Toen RoosRos Architecten in 2009 overstapte op de software van AFAS, was het aantal beschikbare functionaliteiten nog niet zo groot. Daarmee brak een periode van pionieren aan. “In de twaalf jaar dat we met de software werken, hebben we ons systeem doorontwikkeld naar versies 2.0, 3.0 en 4.0.”
Architecten
70 medewerkers
Oud Beijerland
6 mei 2009
ERP
Interview met:
Anja Nobel (Directeur HRM/Financiën)
Marijn Barendregt (Systeembeheerder)
“We hebben AFAS leren kennen als een professionele club met leuke mensen. De cultuur van onze familiebedrijven en de mentaliteit van ‘mouwen opstropen en ervoor gaan’ komt goed overeen. Ik voel heel duidelijk een connectie.” Aan het woord is Anja Nobel. Zij werkt sinds begin 2006 bij RoosRos in de functie van Directeur HRM/Financiën. Haar collega Marijn Barendregt is sinds eind 2009 als systeembeheerder actief bij RoosRos. Hij is verantwoordelijk voor het werkplek- en applicatiebeheer, waaronder AFAS Profit.
In het verleden werkte RoosRos met speciale administratiesoftware voor architectenbureaus. Voor het beheren van projecten moesten de ingeboekte werkuren worden overgetypt om ze vast te leggen in het geautomatiseerde systeem. “Nogal knullig allemaal”, stelt Nobel. “Dat moest slimmer, sneller, handiger en beter. Toen zijn we gaan rondkijken wat er aan softwareoplossingen in de markt verkrijgbaar was.” RoosRos was op zoek naar toekomstbestendige software, met name op het gebied van projectsturing. Daarvoor is een aantal leveranciers bezocht en zijn referentiebezoeken afgelegd bij gebruikers van hun software. Nobel: “De software van AFAS sprak ons direct aan vanwege de flexibele opzet. Bovendien hebben ze ons een beetje verleid met hun mooie cockpits.”
In 2009 is RoosRos gestart met de implementatie van AFAS Profit. Die begon met de onderdelen Projecten en Financieel van Profit. Logisch, voor een architectenbureau waar alles draait om projecten. Daarnaast werd HR in beperkte mate ingericht. De medewerkers zijn in het systeem gezet terwijl we de papieren personeelsdossiers aanvankelijk gewoon bleven. Later zijn die allemaal gedigitaliseerd. Ook CRM is vrij snel in gebruik genomen. “De afgelopen jaren hebben we dat onderdeel uitgebreid tot een vorm van volwaardig accountbeheer met taken en signalen. Daarbij heeft Marijn bewezen dat hij een kei is in het inrichten van workflows”, stelt Nobel.
“Wat me van de implementatie nog goed bijstaat, is dat je heel veel leert om zelf te doen”, herinnert Barendregt zich. “Dat is een mooie filosofie van AFAS die in de praktijk heel goed blijkt te werken.” Daarbij kon hij altijd terugvallen op het kennissysteem van AFAS. Barendregt: “Als je het AFAS Help Center er bij pakt, is het heel goed te doen. Af en toe maken we gebruik van de inzet van consultants van de leverancier. Bij het inrichten van de sollicitanten selfservice in OutSite was dat bijvoorbeeld het geval. Trouwens: iedere keer als we een consultant over de vloer hebben, ongeveer een dag of twee per jaar, steek ik daar enorm veel van op.”
Volgens Barendregt is het bij RoosRos een goede gewoonte om ieder jaar te werken aan de optimalisatie van het geautomatiseerde systeem. “Dat AFAS regelmatig nieuwe functionaliteiten introduceert maakt dat een zinvolle exercitie.” Met enige regelmaat steken Nobel en Barendregt dan ook de koppen bij elkaar om naar nieuwe features op het gebied van HR en Financieel te kijken. Voor de inrichting van andere modules trekken ze er materiedeskundige collega’s bij. Volgens Nobel heeft dat tot positieve resultaten geleid. Ze zegt: “In de twaalf jaar dat we met de software werken, hebben we ons systeem als het ware doorontwikkeld naar versies 2.0, 3.0 en 4.0.”
De afgelopen jaren heeft Barendregt ruim gebruik gemaakt van de mogelijkheden om bij de inrichting vrije velden te gebruiken. “Je staat er soms van te kijken wat er allemaal mogelijk is, zoals het verwerken van afbeeldingen of enquêtetools.” Toch waakt hij ervoor al te veel vrije inrichting te benutten.
Barendregt: “Als je zorgt dat de basis goed blijft, kun je het systeem probleemloos blijven uitbouwen met nieuwe functionaliteiten.”
Volgens Nobel is RoosRos al twaalf jaar aan het pionieren met de software van AFAS. Barendregt sluit zich daar bij aan. “Wij hebben behoorlijk vaak het wiel uitgevonden. Het aanbod van functionaliteiten was in 2009 namelijk nog redelijk beperkt. Je kunt het je misschien nauwelijks voorstellen, maar wij begonnen met een vrijwel lege InSite.”
Tegenwoordig is InSite een volledig ingerichte portaal voor de interne nieuwsvoorziening en andere functionaliteiten waarvoor desgewenst ook de Pocket App gebruikt kan worden. Dat varieert van het indienen van declaraties en verlofaanvragen tot het promoten van de RoosRos Academie en het bestellen van broodjes. In het kader van het toegenomen thuiswerken droomt Nobel weleens over een volledige integratie van MS teams en InSite. Ze heeft het nog niet met de leverancier besproken en weet dus ook niet of zo’n oplossing haalbaar is. Barendregt is daar niet pessimistisch over. Hij zegt: “Als je ziet hoe gigantisch veel slimme koppelingen er vanuit Profit mogelijk zijn, dan denk ik dat die integratie in de toekomst misschien wel mogelijk is.” Nobel: “Ik zeg altijd: alles moet kunnen.” Barendregts reactie daarop: “In de praktijk blijkt dat negen van de tien keer ook zo te zijn.”
Klaar met automatiseren is RoosRos nog lang niet. Het oorspronkelijke uitgangspunt om repeterend werk volledig weg te automatiseren met workflows, is wel zo’n beetje gehaald. “Dat scheelt ons niet alleen tijd, maar ook een hoop irritatie”, stelt Nobel. Wat blijft er dan nog te wensen over? Nobel: “Met OutSite zouden we veel meer kunnen doen dan nu het geval is. We denken aan het opzetten van een portal waar klanten projectdocumenten kunnen inzien en als dat nodig is ook digitaal kunnen ondertekenen. Dat is een leuke uitdaging voor de komende periode.”
Daarnaast wil RoosRos het gebruik van dashboards naar een hoger plan tillen. Gedacht wordt aan een oplossing met Power BI van Microsoft, gekoppeld aan het tekensysteem Revit. “Op die manier verzamelen we heel veel digitale informatie om terug te kunnen kijken en te leren van projecten”, legt Nobel uit. “Hoe scoren we op duurzaamheid? Welke rendementen hebben we behaald en hoe zag de ureninzet er precies uit? Het is niet alleen informatie waarmee we de kwaliteit van onze voorcalculaties kunnen verhogen, dergelijke gegevens zijn soms ook vereist bij Europese aanbestedingen.”
Een andere wens waar al regelmatig onderzoek naar is gedaan door RoosRos is het gebruik van planningsoftware. “We zijn benieuwd hoe andere architectenbureaus daarover denken”, zegt Nobel. “Daar komen we nog wel achter, want sinds kort maken we deel uit van een gebruikersgroep van architecten die met AFAS werken.”
Voorlopig kan RoosRos nog vooruit met de zelf ontwikkelde analyses uit het geautomatiseerde systeem. “We hebben natuurlijk doorlopend inzicht in geboekte uren en onze werkvoorraad. Los daarvan zijn financiële rapportages met een interval van een maand voor ons toereikend. Het opstellen van ons jaarverslag is dankzij de beschikbaarheid van die rapportages bijna saai, zo weinig werk zit er in.” Overigens laat RoosRos het systeem ook kwartaalrapportages maken die actief met medewerkers worden gedeeld. “De meerwaarde daarvan is groter dan de inspanning die ermee is gemoeid”, stelt Barendregt, die Profit als ‘veel meer dan alleen een administratief pakket’ omschrijft. “Ook al onze ISO-voorschriften zitten er bijvoorbeeld in.”
Wat heeft al dat pionieren met de software van AFAS per saldo opgeleverd? “We hebben nu veel betere stuurinformatie”, zegt Nobel. Daarnaast wijst ze op grote tijdswinst en daarmee besparingen op FTE’s. “Twaalf jaar geleden werkten er dertig mensen bij ons architectenbureau en inmiddels is dat aantal meer dan verdubbeld tot zeventig. Toch is de interne beheersorganisatie nog van dezelfde omvang als in 2010.” Het heeft er waarschijnlijk ook mee te maken dat Barendregt ‘aardig wat’ specialisatietrainingen bij AFAS volgde. En dat hij net als Nobel graag de AFAS Open bezoekt om zich een beeld te vormen van komende innovaties. “Heel inspirerend”, aldus Nobel, “Ik kom altijd thuis met goede ideeën.”
Nobel: “We hebben nu veel betere stuurinformatie, waardoor we projecten strakker en slimmer kunnen realiseren.”
Hebben Barendregt en Nobel ten slotte nog een goede tip voor andere architectenbureaus? “Het belangrijkste is om je te verdiepen in het doel van hun organisatie en na te gaan wat er softwarematig nodig is om dat doel te bereiken”, adviseert Barendregt. “Kijk vooral breed om je heen, dat doen we hier bij RoosRos ook.” Nobel vult aan: “Wij oriënteren ons altijd op alles, maar overstappen naar andere software is vooralsnog niet aan de orde. We zijn een tevreden softwaregebruiker en we zijn blij dat we onze creativiteit er vol op los kunnen laten. Want we zijn stiekem ook best wel een beetje eigenwijs.”
RoosRos is een architectenbureau met passie voor het vak. Met zeventig collega’s creëert het bureau iedere dag nieuwe ontwerpen, duurzame oplossingen voor diverse vraagstukken en bouwt men met elkaar aan een ambitieuze visie. Daarin staat Respectvol Rentmeesterschap centraal. Gezond en toekomstgericht zijn daarbij sleutelwoorden. Het architectenbureau voelt zich verantwoordelijk voor een leef-, woon- en werkomgeving die bijdraagt aan het geluk en welbevinden van mensen. Voor huidige én toekomstige generaties. RoosRos wil de wereld zo goed mogelijk onderhouden en nalaten. Het bureau stelt zich ten doel om bij te dragen aan de ambitie om in 2050 een circulaire gebouwde omgeving te hebben in Nederland. RoosRos is gevestigd in Goes en Oud-Beijerland.
Automatiseer net als RoosRos en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |