Ga je te snel door je voorraden heen? Of puilen de magazijnen juist uit van overtollige grondstoffen?
Efficiënt voorraadbeheer is cruciaal voor het succes van productiebedrijven. Slimme MRP (materiaalbehoefteplanning), gekoppeld aan je ERP-systeem, helpt je hierbij.
Als productiebedrijf wil je dat je processen als een geoliede machine lopen. Snel en efficiënt, zonder problemen onder de motorkap. Het succes van je organisatie leunt zwaar op hoe goed jij je voorraden beheert. Worden bepaalde materialen niet tijdig geleverd, dan gaan de toeren van je motor naar beneden. Of erger: de hele machine valt stil.
Steeds meer processen worden gedigitaliseerd en geautomatiseerd. Ook voorraadbeheer heeft baat bij zo’n upgrade. Dankzij een precieze inschatting van de materiaalbehoefte verlopen productieprocessen soepeler dan ooit. Door je MRP-systeem te koppelen aan het ERP-systeem, is je voorraadbeheer helemaal klaar voor de toekomst.
Het populaire online magazine INC. geeft de volgende definitie van een MRP-systeem:
“Material requirements planning (MRP) is een computergebaseerd voorraadbeheersysteem. Het helpt bij het plannen en plaatsen van orders voor componenten van eindproducten, zoals grondstoffen. De benodigde voorraad hangt af van het productieniveau van het eindproduct.”
Een MRP-systeem dient als digitaal planbord. Gekoppeld aan je ERP-systeem toont het de in- en verkoopdata en weet je precies wanneer welke artikelen, projecten of onderdelen moeten worden geleverd, gemaakt en ingekocht.
Al zolang mensen producten produceren, is het inschatten van voorraadbehoeftes een cruciaal proces geweest. Dit is niet alleen gelinkt aan voorraad, maar ook aan productie en output. Voor bedrijven in de maakindustrie heeft het nauwkeurig plannen van voorraden dan ook een grote impact op het algehele succes van de onderneming.
Ga maar na. Als je de voorraadbehoefte onderschat, beschik je over te weinig grondstoffen. Dan kun je niet meer voorzien in de behoefte van je klanten. Je loopt het risico dat ze het product ergens anders gaan zoeken. Misschien wel bij je concurrent.
Overschat je de behoefte en zit je met voorraden die je niet kwijt kunt? Ook dan heb je een probleem. De opslag van materialen kost geld. In het ergste geval moet je zelfs grondstoffen weggooien.
Een MRP-systeem, ook wel materiaalbehoefteplanning genoemd, is onmisbaar voor efficiënt voorraadbeheer. Het systeem voorspelt automatisch de voorraadbehoefte van je grondstoffen en materialen. De software berekent op basis van de vraag naar het eindproduct welke grondstoffen er op welk moment nodig zijn. Zo krijg je een constante aanvoer van benodigdheden. Door de koppeling met een ERP-systeem zijn al je bedrijfsprocessen op elkaar afgestemd. Automatisch, efficiënt en papierloos – wij houden ervan.
Ook al verschillen de afkortingen maar een letter, toch zijn ERP- en MRP-systemen verre van hetzelfde.
Een ERP-systeem brengt bedrijfsprocessen en belangrijke informatie van verschillende afdelingen in een organisatie samen. Het ondersteunt, standaardiseert en automatiseert alle processen in je bedrijf. Wij noemen een ERP-systeem daarom ook wel het hart van je organisatie.
Een MRP-systeem ondersteunt en automatiseert ook bedrijfsprocessen, maar dan specifiek voor het productieproces. Door inzichtelijk te maken wanneer je welke materialen nodig hebt, draagt MRP-software bij aan een geoliede workflow in de productiehal.
Productie is een van de vele processen binnen je organisatie. Andere procedures en afdelingen hebben direct en indirect met dit proces te maken. Miscalculaties in de bevoorrading raken ook de rest van je organisatie. Denk bijvoorbeeld aan Inkoop, HR of Finance. Alles hangt met elkaar samen en dus is een soepele samenwerking tussen je systemen cruciaal. Dit werkt beide kanten op. Aan de ene kant hangen in- en verkoop af van je voorraadbeheer. Andersom beïnvloedt voorraadbeheer weer de in- en verkoop en dus ook je marges. De integratie van alle bedrijfsprocessen, inclusief het productieproces, creëert een hoge mate van efficiency.
