Goede software staat aan de basis van CRM (Customer Relationship Management) – oftewel relatiebeheer. In een CRM-systeem organiseer en beheer je alle contacten, relaties en klanten van je organisatie.
Waarom is dat zo belangrijk? En wat zijn de voordelen als je je relaties beheert met een goed CRM-systeem? AFAS legt het uit.
Met een CRM-systeem (of CRM-software) beheer en organiseer je alle relaties van jouw organisatie. Met de nadruk op alle, want ook leveranciers, prospects en collega’s sla je op in dit systeem.
In CRM-software staan gegevens van al deze personen overzichtelijk bij elkaar, op één locatie. Zoek je de contactgegevens van potentiële klant A? Of wil je zien wat de status is van het contract met leverancier B? Een CRM-systeem geeft je met één muisklik een helder beeld van iedere relatie. Zo bespaar je kostbare tijd.
Sommige CRM-software gaat nog een stapje verder. Daarmee stroomlijn en automatiseer je ook de bijbehorende processen. Denk aan dossiervorming, facturatie, het vastleggen van contacten of het ophalen van openbare gegevens. Verander je iets op plek 1, dan werkt de software alle informatie ook op plek 2 en 3 automatisch bij – zonder extra invoerwerk. Ook maakt CRM-software zaken als marketing- en verkoop inzichtelijk.
Goede CRM-software heeft allerlei voordelen. In dit blog nemen we de vier belangrijkste voordelen met je door:
Je hebt een helder beeld van alle relaties
Het klinkt misschien logisch, maar het grootste voordeel van een CRM-systeem is dat je je relaties eindelijk duidelijk in kaart hebt. Geen losse notities meer over terug te bellen klanten. Of nieuwe Excel-bestanden die op een niet-verbonden laptop staan, in plaats van in de cloud. Met een CRM-pakket raak je die belangrijke informatie nooit weer kwijt. En is alle informatie altijd up-to-date.
Hoe dat komt? Door de dossiers die je opbouwt. Daarin staat alles opgeslagen, van meetings en offertes tot aan facturen. En heeft jouw CRM-oplossing een handige mobiele app? Dan kun je activiteiten rondom een relatie altijd en overal raadplegen en aanvullen, zelfs wanneer je onderweg bent.
Door die volledigheid schept een CRM-systeem helderheid in ieder proces dat met relaties te maken heeft. Ook op het gebied van sales forecasting levert dat interessante inzichten op. Want met informatie over je potentiële klanten en hun verwachtingen kun je beter sturen op targets. Bovendien geeft goed relatiebeheer je ook inzicht in zaken die normaal lastig zijn te meten, zoals mogelijke toekomstige verkopen en marketingactiviteiten.
Een CRM-systeem bespaart je vooral heel veel tijd en dus kosten. Geen verloren Post-Its meer of verloren tijd aan het doorzoeken van de Download-folder. Met CRM is alle klantinformatie slechts een paar klikken weg.
Het CRM-systeem van AFAS biedt veel standaardfunctionaliteiten, maar zit ook vol met geavanceerde tools, waaronder forecasting en sales automation.
In principe zijn er twee typen CRM-systemen: losstaand (ook wel best of breed genoemd) of een CRM-systeem als onderdeel van ERP-software.
Best of breed-tools zijn gericht op één bedrijfsproces – bijvoorbeeld CRM, HR of financiën. Op zichzelf is best of breed een prima oplossing. Het nadeel is alleen dat het lastig is te koppelen met andere tools. En als iedere afdeling met een andere oplossing werkt... Je raadt het al. De tools leveren op hun eigen eilandje goed werk, maar je hoeft niet te rekenen op bedrijfsbrede oplossingen. Met dubbele of driedubbele invoer van gegevens en hogere kosten voor de organisatie tot gevolg.
Als je kiest voor één softwarepakket, sluiten alle onderdelen naadloos op elkaar aan. Daarnaast hoeven medewerkers maar aan één pakket te wennen, in plaats van aan verschillende tools. Het nadeel is dat het even wat werk kost om alles te implementeren. Die tijd moet je wel hebben. Maar: als het hele pakket eenmaal staat, ben je klaar. En is er toch iets heel specifieks wat alleen een best of breed-oplossing kan? Dan kun je die alsnog koppelen.
Bij een klein bedrijf (tot zo’n 15 medewerkers) kun je nog kiezen voor allemaal losse pakketten. Voor grotere organisaties is deze werkwijze niet houdbaar. Dan is één softwarepakket veel toekomstbestendiger, en uiteindelijk ook stukken voordeliger.
Maak voor jezelf de afweging. Aan de ene kant biedt een ERP-systeem tal van voordelen ten opzichte van best of breed, maar kent het wel de nodige implementatietijd. Misschien ben je daar nu nog niet aan toe. Toch is dat het uitzoeken waard!
Een goed CRM-systeem scheelt organisaties vaak bakken met werk. Vooral als je het integreert met overkoepelende ERP-software. Dan vormt relatiebeheer de basis voor al je bedrijfsprocessen. Een behoorlijk goed uitgangspunt, want uiteindelijk draait alles in je bedrijf om de relatie met relaties. Van prospect en klant tot leverancier en collega. Het gevolg?
Door relatiebeheer te beschouwen als de basis van je bedrijfsprocessen, zet je je contacten centraal, en dat waarderen ze. Persoonlijke aandacht, niet eindeloos wachten op antwoord. Dit zijn precies de dingen die voor klanten doorslaggevend zijn om met jou zaken te doen.
Wanneer je de administratieve processen binnen je bedrijf met elkaar verbindt, hoef je informatie nog maar één keer vast te leggen. Data staat centraal opgeslagen, waardoor medewerkers toegang hebben tot de nieuwste gegevens. Zo weet je zeker dat iedereen goed geïnformeerde beslissingen maakt.
De koppeling met andere afdelingen maakt dat administratie probleemloos van afdeling naar afdeling loopt. Van finance naar HR en van logistiek naar de klantenservice. Met geïntegreerde CRM-software stroomt informatie moeiteloos door je bedrijf.
Met AFAS wordt CRM het fundament voor bijna alles processen in je organisatie. Vanaf nu liggen alle contactmomenten met relaties digitaal vast. Dat de daaropvolgende administratie zoveel mogelijk automatisch verloopt, scheelt fouten en kostbare tijd. Wel zo prettig!
Een ERP-systeem en CRM-systeem dragen beide bij aan een efficiënte organisatie. Maar welk systeem doet nu precies wat? En wat heb je eraan? Wij leggen het uit.
Een goede forecast creëert waarde voor de onderneming en biedt betrouwbare informatie over de toekomstige kansen en risico’s. Maar hoe creëer je meerwaarde?