Bij de groei die Interieurbeplanting De Klerk doormaakt past software die de HR-processen stroomlijnt en de administratie minimaliseert. In de afgelopen vijf jaar verdriedubbelde het aantal medewerkers van de specialist in planten tot maar liefst 100. Die wil het familiebedrijf op vooruitstrevende wijze binden en boeien. Werken met AFAS draagt daar sinds begin 2024 aan bij. De voordelen zijn elke dag duidelijk: tijdsbesparing, gebruiksvriendelijkheid en overzicht. En dat smaakt naar meer.
Facilitaire diensten
100
Veldhoven
Januari 2024
HRM
Interview met:
Jos van der Hulst - Algemeen directeur
Karen van de Put - HR-administrateur
Van een leverancier verlangt algemeen directeur Jos van der Hulst dat die kan meegroeien met Interieurbeplanting De Klerk. Dat geldt ook voor de softwarepartners van het bedrijf. Het was de reden dat Jos en zijn HR-team in de loop van 2023 op zoek gingen naar vervangende HRM-software.
‘Ons vorige systeem kon niet meer aan onze wensen voldoen’, vertelt Jos. ‘Wat we wilden bracht veel ontwikkelkosten en haken en ogen met zich mee. Over het HRM-pakket van AFAS hadden we al goede verhalen gehoord van onze accountant. We zijn dat gaan verkennen en zagen dat we vrijwel alle punten van ons wensenlijstje meteen konden afvinken, omdat het standaard in het systeem van AFAS zit.’
Hij geeft een voorbeeld. ‘We hebben recent onze honderdste medewerker verwelkomd. Ruim de helft van die honderd collega’s is onderhoudsmedewerker. Zij onderhouden planten bij klanten door het hele land en komen dus niet dagelijks op kantoor. Het is daardoor een uitdaging om de binding met het bedrijf te behouden. AFAS helpt ons daarbij. In het systeem hebben medewerkers in ons digitale smoelenboek overzichtelijk wie hun collega’s zijn. Ook delen we er eenvoudig informatie voor het hele bedrijf, zoals nieuwsbrieven en nieuwsberichten. Dat we dat allemaal op één plek gebundeld hebben leidt tot veel positieve geluiden op de werkvloer. Niet dat de arbeidsvreugde direct enorm is toegenomen, maar het draagt wel bij aan het hechte team dat we hebben.’
Het zegt alles over de vooruitstrevende manier waarop Interieurbeplanting De Klerk haar HR-activiteiten in de praktijk wil brengen. Het familiebedrijf mag dan vooral dankzij een mentaliteit van hard werken al sinds 1950 ‘groots in groen’ zijn, vandaag de dag ontwikkelt de onderneming zich steeds meer als moderne werkgever met aandacht voor haar mensen. Het is daarom essentieel dat de HR-medewerkers van Interieurbeplanting De Klerk minder tijd besteden aan administratieve werkzaamheden rond verlof, verzuim en contracten. Op dat vlak zijn goede stappen gezet sinds HR-processen geautomatiseerd zijn met de software van AFAS.
HR-administrateur Karen van de Put ervaart de voordelen daarvan dagelijks. ‘De digitalisering van de stukken en de directe koppeling met ons arbosysteem brengen ons veel’, vertelt zij. ‘Neem de indiensttreding van een nieuwe medewerker. Voorheen maakten we het contract, de auto-overeenkomst en andere belangrijke documenten op papier aan. Die moesten fysiek ondertekend worden door de juiste interne persoon en door de nieuwe medewerker. Daarna scanden we die stukken in, evenals het rijbewijs en de legitimatie, waarna we ze digitaal konden opslaan in de personeelsmap. De hard copy-stukken borgen we op in het papieren dossier. Nu doen we dit allemaal vanaf het begin digitaal, in AFAS.’
Gemak dient hierbij de mens. Niet alleen de HR-administrateur, maar ook de nieuwe medewerker en de leidinggevende die een handtekening moet zetten zijn erbij gebaat. Karen: ‘De nieuwe collega vult zelf zijn of haar gegevens aan, uploadt de legitimatie en het rijbewijs. Hierna kunnen wij het digitale contract opmaken en digitaal ondertekenen, waarna de medewerker dit ook doet. Deze stukken worden direct opgeslagen in het dossier. Ook de signalen en taken die vanuit AFAS aangemaakt worden zijn een groot voordeel. De leidinggevende krijgt nu zelf automatisch op tijd een signaal over bijvoorbeeld een aflopend contract, een aflopende proeftijd of jubileumdagen, en kan daar actie op ondernemen.’
