Na twee jaar werken met de software van AFAS heeft Kees Smit Tuinmeubelen ‘de basis goed op orde’ en al grote efficiencyslagen gemaakt. Nu is het tijd voor strategische onderwerpen, zoals competentiemanagement en performance management. “Werkplezier is voor onze organisatie echt een topprioriteit.”
Retail
450 medewerkers
Amersfoort & Almelo
25 mei 2018
HRM/Payroll
Interview met:
Rik Kokhuis (HR-manager)
De afgelopen jaren heeft Kees Smit Tuinmeubelen een forse groei doorgemaakt. Toen negen jaar geleden met Henk Smit de derde generatie van het familiebedrijf aan het roer kwam, telde het bedrijf ongeveer dertig medewerkers. Anno 2020 zijn dat er op de piek ongeveer 450, uitzendkrachten niet meegeteld. Die snelle groei vroeg op enig moment om een vorm van personeelsmanagement. In 2014 ging de afdeling Personeelszaken bij Kees Smit Tuinmeubelen van start. Een volgende stap naar een professionele HR-afdeling werd begin 2018 gezet toen Rik Kokhuis als HR-manager werd aangesteld. Kokhuis kende de organisatie al uit een vorige functie waarin hij als extern HR-adviseur bij Kees Smit Tuinmeubelen over de vloer kwam. Dat het bedrijf in die periode de snelle groei (zoals een tweede vestiging in Amersfoort en uitbreiding in Almelo) goed doorstond, schrijft Kokhuis toe aan het sterke gevoel van loyaliteit onder medewerkers van het familiebedrijf. “Als er ergens in de organisatie gaten vielen, waren er altijd wel mensen bereid om bij te springen”, blikt hij op de afgelopen periode terug. “Ik ben ervan overtuigd dat met name onze trouwe medewerkers de groei van onze organisatie mede mogelijk hebben gemaakt.”
Met de groei kwamen er veranderingen; de organisatie professionaliseerde. Er kwam een managementteam, er werd externe kennis binnengehaald. “Medewerkers zijn ons belangrijkste kapitaal, dus is het belangrijk om te investeren in HR”, legt Kokhuis uit. “Onze organisatie was op zoek naar kwalitatieve HR-software, zodat de HR-afdeling geen operationele administratieve handelingen meer hoefde te verrichten. In plaats daarvan wilden we ons bezighouden met activiteiten die echt waarde toevoegen.” In die periode werkte Kokhuis overigens nog als extern adviseur. Opmerkelijk genoeg verzorgde hij in die externe rol bij Kees Smit Tuinmeubelen een demonstratie van een pakket voor salaris- en personeelsadministratie. In de tweede demoronde was Kokhuis opnieuw van de partij, maar nu als medewerker van Kees Smit Tuinmeubelen. Uiteindelijk viel de keuze voor HR- en Payrollsoftware uit in het voordeel van AFAS.
Dat AFAS net als Kees Smit Tuinmeubelen een familiebedrijf is, zal bewust of onbewust zeker hebben meegespeeld, vermoedt Kokhuis.
“Onze kernwaarden zijn kennis, samen, aandacht, passie en positief verrassen. Daarvan zie ik bij AFAS ook wel het nodige terug, zoals passie en trots. En dat we bijvoorbeeld successen nooit individueel vieren, maar altijd met elkaar.”
Met de ingebruikname van de HR- en Payrollsoftware heeft Kees Smit Tuinmeubelen vol ingezet op employee en manager self service. “Dat we HR in de lijn belegden was nogal een omslag voor ons bedrijf”, zegt Kokhuis. “Medewerkers en managers gingen het systeem vullen met hun eigen gegevens. Dan hoeven wij van HR die data niet ook nog eens in te voeren. We hoeven alleen te controleren of de invoer compleet en correct is.” Kokhuis erkent dat deze nieuwe manier van werken voor collega’s in de organisatie ‘behoorlijk wennen’ was. “Het werd aanvankelijk gezien als een vorm van HR-corvee. Logisch, want men was gewend dat de HR-afdeling dit werk uitvoerde. Gelukkig vindt men het inmiddels steeds meer de normaalste zaak van de wereld en ziet men de voordelen er van in.
