Overstappen van boekhoudpakket kan klinken als een heel gedoe. Bij AFAS hebben we gelukkig veel ervaring met het overstappen van boekhoudpakket in het MKB. En met een goede voorbereiding valt het best mee. Daarom helpen we je graag op weg!
Een nieuw boekhoudpakket biedt kansen! Je kunt namelijk met een schone lei verder. Eventueel niet gebruikte grootboekrekeningen of kostenplaatsen kun je laten voor wat ze zijn, je kunt opnieuw standaardiseren (bijvoorbeeld het RGS toevoegen) én je hebt de mogelijkheid nieuwe technieken zoals een bankintegratie, e-factureren en automatische boekingen te gaan gebruiken. Al met al veel om over na te denken, maar het wordt er uiteindelijk alleen maar beter op. Houd dat voor ogen! En je oude data? Halverwege een boekjaar? Ook daar zijn oplossingen voor. Overstappen van boekhoudpakket hoeft dus niet spannend te zijn. Ook niet als MKB'er.
Inventariseren. In de allerruimste zin van het woord. Dat is de eerste stap om tot een geslaagde implementatie te komen. Begin niet te laat en vergeet niet om de wensen op te halen bij mensen die uiteindelijk met de software moeten werken. Zorg daarnaast voor tijd en ruimte.
Het is niet gek om een paar maanden uit te trekken voor een traject. Dat wil niet zeggen dat de implementatie ook zo lang duurt, maar je wilt er zeker van zijn dat je een toekomstbestendige beslissing maakt. Als je het écht goed wil doen, zorg dan dat er tijdens de hele periode geen andere grote projecten draaien. Zo kun je maximaal de focus aanbrengen.
Stel ook de vragen bij jouw huidige leverancier: wat zijn de export mogelijkheden? Welke data kan ik uit het systeem halen? Kunnen we nog bij de data in de vorm van bijvoorbeeld een bewaarlicentie?
Het belangrijkste punt in de voorbereidingsfase is jezelf laten informeren. Bijvoorbeeld over wat wettelijk wel en niet mag, maar kijk ook verder. Informeer bijvoorbeeld eens bij de leverancier wat de 'best practice' is. Stel jezelf bijvoorbeeld de vraag hoe collega-organisaties de boekhouding doen met deze software. Hoe hebben ze de software ingericht? Was het moeilijk? En waarom is de standaard die de software leverancier aanlevert fout of juist goed?
Een nieuwe softwareoplossing is ook hét moment om te veranderen. Ja, er verandert al een hoop. Maar men is nu is de verandermodus. Zijn er processen waar je dus al heel lang moe van wordt? Laat je nieuwe softwareleverancier dit proces demo'en in hun boekhoudpakket. Dit kan heel waardevol zijn!
Maak daarnaast eens een proef-export. Exporteer een deel van de data die mee die mee moet en bekijk deze eens in bijvoorbeeld Excel. Zo weet je alvast waar je rekening mee moet gaan houden bij de conversie.
Zie het inrichten van de software als het betrekken van een nieuwbouwwoning. De muren staan al overeind, maar je kunt het niet eens zijn met de kleur die men op de kozijnen heeft geschilderd. Ga bij het inrichten van je nieuwe boekhoudpakket ook niet alle muren slopen, maar bouw verder op het fundament van jouw softwareleverancier.
In stap 2 heb je reeds onderzocht hoe de standaard van de software leverancier in elkaar zit. Pas daar jouw specifieke situatie op aan. Bij de nieuwbouwwoning ga je ook verder op het fundament wat er staat. De kans is namelijk groot dat er 'onderwater' al vele koppelingen en slimme automatisering gemaakt zijn die het verwerken van de administratie makkelijker maken. Zo voorkom je verrassingen achteraf, kun je nog sneller resultaat boeken én heb je veel functionaliteiten al voor je klaar staan!
Regeren is vooruitzien. Zorg ervoor dat je een actuele testomgeving krijgt waarin je alvast wat tests kunt uitvoeren. Converteer niet alleen de strikt noodzakelijke data maar bijvoorbeeld ook extra's als afschrijvingsstaten. Zo zie je precies waar je nog zaken dient aan te passen of bijvoorbeeld dient te blokkeren.
Bekijk ook direct de output die je van de financiële software terugkrijgt in de vorm van rapportages en dashboards. Controleer of de informatie in deze rapportages overeenkomt met het huidige systeem, maar kijk ook verder dan je huidige systeem. Bijkomend voordeel is dan direct dat je parallel aan de slag kunt met het ontwikkelen van specifieke rapportages als die niet worden meegeleverd.
Op een gegeven moment is de tijd van de conversie daar. Converteer niet in delen, maar ga over in een 'big bang'. Zo voorkom je verlies van data of dubbele invoer in meerdere systemen (meer werk!). Vergeet niet vóór de big bang de oude software op slot te doen, waarmee je voorkomt dat eventuele mutaties nog in de oude software worden verwerkt. Controleer na de conversie direct, zoals in stap 4, of de rapportages en dashboards dezelfde informatie tonen als in de oude software.
Onze tip: neem niet teveel financiële data mee, want 'rommel erin is rommel eruit'. In principe zou een goede beginbalans al voldoende moeten zijn aangezien je de historie wel uit bijvoorbeeld het jaarverslag of de bewaarlicentie kunt halen.
Het is niet noodzakelijk om per 01-01 van het jaar over te stappen. Dit is wel het makkelijkste, maar de meeste softwareleveranciers hebben hier veel ervaring mee. Met conversietools of de juiste import/export hoeft dit absoluut geen probleem te zijn om over te stappen.
Het was toch in 5 stappen over naar financiële software? Nou, je krijgt toch een stap 6! Na het implementeren start namelijk nog een belangrijke nieuwe fase: optimaliseren. Nadat de nieuwe financiële software in gebruik is genomen, is het fijn direct de overige processen te gaan optimaliseren. Denk hierbij aan bijvoorbeeld het beschikbaar maken van de (inkoop)contracten in het dossier, het optimaliseren van de vaste activa, het inrichten van debiteurenbeheer, het activeren van de bankkoppelingen, het maken van de juiste koppelingen en ga zo maar door. En bovenal: geniet van het succes!
Met de software van AFAS wordt jouw financiële bedrijfsadministratie geautomatiseerd door alle bedrijfsactiviteiten die je registreert in hetzelfde systeem. Bijkomend voordeel is dat je altijd inzicht hebt in de oorsprong van die boeking en dus bijvoorbeeld altijd de bijbehorende factuur terug kunt vinden. En zo gaat de software nog veel verder. De journaalposten worden automatisch gegenereerd vanuit een salarisbetaling, declarabele uren leiden tot een verkoopfactuur en ingekochte materialen zorgen voor mutaties in het inkoopboek.
De software van het Nederlandse familiebedrijf AFAS is een bewezen oplossing voor meer dan 14.000 organisaties in Nederland. Wil je alles weten van onze software?
"De implementatie is vlot verlopen, men is gestart met financieel en heeft het systeem vervolgens verder ingericht."
Cornelissen Transport
Wil meer informatie over wat ons boekhoudpakket
voor jouw organisatie kan betekenen? Maak dan een afspraak.
Wil je inhoudelijk meer weten over de financiële software van AFAS?
Download dan de brochure.