Urenregistratie: je weet dat het moet gebeuren, maar het is niet je favoriete klus. Je moet elk kwartier of soms elke minuut vastleggen. En als je het uitstelt en je uren pas een week later schrijft, ben je de meeste activiteiten allang vergeten.
Omdat je als organisatie niet zonder tijdregistratie kunt, is het belangrijk om hiervoor een makkelijk, prettig en snel systeem te hebben. In dit blog bekijken we de mogelijkheden. Biedt een urenregistratie-app uitkomst?
Werkt je organisatie met een uurtarief? Of op projectbasis, met verschillende projectteams? Dan is het bijhouden van uren onmisbaar. Alleen dan kunnen projectleiders, controllers en HR-managers werken met een concrete en complete urenregistratie. Zo voorkom je inconsistenties en verkeerde inschattingen.
Spoiler: als je uren schrijft, is ons advies om te werken met een urenregistratie-app. Uren bijhouden in een app is handig voor medewerkers, waardoor ze sneller en preciezer schrijven.
Maar eerst geven we vier redenen om je uren überhaupt te registreren:
Urenregistratie maakt duidelijk hoeveel tijd je kwijt bent aan een gemiddeld project. Misschien ontdek je dat iemand na een goede voorbereiding snel door een project heen loopt. En dat diezelfde medewerker na een vluchtige voorbereiding veel meer tijd nodig heeft om de rest af te krijgen. Of misschien merk je dat projecten zelden rendabel zijn als er een vaste prijs is afgesproken.
Door projecten te analyseren op basis van gewerkte uren, kun je in het vervolg efficiënter werken en scherper offreren.
Houden je teams de gewerkte uren niet bij? Dan laat je gegarandeerd geld liggen. Een kwartiertje hier, een halfuurtje daar: als medewerkers die tussendoortjes nooit noteren, kan dat flink in de papieren lopen.
Door gewerkte uren meteen te schrijven, sijpelen factureerbare uren niet weg. En je bent achteraf geen tijd kwijt aan uitzoekwerk – wel zo snel en makkelijk!
Iedere organisatie die op projectbasis werkt, kent het wel. Op het ene project lijd je verlies, terwijl het andere juist winst genereert. Misschien ligt het aan de klant, maar ook een vaste prijsafspraak kan de boosdoener zijn. Steken medewerkers er misschien veel meer tijd in dan de klant betaalt?
Onze tip: zet de geplande uren af tegen de geregistreerde en gefactureerde uren. Zo zie je wat er wel en niet goed gaat per project. Dat is heel leerzaam.
Het leven van projectmanagers wordt een stuk makkelijker met een tijdregistratie-app. Urenregistratie geeft projectmanagers een compleet overzicht van de projectvoortgang. Als je de huidige status van een project scherp hebt, stuur je bij waar nodig is.
Lees ook: Digitale projectplanning: eindelijk inzicht in het presteren van je organisatie
Het gebeurt zelden dat je continu kunt doorwerken aan een opdracht. Collega’s lopen binnen met een probleem, ze vragen wat de voortgang is van een project en je drinkt samen even een kop koffie.
Vaak heb je ook tussendoor contact met klanten. Of je vandaag nog wilt reageren op hun feedback, of je tijd hebt voor een kort telefonisch overleg en of je de berekening al klaar hebt.
Het ‘duurt allemaal maar even’. Maar in de praktijk kosten deze tussendoortjes zo een paar uur van je dag.
De vraag is: wat doe je ermee? Noteer je alle telefoontjes, mails en tussendoortjes voor klanten? Boek je ze aan het eind van de week afgerond als een paar uur ‘intern’ of ‘algemene werkzaamheden’? Verdeel je ze globaal over de klanten waarvoor je aan het werk bent geweest? Of laat je ze gewoon maar lopen?
Wij bepalen niet of je die tien minuten hier, vijf minuten daar per se in rekening moet brengen. We weten wel zeker dat het veel inzicht geeft om iedere minuut goed te registreren.
Zo zie je bijvoorbeeld meteen welke klanten vaak om kleine werkzaamheden vragen. En waarschijnlijk schrik je van het aantal uren dat je kwijtraakt door versnipperd te werken. Met deze inzichten kun je je dag een stuk efficiënter inrichten.
1.
Vooral voor zzp’ers en kleine bedrijven is urenregistratie in Excel een prima oplossing. Je kunt hiervoor sjablonen downloaden of rekenmodellen en urenstaten gebruiken. Het voordeel is dat je geen extra software hoeft aan te schaffen.
Als je Excel gebruikt om uren te schrijven, heeft dat wel beperkingen en nadelen. Heeft je bedrijf verschillende afdelingen en projectteams? Met Excel is het niet eenvoudig om de urenadministratie van afdelingen en teams aan elkaar te koppelen. Daarbij: met Excel werk je in principe offline. Wil je thuis of onderweg bij je tijdregistratie? Dat is een stuk lastiger.
Wil je je tijdregistratie koppelen met andere systemen, zoals je facturatiesysteem? Als je uren schrijft in Excel, kan dat niet automatisch. Op het moment dat je gemaakte uren wilt factureren, moet je die meestal handmatig invoeren. Daar zijn slimmere oplossingen voor op de markt.
Voor zzp’ers of kleine bedrijven kan Excel (tijdelijk) een oplossing zijn. Maar is je organisatie groter of wil je professionaliseren? Dan is urenregistratie-software (met tijdregistratie-app) de moeite waard.
2.