"Het is gewoon heerlijk werken met HR en Payroll."
Kokhuis heeft zich gedurende de implementatie en de daarop volgende optimalisatie van de software altijd zeer betrokken getoond. “Ik wilde precies weten wat er gebeurde want ik dacht: hier is wat te halen. Ik was en ben ervan overtuigd dat de software ons verder gaat brengen. Gelukkig zien de collega’s dat nu ook”, aldus Kokhuis die niet ontkent dat er eerder soms sprake was van enige weerstand in de organisatie. “Als je leidinggevenden in het voor ons superdrukke voorjaar vraagt om zelf verzuimmeldingen in het systeem in te voeren, weet je dat ze niet staan te applaudisseren. Maar als je ze meeneemt in waarom wij dat graag willen, zodat ze hiermee beter inzicht krijgen in het verzuim op hun eigen afdeling en hiermee gericht aan de slag kunnen, dan zijn ze om.”
Het brengt Kokhuis bij de belangrijkste tip die hij andere organisaties wil meegeven. “Als je een HR-pakket in gebruik neemt, geeft dat verandering in de organisatie. Die verandering moet je goed managen en dat hebben wij ons vooraf terdege gerealiseerd. Maar nu ik terugkijk, denk ik dat we er misschien nog meer aandacht aan hadden kunnen besteden. Dat is voor mij wel een belangrijke les.”
Bij Kees Smit Tuinmeubelen heerst een cultuur van onderlinge betrokkenheid en omkijken naar elkaar. Dat vertaalt zich in het oog hebben voor het lief en leed bij collega’s. Bij jubilea, verjaardagen en andere bijzondere momenten die vooraf bekend zijn, ontvangt de betrokken medewerker een kaartje, bos bloemen of een andere attentie.
“Uiteraard zijn deze bijzondere momenten ingericht in AFAS, zodat een automatische melding snel tot de juiste actie kan leiden. Het zorgt er tevens voor dat medewerkers op verschillende locaties dezelfde behandeling krijgen.”
Dat geldt trouwens ook voor oproepkrachten. Net als vaste medewerkers ontvangen zij een uitnodiging voor een introductiebijeenkomst waar onder andere de algemeen directeur hen laat kennismaken met Kees Smit en het ‘Kees Smit-gevoel’. Kokhuis: “Belangrijk, omdat wij vinden dat iedereen binnen de organisatie moet weten waar wij als Kees Smit voor staan, zodat onze klanten op de juiste manier geholpen kunnen worden.”
Voor werving en selectie maakt Kees Smit Tuinmeubelen geen gebruik van OutSite in zijn normale vorm. De organisatie heeft OutSite omgebouwd tot een indiensttredingsportaal. “De reden voor deze aanpak is dat Kees Smit Tuinmeubelen nog geen ‘werken bij’-webpagina heeft” legt Kokhuis uit. “Dit is nog wel een vurige wens trouwens. Hopelijk kunnen we dit op korte termijn realiseren.” Volgens de huidige werkwijze voert een sollicitant zelf zijn of haar gegevens in en vult de leidinggevende die aan. Vervolgens controleert HR de gegevens en wordt er automatisch een arbeidscontract gegenereerd. In feite loopt het bedrijf daarmee voorop op de release van Profit 15.
Kees Smit Tuinmeubelen beschikt voor de interne communicatie over een eigen intranet. Via InSite kunnen medewerkers wel declaraties indienen, net als via de AFAS Pocket app. Verlof is weer een ander verhaal, dan maakt deel uit van een afzonderlijk urenregistratiesysteem dat overigens wel weer is gekoppeld aan AFAS. Een eigen applicatiebeheerder voor AFAS heeft het bedrijf nog niet. Het is wel de bedoeling dat een inmiddels aangetrokken medewerker het beheer over enige tijd (deels) voor zijn rekening neemt. Momenteel maakt de organisatie gebruik van externe ondersteuning van de helpdesk. “We schieten regelmatig incidenten in en daarop volgt altijd een snelle reactie. Daarover hebben we geen klagen”, aldus Kokhuis die verschillende cursussen heeft gevolgd. Naast de cursus basisvaardigheden volgden hij en een collega trainingen op het gebied van procesbeheer, workflows en rapporten en analyses.
