Groothuis Bouwgroep wil vandaag de juiste keuzes maken voor morgen. Het familiebedrijf haalt de toekomst naar voren door in te zetten op automatisering. Dat doen algemeen directeur Claudi Groothuis - de derde generatie! - en directeur productie & financieel Hendrik Eikelenboom met een volledig nieuw ingericht ICT-landschap. Belangrijk onderdeel daarvan is de overstap naar de ERP-software van AFAS. Wat dat nu al brengt? Een efficiëntere en eenduidigere manier van werken op basis van altijd actuele en betrouwbare data. En die toekomst? Die komt inderdaad dichterbij. ‘We gaan van registreren naar analyseren.’
Bouw
110
Genemuiden
Mei 2023
ERP
Interview met:
Claudi Groothuis (algemeen directeur)
Hendrik Eikelenboom (CFO & CPO)
Jan van Spijker (Teamleider Financieel)
In de bouwwereld is Groothuis een bedrijf dat vooroploopt met vernieuwingen. Claudi weet nog goed dat de fax zijn intrede deed op het kantoor. ‘Wij waren één van de eersten, dat was wat in die tijd. Later kwam e-mail, daar waren we ook snel bij. Het zit in onze aard om continu nieuwe ontwikkelingen te omarmen.’
Het is dan ook niet verwonderlijk dat juist Groothuis, met honderd medewerkers actief in heel Nederland, grote stappen zet in de verdere automatisering van bedrijfsprocessen. Die ontwikkeling valt niet los te zien van de nieuwe visie op ICT die het bedrijf heeft geformuleerd. Sterker nog, dat is de basis geweest voor de overstap naar het ERP-pakket van AFAS.
‘We zijn 1 januari 2024 live gegaan met AFAS, maar het is goed om dat in de bredere context te plaatsen’, vertelt Hendrik. ‘Uiteindelijk is software geen doel, maar een middel om onze visie te bewerkstelligen. We hebben onszelf de vraag gesteld: hoe willen we onze organisatie toekomstbestendig inrichten als het gaat om ICT? Hoe willen we werken en samenwerken, en hoe zien we de rol van data daarin? We willen de toekomst naar voren halen, zodat we vandaag de juiste keuzes maken voor morgen. Daar hebben we data-integraliteit voor nodig, standaardisatie en efficiëntie, zodat we van registeren naar analyseren gaan.’
Vanuit die visie heeft Groothuis een compleet nieuw ICT-landschap ingericht. De servers, het besturingssysteem, een managementsysteem voor projectdata en een nieuwe ICT-partner voor het beheer. Voor een integrale, eenduidige en efficiënte manier van werken richtte het bouwbedrijf zijn ogen op nieuwe ERP-software.
Hendrik: ‘Het pakket waarmee we werkten was verouderd en werd niet meer voldoende ondersteund. Deze gehele ICT-transitie was het juiste moment voor automatisering van onze bedrijfsprocessen. We zochten een passende oplossing die veel meer is dan een boekhoudpakket alleen.’
Op basis van eerdere ervaringen kwam al snel AFAS in beeld. ‘Sinds 2021 werken wij met de HRM & Payroll-software van AFAS, dus daar hebben we affiniteit mee. Heel eerlijk: dat verliep in die begintijd niet soepel, al had dat meerdere oorzaken. Toch zijn we die optie serieus gaan onderzoeken.’ Claudi heeft daar een aanmoedigende rol in gehad. ‘Ik ken AFAS al langer. Ik mocht er eens rondkijken vanuit een studie die ik volgde en was enorm onder de indruk. Hoe AFAS naar mensen kijkt, de vibe in het pand, het moderne werkgeverschap: ik voelde dat dit bedrijf bij ons zou passen. We delen de manier waarop we naar de wereld kijken. Ik was dus al fan van AFAS. Maar veel belangrijker dan dat is dat onze organisatie die keuze draagt. Ik kan van alles willen, onze mensen moeten met het systeem werken en er waarde aan toevoegen.’
Een grondige verkenning onder leiding van Teamleider Financieel Jan van Spijker volgde. ‘We hebben een werkgroep samengesteld en zijn gaan kijken bij bouwbedrijven die al met AFAS werken’, vertelt Jan.
‘We zijn hun processen langsgegaan: wat past het beste bij onze toekomstvisie? De vele mogelijkheden die AFAS biedt waren een eye-opener. Alles wat je maar wenst kun je instellen. En de ingerichte workflows zorgen vervolgens voor grip op processen, dankzij de eenduidige werkwijze en borging van kwaliteit. Kijk, dan heb je een schaalbaar systeem waarmee je als organisatie verder kunt groeien.’
Het was duidelijk: de keuze viel op AFAS. Groothuis pakte door met de implementatie, die tussen de zomer en de kerst van 2023 plaatsvond. Met succes. Inkoop, financieel, CRM, projecten, ordermanagement: al die processen zijn ondergebracht in het nieuwe systeem. Jan: ‘De implementatie is goed en effectief verlopen, al wil dat zeker niet zeggen dat het vanzelf ging. Het was een intensieve periode. We hebben twee medewerkers volledig vrijgemaakt die samen met key users met de implementatie aan de slag zijn gegaan. We zijn erg tevreden over de inbreng van de consultants van AFAS daarbij. Na de kerstvakantie was alle data overgeheveld naar ons nieuwe systeem en konden we direct verder draaien.’
Een spannende tijd, maar vier maanden later maakt de organisatie de eerste positieve balans op. ‘We zijn tevreden met waar we nu staan’, zegt Hendrik. ‘Natuurlijk leren we nog steeds, het gaat met vallen en opstaan. Dat is logisch bij zo’n impactvolle overstap. Maar uiteindelijk is iedereen tevreden met de keuze die we hebben gemaakt. Onze mensen zien de vooruitgang en de mogelijkheden die werken met AFAS ons biedt.’
Wat werken met deze bouwsoftware de organisatie van Groothuis nu al brengt? Hendrik: ‘Processen verlopen efficiënt en effectief. We hebben al best veel workflows ingericht en dat loont. De integraliteit van onze data in één systeem is een groot voordeel. Neem contractmanagement. Al onze inkoopcontracten volgen één digitaal proces, compleet met ondertekening en goedkeuring. Onze inkooporders zijn nu gekoppeld aan relatiebeheer. En onze CRM is nu altijd up-to-date, want het wordt gevoed door een database met data die actueel en kloppend is.’
Dankzij de automatiseringsslag met AFAS is het aantal handmatige handelingen enorm verminderd, vertelt Jan. En dat levert diverse voordelen op. ’Nu we bijvoorbeeld het proces van ordermanagement ingericht hebben in het systeem weten we zeker dat het goed doorlopen is. Voorheen bleef het mensenwerk en zweefden contracten nog weleens rond. Dan moesten we ervoor zorgen dat de juiste persoon het juiste contract onder ogen kreeg. Nu zit het in een workflow en staat erbij wie het contract wanneer moet ondertekenen. Dat biedt zekerheid. En ook efficiëntie. Daardoor zijn banen in onze organisatie aan het veranderen. Voor iemand die voorheen een controlerende functie in het inkoopproces had ontstaat tijd. Hoe gaan we die ten gunste van de organisatie inzetten? Welke nieuwe rollen komen er in de toekomst bij? Dat zijn bijzondere vraagstukken.’
Of ze bij Groothuis ook al meer grip op bouwprojecten ervaren? Die ontwikkeling zit er wel aan te komen, zegt Hendrik. ‘Zeker nu alle processen gestroomlijnder en eenduidiger verlopen en we over actuelere en betrouwbaardere financiële cijfers beschikken. De volgende stap is dat we daarmee meer gaan sturen op het verlagen van faalkosten. Door analyses te maken op basis van data en KPI’s in dashboards kunnen we verwachtingen en doelen straks dichterbij elkaar brengen. Dan gaat het systeem dus ook bijdragen aan onze verbetercultuur.’
De basis staat, de kinderziektes zijn eruit. De tijd van doorontwikkeling is aangebroken. ‘Er zit een enorme potentie in het systeem zoals wij het nu hebben ingericht. Steeds een beetje meer gaan we die potentie benutten.’ De toekomstvisie van Groothuis blijft daarbij leidend. ‘We gaan bijvoorbeeld meer naar businesscontrolling toe. Onze KAM en financiële afdeling gaat dankzij het nieuwe systeem meer datagedreven werken en sturen vanuit trendanalyses. Zij gaat onze organisatie op basis van alle data in ons systeem een spiegel voorhouden. In plaats van de kosten gaan we het steeds meer hebben over de opbrengsten. Dat zijn waardevolle ontwikkelingen voor ons bedrijf.’
Stap voor stap benut Groothuis de mogelijkheden die AFAS biedt. ‘Wij weten ook dat het morgen niet klaar is. Het blijft een continu proces van optimalisatie.’ Claudi vindt het daarbij bewonderenswaardig hoe de organisatie meebeweegt. ‘Het is nogal een transitie. Er is een enorme wil om de verbetering voor de toekomst te zien. Dat vind ik heel knap van ons team.’
Mooi voorbeeld is hoe medewerkers op de bouwplaats met de AFAS Pocket app werken. Uren boeken, declaraties indienen, verlof aanvragen, loonstroken inzien: ze doen er van alles mee. Uitvoerders kunnen via de app direct een uitvoerdersbon verstrekken. ‘Zeker het uitschrijven van bonnen via de app is een efficiencyslag. Voorheen waren daar veel handelingen mee gemoeid, nu gaat het twee keer zo snel.’
Aan de horizon gloort verdere groei voor Groothuis Bouwgroep. De software van AFAS ondersteunt die ontwikkeling.
Claudi: ‘In de utiliteitsbouw kunnen we steeds complexere en grotere bouwprojecten aan. Ons nieuwe systeem maakt dat mede mogelijk. Het is heel schaalbaar. Als we een nieuwe medewerker verwelkomen hoeven we niet na te denken waar een contract naartoe moet. Dat is gestandaardiseerd in het systeem. Dat is heel fijn werken. En het biedt veel kansen voor de toekomst. We hopen dat AFAS ook van ons blijft leren, zodat we de doorontwikkeling samen kunnen vormgeven.’
Alles bij elkaar maakt dat het team van Groothuis blij is met het nieuwe systeem en de samenwerking met AFAS. ‘De software voldoet aan onze verwachtingen en biedt nog zoveel mogelijkheden. AFAS is een leuke en inspirerende club. Ze gaan uiterst correct met klanten om. We ervaren een klik en dat is fijn. Een samenwerking moet een doel hebben en effectief zijn, maar uiteindelijk is plezier ook heel belangrijk.’
Groothuis Bouwgroep is een familiebedrijf in hart en nieren, gesticht en gevestigd in Genemuiden, vlakbij Zwolle. De geschiedenis van de onderneming voert terug naar 1959, het jaar waarin Willem en Trijn Groothuis hun onderneming startten. Hun zoons Siebren, Wim en Henk bouwden Groothuis Bouwgroep uit en inmiddels zijn Claudi, Bert Jan, Jeroen en Wim als de derde generatie verantwoordelijk voor het familiebedrijf.
Inmiddels is Groothuis Bouwgroep uitgegroeid tot een innovatieve partner die vastgoedoplossingen biedt voor vandaag en morgen. Betrokkenheid, nieuwsgierigheid en de drive om het elke dag beter te doen kenmerken de onderneming.
Ondernemerschap is voor Groothuis Bouwgroep rentmeesterschap. Daarom draagt het bedrijf bij aan een duurzame leefomgeving en realiseren het vastgoedoplossingen voor nu én voor later. Wat dat betekent? Samen met opdrachtgevers en gebruikers verder kijken, verder denken en verder zijn.
Automatiseer net als Groothuis Bouwgroep en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |