Inkoop is een belangrijk proces in iedere organisatie. Toch komt het vaak voor dat dit bedrijfsproces niet optimaal is ingericht. Een onoverzichtelijk inkoopproces leidt tot extra kosten en meer werk. Wij vertellen alles over het stroomlijnen van je inkoopproces en hoe dat bijdraagt aan het verbeteren van je inkoop.
Inkoop is er in alle soorten en maten. Het is het proces waarbij je producten, goederen en diensten inkoopt bij externe leveranciers. Vaak hebben bedrijven een persoon of afdeling die zich volledig richt op inkoop en inkoopstrategie. Maar ook consultants, accountants en zelfs elektra en investeringen vallen onder inkoop.
Het is voor bedrijven cruciaal dat ze producten en diensten tegen de juiste prijs inkopen. Dat scheelt enorm in de kosten. En dat draagt weer bij aan het commerciële resultaat van hun organisatie.
In de basis zijn er twee soorten inkoop: directe en indirecte inkoop. Directe inkoop is alles wat direct te maken heeft met het product of de dienst van je bedrijf. Zoals de materialen waarvan je product wordt gemaakt. De indirecte inkoop is ‘non product related’ en gaat meer over ondersteunende zaken, zoals onderhoud, kantoorartikelen en energiekosten.
Inkoop vindt plaats op verschillende niveaus binnen organisaties. We onderscheiden strategische, tactische en operationele inkoop.
Strategische inkoop werkt op twee niveaus: de strategie van het hele bedrijf en de strategie voor inkoop zelf. Ook budgettering valt hieronder. Kort gezegd houdt strategische inkoop zich bezig met het optimaal inrichten van de inkoopprocessen.
Op bedrijfsniveau kun je denken aan het creëren van doelstellingen voor de afdeling inkoop. Vindt jouw bedrijf duurzaamheid belangrijk? Dan kun je doelstellingen creëren waardoor ook de afdeling Inkoop hieraan bijdraagt. Bijvoorbeeld door duurzame leveranciers te kiezen.
Op afdelingsniveau gaat het om het uitdenken en uitzetten van strategieën voor specifieke inkoopcategorieën. Dit werkt als volgt: alle in te kopen producten en diensten worden onder een bepaalde categorie geschaard. Per categorie wordt dan gekeken wat de hoogste prioriteit heeft: prijs, leverbetrouwbaarheid of kwaliteit. Zo maak je voor iedere categorie een aparte strategie.
Tactische inkoop houdt zich bezig met de leveranciers: van het kiezen van leveranciers tot het onderhouden van de relatie. Hierbij moet je rekening houden met zowel de wensen van het bedrijf als die van de leveranciers. Kortom: tactische inkoop stelt behoeftes vast, kiest leveranciers en onderhoudt de contracten en contacten met leveranciers.
Op bedrijfsniveau moet je bijvoorbeeld het beleid van hogerhand meenemen in keuzes. Is innovatie belangrijk voor jouw bedrijf? Grote kans dat je daar rekening mee moet houden bij het kiezen van leveranciers.
Op leveranciersniveau kijk je vervolgens naar welke leveranciers betrouwbaar zijn, een gunstige prijs hebben en goede kwaliteit leveren. Zijn de leveranciers eenmaal gekozen? Dan moet je ze tevreden houden. Je bouwt een band met hen op, net zoals je dat met klanten doet. Tegelijkertijd moet je periodiek toetsen of de huidige leveranciers nog wel voldoen.
Operationele inkoop gaat om het plaatsen van orders en zorgen dat de processen goed verlopen. Zo moet je de levertijd bewaken en controleren of er van beide kanten is voldaan aan de gemaakte afspraken. Oftewel: operationele inkoop is het daadwerkelijk inkopen zelf.
Op welk niveau je ook bezig bent met inkoop, je hebt altijd te maken met verschillende mensen en verschillende afdelingen. Van voorraadbeheer tot het magazijn, van administratief medewerkers tot supply chain managers. In grotere bedrijven is er vaak een aparte inkoopafdeling.
Daarnaast is er veel afhankelijk van externe factoren, zoals wisselende prijzen, beschikbaarheid van producten en levertijden. Vaak heeft iedere inkoper ook nog zijn of haar eigen werkwijze. Hierdoor liggen fouten op de loer en kun je in de knel komen als die inkoper uit dienst gaat. En dan hebben we het nog niet eens over de contacten die de inkoper moet onderhouden met alle verschillende leveranciers.
Je begrijpt: met al die administratie is het voor bedrijven soms lastig om grip op inkoop te krijgen.
De oplossing? Je inkoop verbeteren door te digitaliseren en automatiseren met inkoopsoftware. Op die manier zorg je voor een flinke vermindering van administratieve taken en terugkerende handelingen.
Dit heeft verschillende voordelen, waaronder:
Met AFAS is je inkoopsysteem volledig geïntegreerd met de boekhouding. Door deze koppeling met Finance-software kun je bijvoorbeeld budgetscenario’s aanmaken en krijg je grip op exploitatie- en spend-management.
Gebruik je de complete ERP-software? Dan sluit inkoop en voorraad naadloos op elkaar aan. Met onze software staat alle data in één systeem. Zoals de afspraken over wie wat kan bestellen, bij welke leverancier en tegen welke prijs. Dit is allemaal bij de bron vastgelegd. Gemaakte afspraken zijn direct inzichtelijk voor iedereen. Dat is veel overzichtelijker dan dat elke medewerker een eigen bestand bijhoudt, of dat afspraken in de mail rondzwerven.
Ook fijn: door processen te digitaliseren, werk je papierloos. Het eeuwig printen, archiveren en zoeken is voorbij. En doordat je digitaal werkt, kun je snel communiceren. Iedere betrokkene is altijd op de hoogte. Wel zo praktisch en transparant!
Inkopers moeten letten op van alles: budgetten, prijzen en kwaliteit van de goederen. Vooral als je een team moet aansturen, kan het lastig zijn om iedereen continu op de hoogte te houden. Met goede inkoopsoftware kun je veel inkoopprocessen automatiseren.
Een voorbeeld van automatisering: je kunt voorraden automatisch aanvullen. Je stelt in hoeveel van een product je minimaal in het magazijn wilt hebben. Als dat minimumniveau wordt bereikt, start het inkoopproces automatisch op. Zo hoeft de inkoper of magazijnbeheerder niet steeds zelf alles bij te houden.
Contact met externen onoverzichtelijk? Met inkoopsoftware niet meer. Zo hebben wij een leveranciersportal waarmee relatiebeheer makkelijker is dan ooit. Hier staat alle communicatie centraal opgeslagen: van afspraken en offertes tot e-mail-communicatie en geplaatste bestellingen.
Maar dat is niet alles: leveranciers kunnen hier ook zelf gegevens up-to-date houden. In de leveranciersportal kan je inkoopteam offerte-aanvragen doen, waar de leverancier weer op kan reageren. Doordat alles centraal staat opgeslagen, is iedereen in het team op de hoogte van de status van offertes en lopende bestellingen.
Tip: heb je klanten die bij jou inkopen? Dan zorgt ons Bestelportaal voor overzicht.
Met Business Intelligence-tools heb je eindelijk 100% inzicht in de inkoopprocessen. Met Business Intelligence analyseer je bedrijfsinformatie. Deze data wordt vervolgens op dashboards weergegeven in grafieken en kaarten. Zo maak je van ruwe data informatie waar je echt iets mee kunt. Je ziet bijvoorbeeld een trendgrafiek van inkopen van het afgelopen jaar, houdt KPI’s bij, checkt de kortingen van afgelopen jaar of ziet welke leveranciers vaak te laat leveren.
Door de inzichten die je hiermee opdoet, kun je beter sturen op resultaat. Zo kun je op basis van data je inkoop verbeteren. Wij vinden dit zo belangrijk, dat Business Intelligence-dashboards standaard een onderdeel zijn van onze software. Je hoeft hier bij AFAS niet extra voor te betalen.
Je inkoopprocessen stroomlijnen klinkt misschien als veel werk. Maar met de juiste software kun je direct aan de slag. Bij AFAS zorgen we ervoor dat je een vliegende start kunt maken met je inkoopsoftware. Door de naadloze integratie met de ERP-software gaan alle bedrijfsprocessen soepeler dan ooit. Je hebt geen afzonderlijke financiële software nodig om de betalingen te doen en je kunt ook voorraden automatisch bijhouden. Door inkoop te verbeteren met software, weet je zeker dat je bedrijf klaar is voor de toekomst!