Ordermanagement is vaak een hoop werk. Het zou efficiënt en up-to-date moeten zijn. Maar eerlijk is eerlijk: dat is niet altijd het geval. Een order-management-systeem kan je werk stukken makkelijker maken. In dit blog leggen we uit hoe.
Met een order-management-systeem (OMS) of order-management-software verwerk je orders digitaal en automatisch. Concreet betekent dit dat je het hele proces in software giet: van orders aannemen tot orders verzenden. Hetzelfde geldt voor de processen die daaromheen hangen, zoals inkoop, verkoop en voorraadbeheer.
Order-management bestaat uit talloze ingewikkelde processen en procedures. Dit komt doordat het uiteindelijk niet alleen gaat om het orderproces zelf. Een goed verloop van het orderproces hangt ook af van andere processen en afdelingen. Zo moeten grondstoffen en onderdelen goed worden ingekocht, moeten de voorraden op peil zijn en moet alles financieel onderaan de streep kloppen.
Met een OMS geïntegreerd in een compleet ERP-systeem ondervang je al deze processen. Je digitaliseert en automatiseert je order-management, waardoor je minder handmatig werk uitvoert, minder overtypt in verschillende systemen en minder fouten maakt. Kortom: je maakt het ingewikkelde makkelijk!
Ieder order-management-systeem werkt weer anders en heeft zo zijn eigen sterke punten. Goede software heeft in ieder geval de volgende voordelen:
Houd je alles nog bij in een Excel-bestand? Dan weet je dat dit foutgevoelig is en bakken met werk kost. Vaak ben je grote hoeveelheden informatie aan het overtypen. In plaats daarvan kun je beter alle gegevens rondom orderprocessen in het centrale systeem zetten. Je integreert dan het hele proces in de software, van bestelling tot levering en van stuklijst tot product. Doordat de software alle benodigde gegevens heeft, kunnen deze processen worden geautomatiseerd in workflows. En het voordeel van een order-management-systeem: je boekhouding zit er bij in. Deze zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden!
Doordat alle info digitaal op een centrale plek is opgeslagen, is alles altijd up-to-date. En dat geldt niet alleen voor bestellingen, maar ook voor de processen eromheen. Je weet altijd hoe het ervoor staat met voorraden en logistieke processen, omdat ook die gegevens in het systeem staan. Zo kun je sturen op de meest actuele data.
Daarnaast bevat goede software dashboards. Deze maken op een visuele manier al je data inzichtelijk. Zo kun je trends van het afgelopen jaar zien en voorspellingen checken. Of in een oogopslag zien hoe het ervoor staat met de voorraad, betalingen en het betaalgedrag van je klanten. In plaats van sturen op onderbuikgevoel, baseer je je keuzes op keiharde data.
Klanten hebben een eigen omgeving: het klantenportaal. Hierin kunnen zij zelf hun gegevens bijhouden en kun jij informatie met hen delen. Ze kunnen daar bijvoorbeeld facturen inzien en offertes accorderen. Dat scheelt een hoop heen en weer mailen.
In het bestelportaal heb jij weer contact met je leveranciers. Je kunt hier (geautomatiseerd) inkoopoffertes klaarzetten, waarop zij een offerte kunnen aanbieden. Dit kun je makkelijk voor meerdere leveranciers doen, waardoor je altijd een actueel beeld hebt van de beste inkoopopties.
Ten slotte koppel je het het ERP-systeem met OMS eenvoudig aan bijvoorbeeld je eigen webshop of je MRP-systeem. Dubbel werk? Nergens voor nodig. Door de naadloze koppelingen worden gegevens moeiteloos over en weer uitgewisseld. Zo staat alle info alsnog handig bij elkaar.
Met ordermanagement in AFAS Software krijg je weer grip op je handels- en productieprocessen. Het proces van bestelling tot levering en van stuklijst tot product is geïntegreerd onze ERP-software. Zo automatiseer je processen, heb je een actueel beeld van je voorraad bij in- en verkoop en weet je altijd wat je marge is. En dit allemaal vanuit één online systeem.
Als ondernemer in de logistiek ben niet alleen bezig met groeien, maar wil je ook de marge verhogen en een uitstekende dienstverlening leveren. Het is dan ook niet gek dat logistieke bedrijven de laatste jaren massaal overstappen op een logistiek ERP-systeem.
Een slim voorraadbeheersysteem is voor verschillende bedrijven de basis van een soepele bedrijfsvoering. We leggen je graag uit hoe en waarom.