Wat het werken met AFAS tot op heden onder de streep concreet heeft opgeleverd, zegt Kokhuis niet in harde cijfers te kunnen uitdrukken. “Maar ik durf de stelling wel aan dat we op het gebied van in-, door- en uitstroom grote efficiencyslagen hebben gemaakt. Neem alleen al het feit dat we in de eerste helft van dit jaar 154 nieuwe medewerkers hebben aangenomen. In het verleden moesten wij alle gegevens van die nieuwkomers in verschillende systemen verwerken. Nu is sprake van eenmalige invoer in de vorm van een samenspel tussen kandidaat-werknemer en leidinggevende.
"De ballast van operationele handmatige activiteiten is gelukkig verdwenen."
“Nu we qua taken en verantwoordelijkheden de basis goed op orde hebben, gaan we aan de slag met dashboards met ken- en stuurgetallen”, stelt Kokhuis. “De kwaliteit en waarde van beslissingen nemen toe wanneer we gebruik gaan maken van data-analyse. Als we van strategische waarde willen zijn, moet de afdeling HR hierin mee.” In de praktijk komt dat neer op het produceren van overzichten van bijvoorbeeld verzuim, salaris, loonkostenontwikkeling, in- door- en uitstroom en opleidingskosten.”
Alleen het draaien van deze overzichten zal overigens niet voldoende zijn, realiseert Kokhuis zich. “Van HR zal verwacht worden dat de afdeling het vermogen heeft om deze informatie te analyseren en hierover te adviseren. Wanneer we nog verder in de toekomst kijken, denk ik aan strategische analyses of zelfs voorspellende analyses op het gebied van HR. Zo ver zijn we nog niet, maar de software van AFAS kan ons hier wellicht bij helpen.” Voor de nabije toekomst verwacht Kokhuis zich tevens bezig te gaan houden met strategische onderwerpen als competentiemanagement en performance management. “Daar heb ik hoge verwachtingen van omdat we daarmee het werkplezier van alle collega’s kunnen vergroten. Voor onze organisatie is dat echt een topprioriteit. Het is mooi dat dat de HR-software daar een wezenlijke bijdrage aan kan leveren.”
Een wens die nog leeft bij Kokhuis is de invoering van digitaal ondertekenen. Dat dit nog niet is gebeurd, is opvallend genoeg een direct gevolg van de bedrijfscultuur. “Het ondertekenen van bijvoorbeeld een arbeidscontract beschouwen wij bij Kees Smit Tuinmeubelen als een feestelijke gebeurtenis. Traditiegetrouw hoort daar een natte handtekening bij. Maar ik denk dat een feestje bouwen en digitaal ondertekenen elkaar niet hoeven uit te sluiten. Daar verzinnen we wel wat op.”
Kees Smit Tuinmeubelen is al drie generaties een écht familiebedrijf. Waar opa Henk in 1942 begon als marskramer, specialiseerde zijn zoon Kees zich na de overname van de zaak in 1972 in de verkoop van tuinmeubelen. In 1990 werd de huidige showroom in Almelo geopend, in 2007 gevolgd door een groot magazijn met een opslagruimte van 15.000 m2 in dezelfde plaats. In 2012 opende het bedrijf de eerste webwinkel in Nederland en een jaar later werd de tweede showroom, in Amersfoort, geopend. Inmiddels verkoopt het bedrijf online ook tuinmeubelen in België en Duitsland. Bij de organisatie werken ongeveer 450 medewerkers in vaste dienst.
Automatiseer net als Kees Smit Tuinmeubelen en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |