Net als voetballers wil de KNVB zichzelf elke dag verbeteren. Goed voorbeeld is het gebruik van de software van AFAS. Om daar het maximale uit te halen heeft de voetbalbond begin 2024 gekozen voor de First Class-dienstverlening, waarbij operationele en strategische ondersteuning centraal staat. De eerste stappen zijn gezet, met meer persoonlijke aandacht, kennis en inspiratie als resultaat. En zoals elke winst maakt dat hongerig naar meer.
Sport
500+ medewerkers
Zeist
2008
ERP
Bert Trappel (Functioneel beheerder)
Jasper Beekwilder (Head of Technology)
Dat AFAS als software-oplossing een belangrijke rol speelt in de organisatie van de KNVB, maakt een grote poster in de kantine van de KNVB Campus in Zeist duidelijk. Daarop is namelijk het digitale ecosysteem van de voetbalbond te zien, met een prominente positie voor AFAS. Naast Microsoft en KPN is AFAS één van de Tech-partners binnen de organisatie, om precies te zijn voor de processen van mens & cultuur, financieel, licentiezaken en ordermanagement.
En dat al vijftien jaar lang. Functioneel beheerder Bert Trappel heeft aan de wieg gestaan van de samenwerking. Hij herinnert zich nog goed waarom de KNVB in 2008 met AFAS is gaan werken. ‘Het was in die tijd belangrijk dat we een loonstrook digitaal konden versturen’, vertelt hij. ‘We hadden hier toen nog dozen vol papieren loonstroken staan. Met het oude softwarepakket waarmee we werkten moesten we voor oproepers met meerdere dienstverbanden meerdere loonstroken maken. In AFAS konden we dat allemaal op één loonstrook en uiteindelijk ook in één jaaropgave verwerken. Er kon toen dus al meer met AFAS. Het was voor ons een belangrijke reden om voor dit pakket te kiezen.’
Wat deze softwareoplossing voor diverse essentiële bedrijfsprocessen sindsdien oplevert voor de KNVB? In elk geval meer efficiency, tijdwinst en gebruikersgemak. ‘We krijgen weinig klachten, collega’s ervaren het gemak’, zegt Jasper Beekwilder, Head of Technology bij de KNVB. ‘Daarnaast triggert het gebruik van de software het benutten van de vele mogelijkheden die er nog meer zijn.’
Op een exclusief event voor directeuren, ‘Praktisch CSRD’, hoorde Jasper over de introductie van het Control Framework, dé tool om grip en inzicht te krijgen in het administratieproces van CSRD. ‘Wij vinden CSRD belangrijk en zijn op zoek naar goede ondersteunende tools. Dan is het handig dat we daarvoor het raamwerk kunnen gebruiken in AFAS, want dan hoeven we dat niet meer buiten het systeem in bijvoorbeeld Excel te doen.’
De behaalde resultaten zijn mooi, maar tegelijkertijd is er nog veel te winnen. Jasper: ‘We zijn tevreden met AFAS en zien dat de software belangrijk is voor verschillende afdelingen in onze organisatie. Maar we hebben de sterke wil om het altijd nog beter te doen. Dat past bij onze organisatie. Als we successen hebben behaald, leggen we de lat nog een stukje hoger. Dat geldt ook voor onze samenwerking met AFAS. De potentie van de software gaat namelijk verder dan we nu kunnen bedenken. We willen er nog meer uithalen.’
De KNVB wil de kwaliteit van de interne dienstverlening van Tech naar Business verbeteren. En dus heeft ze begin 2024 gekozen om gebruik te maken van de First Class-dienstverlening van AFAS. De naam zegt het al: dit is dienstverlening die verder gaat en organisaties helpt alles uit de software te halen. Zowel operationele als strategische ondersteuning staat daarbij centraal.
Door persoonlijke afspraken, kennis van de klantorganisatie en als sparringpartner gaat AFAS voor een succesvolle samenwerking. Beproefde onderdelen zijn onder meer persoonlijk contact op vaste momenten met een vaste First Class Specialist, ondersteuning van Servicemanagement voor inrichtingsvraagstukken en een toegewezen Succesmanager die sparringpartner is voor directieleden en bestuurders.
Na een klein jaar First Class-dienstverlening zijn ze bij de KNVB te spreken over de eerste opbrengst. ‘Meer support, meer aandacht, meer kennis en meer inspiratie’, zegt Jasper samenvattend. ‘First Class is weliswaar een intensivering van onze samenwerking, maar de afhankelijkheid van AFAS neemt niet toe. Daarnaast gaan we de komende maanden op zoek naar een AFAS-implementatiepartner die ons kan ondersteunen om de nieuwe functionaliteiten te helpen realiseren.’
‘Eén aanspreekpunt, persoonlijk contact en korte lijnen. Voor mij is het ideaal om vraagstukken voor te leggen en daarover van gedachten te wisselen.'
Als functioneel beheerder is Bert blij met het tweewekelijkse contactmoment met de vaste First Class Specialist.
‘Eén aanspreekpunt, persoonlijk contact en korte lijnen. Voor mij is het ideaal om vraagstukken voor te leggen en daarover van gedachten te wisselen. Over nieuwe onderdelen van de software krijgen we tips en advies. Is er een incident, dan krijgen we snel terugkoppeling. Ook prettig is dat we vanuit First Class in een vroeg stadium op nieuwe functionaliteiten worden gewezen en zelfs een rol kunnen spelen in het testen daarvan. We staan echt vooraan. We hoeven niet zelf op zoek naar nieuwe mogelijkheden, maar krijgen ze aangereikt.’
Naast verdiepende support brengt de First Class-dienstverlening de KNVB meer inspiratie. Jasper: ‘We worden als VIP uitgenodigd voor kennisevents over belangrijke actuele thema’s. Dat komt ook aan bod in het strategische overleg (First Class Succesmanagement) met directie en bestuurders, dat onderdeel is van First Class. Het voelt fijn om vooraan te staan en nieuwe kennis op te doen. Wat speelt er nu en wat willen we morgen anders doen? Thema’s als duurzaamheid zijn belangrijk voor de KNVB, daar besteden we aandacht aan. Dan is het heel waardevol dat AFAS vooroploopt, ons uitdaagt om het slimmer en beter te doen én in contact brengt met andere organisaties die ook dergelijke vraagstukken hebben.’
Hij geeft een voorbeeld: ‘In februari was ik nog bij een CTO-ontbijttafel. Interessant om met anderen te sparren over hoe AFAS voor je organisatie kan werken. Wat kan beter, wat werkt goed? Zo kunnen we succesverhalen delen en van elkaar leren. Mooi is ook dat de directie van AFAS aanwezig is en met klanten in gesprek gaat.’
Bert heeft als functioneel beheerder dezelfde ervaringen. ‘Dankzij de First Class-dienstverlening ben ik op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen en kom ik in contact met andere functioneel beheerders van organisaties die ook serieus met AFAS omgaan. Want dat geldt voor ons natuurlijk ook: als AFAS niet zo belangrijk voor ons was geweest en we niet bezig zouden zijn met waar we naartoe gaan met de software, dan hadden we niet voor First Class gekozen.’
De start met First Class smaakt naar meer. De KNVB wil nu de volgende stap zetten met AFAS. Bert: ‘Laatst zijn we met de key users van mens & cultuur, financieel, licentiezaken en ordermanagement bij AFAS geweest voor een inspiratiesessie. We hebben aan AFAS en aan elkaar gepresenteerd hoe de software gebruikt wordt en bogen ons samen over de vraag: welke verbeterslagen kunnen we maken? Dat heeft veel nieuwe inzichten gebracht. We moeten voorkomen dat de waan van de dag de overhand krijgt. Vanuit de First Class-relatie moeten we elkaar scherp houden. Het kan altijd efficiënter en slimmer.’
Jasper haalt een tekening aan die het metaforisch treffend verbeeldt: ‘Ken je de cartoon van een holbewoner die uitgeput raakt van het duwen van een kar op vierkante wielen? Een andere holbewoner wijst op ronde wielen zodat het makkelijker gaat. Dat is precies de rol die wij van AFAS verwachten. Zij staan net buiten onze dagelijkse drukte en zien daardoor sneller hoe we dingen slimmer kunnen doen.’
Dat AFAS als software-oplossing een belangrijke rol speelt in de organisatie van de KNVB, maakt een grote poster in de kantine van de KNVB Campus in Zeist duidelijk. Daarop is namelijk het digitale ecosysteem van de voetbalbond te zien, met een prominente positie voor AFAS. Naast Microsoft en KPN is AFAS één van de Tech-partners binnen de organisatie, om precies te zijn voor de processen van mens & cultuur, financieel, licentiezaken en ordermanagement.
En dat al vijftien jaar lang. Functioneel beheerder Bert Trappel heeft aan de wieg gestaan van de samenwerking. Hij herinnert zich nog goed waarom de KNVB in 2008 met AFAS is gaan werken. ‘Het was in die tijd belangrijk dat we een loonstrook digitaal konden versturen’, vertelt hij. ‘We hadden hier toen nog dozen vol papieren loonstroken staan. Met het oude softwarepakket waarmee we werkten moesten we voor oproepers met meerdere dienstverbanden meerdere loonstroken maken. In AFAS konden we dat allemaal op één loonstrook en uiteindelijk ook in één jaaropgave verwerken. Er kon toen dus al meer met AFAS. Het was voor ons een belangrijke reden om voor dit pakket te kiezen.’
De KNVB is een begrip in Nederland, als grootste sportbond met ruim 1,2 miljoen leden en meer dan 500 medewerkers. Wat nu de KNVB Campus is, opende op 16 september 1965 zijn deuren in Zeist. In een halve eeuw is ‘Zeist’ uitgegroeid tot het kloppend voetbalhart, ‘de middenstip’ van Nederland.
De historie van deze organisatie is rijk en de toekomst veelbelovend. De komende jaren wil de KNVB het voetbal in Nederland naar een steeds hoger niveau brengen en de verbindende kracht van het voetbal inzetten voor een positieve impact op de samenleving. Dat heeft de KNVB gebundeld in de volgende zes pijlers: een groot toernooi winnen, meer voetballers, gastvrij en veilig voetbal, betaald voetbal op hoger niveau, amateurclubs toekomstbestendig en zichtbare maatschappelijke impact maken.
De KNVB werkt samen met onder andere betaald voetbalclubs, amateurverenigingen, de overheid en alle maatschappelijke en commerciële partners om het voetbal nog beter en leuker te maken.
Automatiseer net als de KNVB en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |
Al klant van AFAS? Ontdek First Class voor jouw organisatie.