Een speciaal softwarepakket voor urenregistratie biedt veel meer mogelijkheden dan Excel.
Medewerkers gebruiken de software om hun uren in te voeren. Vervolgens wordt deze data automatisch gekoppeld aan je boekhouding of projectadministratie. Zo staan de uren direct op het juiste project en volgt de factuur automatisch op de tijdregistratie. Ook handig: de software creëert rapportages over de effectiviteit en efficiëntie van medewerkers. Urenregistratie-software werkt meestal online, waardoor je goed op afstand en vanaf meerdere apparaten kunt werken.
Een softwareprogramma voor urenregistratie biedt veel meer mogelijkheden dan Excel. Wees wel kritisch op de (totaal)kosten. En gebruik je al ERP-software? Kijk dan eerst of je huidige software deze functie misschien al heeft.
3.
Met tijdregistratie-apps schrijven medewerkers hun uren op hun telefoon. Dat betekent dat ze altijd en overal uren kunnen registreren. Deze apps zijn gebruiksvriendelijk en werken fijn en snel.
Let wel op: niet alle urenregistratie-apps koppelen met een bestaand ERP- of HR-systeem. En daar gaat je efficiëntie. Want dan moet iemand anders alsnog handmatig uren overnemen. Voor de urenschrijvende medewerker werkt dit misschien prettig, maar voor de administratie betekent dit niet minder werk.
Een tijdregistratie-app maakt het makkelijk om uren te boeken. Wees wel kritisch of deze app het ook makkelijker maakt voor de administratie.
Wat als de urenregistratie-app geïntegreerd is met je bedrijfssoftware? Waarin medewerkers hun uren met één druk op de knop registreren? En waar jouw organisatie als geheel van profiteert? Goed nieuws, die is er gewoon: de AFAS Pocket app!
Met AFAS Pocket kun je veel meer dan alleen de urenregistratie bijhouden. Deze mobiele app voor iOS en Android is standaard onderdeel van ons ERP-pakket. Dat betekent dat de app volledig verbonden is met bijvoorbeeld de projectadministratie, financiële administratie, HRM en CRM.
Alle geregistreerde uren worden geaccordeerd door een leidinggevende. Daarna factureert de financiële afdeling. Daar zit geen export of import van bestanden meer tussen. Zo heb je als medewerker een simpele voorkant en als administratie een geautomatiseerde achterkant.
Medewerkers kunnen via de app uren schrijven en verlof aanvragen. Maar AFAS Pocket is meer dan alleen urenregistratie. Je hebt bijvoorbeeld ook toegang tot de database, met dossiers en contactgegevens van klanten en prospects. Je werkt in de app altijd met up-to-date informatie, net als op je pc. Dat is het voordeel van één systeem dat volledig in de cloud draait!
VerlofBoek verlofdagen makkelijk via de app. Je ziet direct je resterende saldo. |
DeclaratiesStuur eenvoudig declaraties in en voeg een foto van de bon toe. |
Uren boeken & ProjectenUren gemaakt voor een klant? Boek ze direct op het juiste project. |
LoonstrokenBekijk via de app al je loonstroken en jaaropgaven. |
Ziek meldenMeld je ziek (en beter) via de app. Zo zijn leidinggevenden direct op de hoogte. |
TakenKrijg inzicht in openstaande taken en handel ze direct af. |
InsturenOp klantbezoek geweest? Stuur gelijk je notities in via de app. |
Contacten (CRM)Je (klant)relaties altijd bij de hand: van dossiers en contacten tot adresgegevens. |
NieuwsBlijf op de hoogte van het laatste nieuws van jouw organisatie. |
Natuurlijk bepalen jullie zelf welke functies van de AFAS Pocket app je gebruikt. Jouw bedrijfsbeheerder stelt dit eenvoudig in.
Op het gebied van tijd bijhouden is er veel mogelijk. Voor eenmanszaken en kleine organisaties zijn eenvoudige urenregistratie-apps of programma’s soms al voldoende.
Maar voor grotere organisaties is het belangrijk dat deze informatie wordt gekoppeld met het achterliggende systeem. Op die manier kunnen medewerkers de bedrijfsadministratie zo makkelijk mogelijk doen. De handige app en de software van AFAS helpen je daarbij. Kies je voor AFAS, dan kies je voor één geïntegreerde softwareoplossing. Op de lange termijn levert dat veel meer efficiency en kostenbesparing op dan alweer een extra app voor een specifiek bedrijfsproces.
Met de ERP-software van AFAS beheer je alle communicatie en informatiestromen binnen je organisatie. Eén systeem met een centrale database voor al je gegevens en documenten. Iedere afdeling werkt met dezelfde actuele informatie en je bepaalt zelf wie toegang heeft. Je slaat twee vliegen in één klap: je medewerkers werken prettig met de AFAS Pocket app, jij hebt een krachtig softwareprogramma voor al je bedrijfsprocessen.
Tijdschrijven is hartstikke belangrijk voor je bedrijf, vooral als je met een uurtarief werkt. En kies je voor online tijdschrijven? Dan heb je het helemaal goed voor elkaar. Mocht je nog twijfelen over (online) tijdschrijven, check dan onze 5 voordelen van uren schrijven.
Urenverantwoording is belangrijk voor het vertrouwen tussen jouw organisatie en je klanten. Wat is de beste manier om de urenverantwoording naar de klant te sturen? Wij leggen uit waarom urenverantwoording zo belangrijk is en hoe je dit op de beste manier kunt doen.