken van uren moet snel gaan, toch? Met AFAS Software maak je het boeken van uren bijzonder makkelijk voor al je collega's.
Doordat het proces geïntegreerd is met de financiële - en projectadministratie, krijg je één totaaloverzicht van je projectadministratie. En dat is wel zo fijn, want daardoor houd je meer tijd over voor andere zaken.