Inzicht in projecten en gewerkte uren is van levensbelang voor iedere organisatie. Je moet weten hoe teams hun uren besteden. Productiviteit en declarabiliteit spelen hierbij een belangrijke rol.
De productiviteit is het aantal uren dat een medewerker of team werkt voor klanten. Het is heel eenvoudig om de productieve uren te berekenen per medewerker. Stel dat een fulltime medewerker 40 uur werkt. Hij of zij besteedt 30 uur daarvan aan klanten en 10 uur aan interne werkzaamheden. Dan is de productiviteit van deze medewerker 75%.
Het is belangrijk dat teams productief werken. Als je de productiviteit meet, kun je doelen stellen. Bijvoorbeeld dat ieder team ten minste 70% productiviteit moet halen. Staar je niet blind op cijfers alleen: de ene medewerker doet misschien wat meer interne werkzaamheden, zodat de andere medewerker extra tijd aan klanten kan besteden. Zorg ervoor dat je dit helder hebt, zodat iedereen gerust kan doen waar hij of zij het beste in is.
De declarabiliteit is het aantal te factureren uren dat een medewerker of team werkt voor klanten. Productieve uren kun je namelijk onderverdelen in twee urensoorten: te factureren uren en niet te factureren uren. Voorbeelden van niet te factureren uren zijn bijvoorbeeld projectmanagementuren of afspraken met de klant. Dit verschilt overigens per branche – soms worden deze werkzaamheden juist wel gefactureerd.
Heeft een klant een vast aantal projecturen? Dan vallen overuren ook onder niet te factureren uren, tenzij je daar goede afspraken over hebt gemaakt.
De declarabiliteit is vrij eenvoudig te berekenen. Als voorbeeld nemen we de bovenstaande medewerker, met 30 van de 40 uur productief besteed. Hij of zij heeft van deze 30 uur 24 declarabele uren geschreven. Dat betekent dat de declarabiliteit van deze medewerker 80% is.
Een goede tijdregistratie is eigenlijk onmisbaar als je je declarabiliteit en productiviteit goed wilt bijhouden. Als je zzp’er bent, kun je (aan het begin) nog wel toe met een Excel-bestand. Maar voor een bedrijf met meer medewerkers en klanten is het niet meer efficiënt om uren handmatig te schrijven en te berekenen.
Met een tijdregistratie-systeem volgt info over declarabiliteit en productiviteit automatisch uit de geschreven uren. Medewerkers schrijven hun uren dan namelijk in een centrale digitale omgeving. Bij het registreren geeft de medewerker aan onder welk project de uren vallen en of de uren wel of niet te factureren zijn.
Normaal gesproken berekent de financiële afdeling handmatig hoeveel uren wel en niet kunnen worden gedeclareerd. Door in een centraal systeem te werken, schuiven de geregistreerde uren automatisch door naar de factuur. Dat betekent dat de administratie alleen nog maar akkoord hoeft te geven.
Ook wat inzicht betreft is een tijdregistratiesysteem ongeëvenaard. De projectmanager of HR-afdeling heeft goed inzicht met dashboards. Die dashboards visualiseren alle data, van het grote plaatje tot de allerkleinste details. Je ziet in een oogopslag hoe het is gesteld met de declarabiliteit en productiviteit van teams en individuele medewerkers. Daarnaast bekijk je de trendlijnen: heeft een bepaalde verandering een positief of negatief effect gehad? Zo kun je sturen op data, in plaats van op een onderbuikgevoel. En dat biedt zekerheid.
Met een goede tijdregistratie maak je het jezelf, je team en je klanten een stuk makkelijker. Registreer je uren met een tijdregistratiesysteem? Dan zit je helemaal gebakken. Onze software is door de centrale opslag geïntegreerd met iedere andere afdeling.