Met deze automatiseringsslag wint Interieurbeplanting De Klerk vooral veel tijd. Tijd die het bedrijf kan besteden aan zijn klanten én medewerkers. ‘Honderd procent’, zegt Jos. ‘We kunnen sneller schakelen. Voorheen moest ik fysiek mijn handtekening zetten onder een contract. Als ik nu op pad ben kan ik in een wachtkamer digitaal een contract ondertekenen omdat morgen een nieuwe medewerker begint. Daarvoor hoef ik niet meer naar kantoor, dat is superfijn.’
Ook met de grote papierbesparing is Jos blij. ‘Ik heb een hekel aan verspilling. Dan hoorde ik die printer met dat briefpapier weer ratelen voor nieuwe contracten. Dat is niet nodig. Het kan allemaal digitaal. Dat ervaren we nu met AFAS, we hebben de papiermolen fors teruggedraaid.’
De processen rond verlof en verzuim zijn eveneens ondergebracht in AFAS, met efficiency en tijdwinst als resultaat. ‘Nu hoeven we in het geval van verzuim slechts één melding te doen, omdat dit via AFAS gekoppeld is aan ons arbosysteem’, vertelt Karen. ‘Ook de verlofaanvragen verlopen via AFAS.’
De HR-administratie digitaal op één plek levert voor de HR-medewerkers overzicht op. ‘Dat zorgt ervoor dat we onze personeelsdossiers beter kunnen borgen’, zegt Jos. ‘We hebben één verzamelplaats waar alle administratie overzichtelijk én beschikbaar is. We kunnen precies zien wanneer documenten als contracten, proeftijden of rijbewijzen verlopen en daarop anticiperen. Dat we dat goed kunnen inrichten in AFAS maakt dat we minder op de traditionele en meer op een innovatieve manier met HR bezig kunnen zijn.’
Sterker nog: volgens Jos voelt het alsof hij en zijn collega’s al jaren met AFAS werken. ‘Dat zegt veel over hoe de software in onze organisatie is geland, namelijk heel soepel. Dat begon al met de implementatie. Met behulp van consultants van AFAS is alles door en door getest. Dankzij die goede voorbereiding is de implementatie vloeiend verlopen.’
Samen zetten Interieurbeplanting De Klerk en AFAS momenteel de volgende stappen. Zo moet ook de in-, door- en uitstroom van medewerkers via het systeem gaan verlopen. ‘Ook in het verder faciliteren van onze medewerkers valt nog winst te behalen. De innovatie op HR-gebied moet vooral vanuit die hoek komen.’
De goede ervaringen met AFAS maken dat Jos en zijn team kansen voor de toekomst zien. ‘Kijk, ons bedrijf heeft een eigen cultuur. Wij zijn een familiebedrijf waar nog altijd familieleden en veel loyale medewerkers werken. Daarin zijn we uniek. Maar onze bedrijfsprocessen, van verlofaanvragen tot contractverlengingen, zijn niet uniek. En daarin vind ik dat AFAS ons heeft verrast. Dat wat op onze wensenlijst stond, zit in het pakket. Dat voelt als een cadeau. Het is het onderzoeken waard wat dat nog meer kan brengen met het oog op de toekomst.’
Jos kijkt uit naar de verdere samenwerking. ‘AFAS heeft laten zien met ons te kunnen meegroeien. Ik heb de indruk dat we goed met elkaar matchen, dat we elkaar snappen. Dus als ik AFAS als leverancier moet beoordelen, dan zie ik alleen maar aanknopingspunten voor het vervolg van onze samenwerking.’
Interieurbeplanting De Klerk is al sinds 1950 ‘groots in groen’. Ontstaan als lokale bloemist, heeft het familiebedrijf zich ontwikkeld tot een toonaangevende dienstverlener op het gebied van interieurbeplanting, het onderhoud ervan en kerstdecoraties. De Klerk is gevestigd op een fraaie locatie in Veldhoven aan de A2, die het bedrijf in 2018 heeft betrokken.
De onderneming heeft als missie te zorgen voor duurzame groei voor mens, plant en de wereld. De Klerk werkt grotendeels voor de zakelijke markt (van multinationals tot het mkb en zzp’ers), maar ook particulieren zijn van harte welkom. Het bedrijf is een betrouwbare, klantgerichte en duurzame partner die waarde toevoegt door middel van advies, creativiteit en vakkennis.
Met inmiddels honderd medewerkers is De Klerk zeven dagen per week in de weer. Deze collega’s werken gemiddeld zestien (!) jaar bij het bedrijf. Er heerst een professionele, informele en no-nonsense cultuur met open deuren en transparantie. Medewerkers krijgen ruimte voor eigen initiatief, zelfontplooiing en het opdoen van (vak)kennis.
|
Automatiseer net als Interieurbeplanting De Klerk en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |