Om maar meteen met de deur in huis te vallen: vroeger noemden we procurement gewoon inkoop. Sterker nog, dat doen veel mensen nog steeds. Zelfs bij AFAS is inkoop een veel voorkomende term. Purchasing is de Engelse vertaling van inkoop. Procurement, tot slot, is het moderne woord voor inkoop en purchasing.
Toch is het niet helemaal zo simpel. Het is namelijk niet voor niets dat er een andere term is gekomen voor inkoop en purchasing. De wereld heeft bepaald niet stilgestaan, en de betekenis van procurement is veel breder dan die van inkoop. We beginnen dit blog met de betekenis van procurement en kijken daarna naar de waarde ervan voor je organisatie.
Bij inkoop of purchasing moet je je voorstellen dat de organisatie iets nodig heeft (nieuwe bureaustoelen, een training of onderdelen voor het productieproces) en dat die centraal worden ingekocht. De inkoop wordt vaak ad hoc geregeld: de voorraad is op en moet worden aangevuld.
Procurement is veel meer dan het operationeel regelen van de inkoop. Om te beginnen gebeurt het niet ad hoc, maar wordt er ingekocht op basis van een doordachte strategie. Ook behoefteplanning, voorraadbeheer, transport en relatiebeheer vallen onder procurement. Alles is erop gericht om waarde toe te voegen. Als je dat goed doet, kan je organisatie altijd beschikken over de juiste goederen en diensten, worden die kostenefficiënt ingekocht zonder kwaliteitsverlies en verloopt dat via een efficiënt proces.
Een procurement manager kan het procurementproces perfect inrichten en voor een goed overzicht zorgen. Door alle onderdelen van het proces op elkaar af te stemmen, kan de procurement manager de operationele efficiëntie verbeteren, kosten verlagen en risico’s beperken. Met supply chain management, dat ook een belangrijk aspect van het procurementproces is, verbeter je de relatie en samenwerking met leveranciers.
Strategische procurement begint en eindigt met relaties. Je selecteert geschikte partijen om langdurig mee samen te werken. Je onderhandelt en sluit contracten af om je bedrijfsdoelstellingen te kunnen realiseren. Je staat voortdurend in contact met je relaties, zodat je snel op veranderingen kunt reageren of anticiperen.
Doordat je strategisch nadenkt over procurement, kun je het proces efficiënter maken en verrassingen voorkomen. Dan moet je natuurlijk wel je procurement tool optimaal benutten.
Slim inkopen is belangrijk in een transparante markt met krappe marges. Met AFAS bedrijfssoftware kun je je procurementproces optimaliseren. Je krijgt inzicht in je eigen voorraad en die van je leveranciers. Zo kun je leverdata toezeggen die je kunt nakomen. Je krijgt een seintje als het tijd wordt om te bestellen, hebt inzicht in verkoopprognoses en bekijkt de prijshistorie per klant realtime.
Door het procurementproces te automatiseren, blijk je 75% te kunnen besparen op proceskosten. Dat heeft onderzoek door E-proQure aangetoond. Voorbeelden zijn het indienen van offertes, het maken van inkoopcontracten en budgetbeheer. E-procurement integreert diverse administratieve processen en koppelt gegevens aan elkaar.
E-procurement verhoogt de efficiëntie van het inkoopproces, vereenvoudigt de administratie, verhoogt de doorloopsnelheid en maakt inkoopprocedures transparanter. E-procurement is gemakkelijker, goedkoper en milieuvriendelijker. En laten we niet vergeten dat een digitaal proces tot minder fouten leidt.
Een bijkomend voordeel van e-procurement is dat iedereen het proces moet volgen. Slecht ingerichte oude (handmatige) processen kosten vaak veel tijd en frustratie om problemen met data en processen op te lossen. Medewerkers bedenken van alles om het proces te omzeilen. Daardoor blijft veel informatie onzichtbaar, wat tot risico’s leidt voor de organisatie.
AFAS verbindt niet alleen je procurementproces en boekhouding met elkaar, maar álle bedrijfsprocessen. Dat levert je organisatie een glashelder overzicht en strategische inzichten op. Hoe groot zijn de marges? Welke producten of diensten zijn hardlopers en welke verdienen extra aandacht? Waar valt nog iets te verbeteren? Door je procurementproces te stroomlijnen, heb je de grootste stap al gezet.
Je inkoopprocessen stroomlijnen klinkt misschien als veel werk. Maar met de juiste software kun je direct aan de slag. Bij AFAS zorgen we ervoor dat je een vliegende start kunt maken met je inkoopsoftware. Door de naadloze integratie met de ERP-software gaan alle bedrijfsprocessen soepeler dan ooit. Je hebt geen afzonderlijke financiële software nodig om de betalingen te doen en je kunt ook voorraden automatisch bijhouden. Door inkoop te verbeteren met software, weet je zeker dat je bedrijf klaar is voor de toekomst!
Inkoop is een belangrijk proces in iedere organisatie. Toch komt het vaak voor dat dit bedrijfsproces niet optimaal is ingericht. Wij vertellen alles over het stroomlijnen van je inkoopproces en hoe dat bijdraagt aan het verbeteren van je inkoop.
Evenwicht is belangrijk binnen je onderneming. Je wilt voorkomen dat de voorraad van het ene product jaren ligt te verstoffen, terwijl andere producten niet aan te slepen zijn. Hoe je dat oplost? Met goed voorraadbeheer!