Werkbonnen gebruik je om informatie over reparaties, onderhoudsbeurten en installatiewerk mee te geven aan buitendienstmedewerkers. Door werkbonnen te digitaliseren en automatiseren, heb je altijd inzicht en overzicht.
Ook bespaar je er veel tijd en administratieve handelingen mee. En als je gebruik maakt van een werkbon app, wordt het ook voor je medewerkers een stuk makkelijker.
Het handige van een werkbon is dat alle informatie erop staat: waar de medewerker moet zijn voor een specifieke klus, hoe laat hij/zij daar moet zijn en wat daar precies moet gebeuren. Nog handiger is een digitale werkbon. Want daarmee is die informatie ook vastgelegd in de administratie. Dat betekent onder andere dat er geen vergeten werkzaamheden meer zijn die niet in de facturatie worden meegenomen.
Bedrijven die actief zijn in de bouw, montage- en installatietechniek, maken gebruik van werkbonnen. Ook woningcorporaties en bedrijven die een servicedienst hebben, zoals leveranciers van liften of badkamers, werken met werkbonnen.
Monteurs, technici en servicemedewerkers rijden door de regio of door het hele land met een aantal werkbonnen. Daarop staan de klussen die ze moeten uitvoeren. Digitale werkbonnen leveren diverse voordelen op.
De binnendienst is de afdeling waar klanten zich melden met een probleem, een storing of een defect. Ook wordt hier de planning gemaakt en worden materialen besteld. De buitendienst voert bij de klant reparaties uit, installeert apparaten en lost storingen op. Omdat alle betrokkenen toegang hebben tot digitale werkbonnen, weet iedereen op elk moment hoe een klus ervoor staat. Is hij al gereed gemeld? Dan is de facturatie al geregeld. Is er een onderdeel nodig dat nog moet worden besteld? Dan kan de binnendienst dat regelen, en maakt de planning een nieuwe afspraak. De binnen- en buitendienst zijn naadloos met elkaar verbonden.
De informatie op een werkbon wordt centraal opgeslagen in je systeem. De binnen- en buitendienst hebben inzicht in de werkbonnen. Zo is alle informatie makkelijk te vinden en weet iedereen waar hij of zij aan toe is.
De AFAS Pocket app staat in directe verbinding met je CRM. Of je nu contactgegevens nodig hebt, of wil opzoeken wat er de vorige keer uitgevoerd is, met de app heb je alles bij de hand.
Heb je een groot team van installateurs, monteurs of servicemedewerkers? Dan wil je niets liever dan het overzicht behouden. Digitale werkbonnen zijn dan een uitkomst. Die kun je namelijk centraal bekijken. Je ziet in een oogopslag wat de status van elke werkbon is. Vervolgens kun je actie ondernemen.
Door digitale werkbonnen een bepaalde status te geven, kun je specifieke acties in gang zetten in je bedrijfssoftware. Je doet dat via workflows. Is een werkbon bijvoorbeeld afgerond, dan kun je hem de status ‘Factureren’ geven en gaat er automatisch een factuur de deur uit. Heeft een klant de afspraak afgezegd omdat hij kampt met stormschade, dan kun je de werkbon de status ‘Nieuwe afspraak’ meegeven, zodat de planning een seintje krijgt om actie te ondernemen.
Urenregistratie is essentieel voor een gezonde bedrijfsvoering, maar niemand vindt het leuk. Toch maken digitale werkbonnen er bijna een feestje van. Uren worden namelijk automatisch geregistreerd. De buitendienstmedewerker geeft de begin- en eindtijd van de werkzaamheden aan en de bedrijfssoftware koppelt deze informatie direct aan de urenregistratiesoftware. Op deze manier voorkom je fouten en heb je de urenregistratie meteen in orde. Bijkomend voordeel: je kunt steeds beter inschatten hoeveel tijd je medewerkers nodig hebben voor bepaalde klussen. Daardoor kun je betere offertes maken en soms je klanten zelfs geld besparen.
De werkbon-app is een belangrijk onderdeel van jouw bedrijfsprocessen. Maar daar schuilt meer achter. Heb jij als bouwbedrijf of installatiebedrijf je interne bedrijfsprocessen op orde? Met de ERP-software van AFAS werkt de backoffice van je organisatie overzichtelijker en efficiënter dan ooit.
Als zzp-er of mkb-er ben je er vaak niet eens bewust mee bezig. Je bedenkt gewoon een manier om bijvoorbeeld te communiceren met klanten en facturen te maken, en dat doe je zo handig mogelijk. Maar dan begint je organisatie te groeien. Die handige oplossingen die je had bedacht, gaan de professionalisering van je onderneming in de weg staan. Pas als je begrijpt hoe inefficiënte processen je ontwikkeling belemmeren, kun je actief met je organisatie aan de slag.
De bouwsector is ingewikkeld en gefragmenteerd. In zo’n complexe keten kan zelfs de kleinste fout al zorgen voor grote problemen. Door faalkosten te verminderen kunnen bouwbedrijven meer winst behalen. Benieuwd hoe software voor de bouw kan bijdragen aan het verminderen van je faalkosten?