Als je zoekt naar MRP-systemen, valt het op dat er twee types zijn: MRP 1 en MRP 2.
Bij MRP 1 hebben we het over Material Requirements Planning. Dit is in feite wat we tot nu toe hebben beschreven. MRP 1 gaat over de aanvoer van verschillende materialen. Er wordt gebruik gemaakt van een stuklijst, ook wel een ‘parts breakdown list’ genoemd. Deze lijst geeft aan uit welke componenten een product bestaat. Op basis van die lijst worden de bestellingen gedaan.
MRP 2 is later ontwikkeld en gaat een stapje verder dan MRP 1. In plaats van alleen te kijken naar de benodigde grondstoffen (required materials) voor productie, worden bij MRP 2 ook mensen en machines meegenomen. MRP 2 wordt daarom ook wel Manufacturing Resources Planning genoemd.
De voordelen van een MRP-systeem hebben vooral te maken met efficiëntie. Zo krijg je door de slimme productiesoftware tijdig de juiste materialen binnen – het productieproces loopt geen vertraging op. Maar er is meer. Want door een precieze inschatting van wat je nodig hebt, voorkom je ook dat je met overtollige voorraad komt te zitten.
En wat te denken van je klanten? Jouw productieproces is immers ook van invloed op je afnemers. Zij verwachten dat hun producten op tijd worden geleverd. Daarnaast zorgt optimaal gebruik van middelen voor lagere investeringskosten. Kortom: een nauwkeurige materiaalbehoefteplanning is goed voor jou en je klanten. Iedereen wint.
Ook al kan een MRP-systeem als standalone functioneren, de koppeling met een bestaand ERP-systeem verhoogt je algehele bedrijfsefficiency nog verder. Van inkoop en warehousing tot aan personeelsplanning en het uitbetalen van crediteuren – alle processen hebben invloed op elkaar. Door MRP onder te brengen in je ERP-systeem, breng je deze samenhangende bedrijfsprocessen ook in je software samen.
Werken vanuit MRP biedt veel voordelen. Toch moet je op sommige dingen extra letten als je een MRP-systeem wilt implementeren.
Om een nieuw systeem maximaal te benutten, hebben eindgebruikers training nodig. Ze moeten leren werken met de software. Dit kost tijd en geld. Daarnaast roept het in gebruik nemen van nieuwe software soms weerstand op. Medewerkers zijn gewend aan het huidige systeem. Toch leert de ervaring dat ze uiteindelijk de voordelen inzien van de nieuwe software.
Ook al is het begin lastig, automatisering biedt je organisatie aanzienlijke kansen. Niet alleen gaat de kwaliteit van het werk omhoog, ook handmatig werk van collega's verdwijnt. Daardoor kunnen zij leuker en zinvoller werk doen.
Een MRP-systeem is onmisbaar voor het productiebedrijf van de toekomst. In een wereld met flinterdunne marges is een efficiënte bedrijfsvoering cruciaal. MRP draagt daaraan bij. Het is geschikt voor bedrijven in sectoren als machinebouw en elektronica, maar ook in de voedingsindustrie. Een MRP-systeem helpt uiteenlopende organisaties om de voorraden laag te houden en op tijd te leveren.
Voorraad, inkoop, verkoop, orderbeheer, boekhouding, CRM en HRM zijn allemaal geïntegreerd in één ERP-systeem voor productiebedrijven en industriebedrijven. Het hele proces van inkoop, assemblage tot het magazijn leg je vast in AFAS. Dankzij slimme automatisering beperk je de administratieve lasten. En met de standaard meegeleverde dashboards weet je dan altijd hoe je er voor staat!
Inkoop, verkoop, voorraad en productie van goederen, je kunt het allemaal doen vanuit één logistiek systeem. En je kunt je voorstellen dat daar (automatiserings)voordelen aan zitten.
Wat maakt dat het ene handelsbedrijf succesvoller is of sneller kan groeien dan het andere? Een goed product vermarkten is één, maar dat is niet het enige onderscheid.