In deze longread bespreken we het sociale intranet. We nemen de voor- en nadelen met je door, en geven tips over hoe je je intranet goed kunt inrichten.
Gebruik je ons ERP- of HRM-pakket al? Dan heb je standaard een module tot je beschikking waarmee je een sociaal intranet kunt opzetten: AFAS InSite.
Wil je hier hulp bij als klant van AFAS? Check de optimalisatiekans.
Het liefste ben je goed op de hoogte van wat er speelt in je organisatie. Toch is dat soms lastig. Zo zijn de sales- en serviceprofessionals veel onderweg en werken andere collega’s (deels) thuis. Wat gebeurt er allemaal op de werkvloer? En wie zijn die nieuwe medewerkers?
Een sociaal intranet is een platform waar collega’s met elkaar communiceren en samenwerken. Het is toegankelijk voor iedereen in je organisatie. Het doel? De onderlinge interactie en samenwerking bevorderen. Op een platform als AFAS InSite delen medewerkers zelfs lief en leed met elkaar. Toch is het veel meer dan alleen een gezellige bijzaak.
Het grootste verschil tussen een traditioneel en sociaal intranet zit hem in de benadering. Traditionele intranetten zijn eenrichtingsverkeer vanuit de organisatie (top-down). Een geselecteerde groep medewerkers plaatst mededelende berichten. Een sociaal intranet draait juist om interactie, waarbij iedereen in de organisatie berichten, foto’s of video’s kan plaatsen. Een sociaal netwerk voor je eigen organisatie, dus.
Je kunt dit op twee manieren inrichten: als losstaand systeem of als geïntegreerd onderdeel van al je bedrijfsprocessen.
Sommige organisaties kiezen voor een losstaand sociaal intranet. In dat geval is het intranet niet gekoppeld aan andere processen binnen de organisatie. Wat ons betreft is dit niet ideaal. Je medewerkers moeten namelijk apart inloggen in een nieuw systeem. Daarnaast wordt informatie niet standaard gekoppeld. Neem een HR-proces als het aanpassen van persoonlijke gegevens. Voer je iets in systeem A in, dan wordt het niet gesynchroniseerd met de andere systemen, maar moet je het overal apart invoeren.
Ook weet je met een losstaand systeem niet altijd of alle medewerkers de berichten lezen en of ze op de hoogte zijn van de laatste ontwikkelingen. Hij of zij moet maar net hebben ingelogd in het intranet. Dit is anders dan bij een geïntegreerde oplossing, waar je simpelweg niet om het systeem heen kunt.
De sociaal intranet-module is een standaard onderdeel van de software van AFAS. Het HRM-pakket van AFAS omvat de modules voor HRM en payroll. Het ERP-pakket omvat eigenlijk alles, waaronder CRM, financieel, logistiek en projecten. Werk je op projectbasis? Dan kun je je projecten niet alleen makkelijk factureren met de software, maar heb je ook een koppeling naar de mensen aan wie je loont betaalt. In hetzelfde systeem ontvang je declaraties die op projecten moeten worden geboekt. Al die modules zijn met elkaar verbonden. Dat is de kracht van één systeem.
Omdat we bij AFAS geloven in de samenwerking van die onderdelen, bieden we financiële, logistieke of fiscale modules niet afzonderlijk aan. En de module voor sociaal intranet zit daar dus bij. En alles is geïntegreerd met de rest van je bedrijfsprocessen. Je hoeft dus geen apart systeem, met wéér een inlog, aan te schaffen voor je intranet. En als je het andersom bekijkt: je krijgt een intranet bij de centrale plek voor al je bedrijfsprocessen.
Lees ook: 10 selfservicetaken die medewerkers zelf kunnen oppakken
Op een social intranet komt veel content voorbij. Deze content is meestal in te delen in drie categorieën.
1.
Automated content is content die uit vanuit het systeem gegenereerd wordt of uit andere software-applicaties of koppelingen wordt opgehaald. Voorbeelden zijn roosters en automatisch gegenereerde to-do-lijsten. Deze content helpt medewerkers in hun dagelijkse werk.
2.
Managed content is content die wordt geplaatst vanuit de organisatie. Denk aan de communicatieafdeling of HR die vanuit het Content Management Systeem bedrijfsnieuws deelt of nieuwe medewerkers voorstelt. Iedereen binnen de organisatie kan reageren, maar alleen geselecteerde medewerkers kunnen content plaatsen, wijzigen of verwijderen.
3.
User-generated content is alles wat heen en weer gaat tussen medewerkers onderling. Denk aan afbeeldingen, berichten en reacties op elkaars documenten.
Het succes van een social intranet valt of staat met de manier waarop het wordt gebruikt. Omdat er veel mogelijkheden zijn, is het belangrijk om van tevoren te bepalen hoe je hier als organisatie mee omgaat. Voorbeelden van vragen die je moet beantwoorden voordat het intranet de lucht in gaat:
Lees ook: Hoe e-HRM een ‘zacht’ vakgebied helpt bij ‘harde’ doelstellingen
Als softwarebedrijf en ontwikkelaar benutten we software maximaal. Dit, in combinatie met een sterke bedrijfscultuur, maakt ons eigen intranet heel actief en sociaal. We hebben het echt ingericht als digitale werkplek.
Alle afdelingen werken taakgestuurd en workflow-gestuurd. Iedereen heeft een takenlijst en bekijkt die aan het begin van de werkdag in AFAS InSite. Is er een taak afgehandeld? Dan geeft de medewerker dat aan in AFAS InSite, zodat de taak ook administratief wordt afgehandeld of doorgezet naar de volgende stap of persoon in het proces. Zelfs de lunch wordt aan het begin van de werkdag besteld via InSite en automatisch ingehouden op het loon.
Medewerkers beheren ook zelf hun medewerkersgegevens. Dankzij deze Employee Self Service hebben we op 600 medewerkers zelfs maar één HR-manager nodig. De software doet het administratieve deel. Zo blijft er meer dan voldoende tijd over voor de strategische kant van het HR-vak.
Medewerkers beheren ook zelf hun medewerkersgegevens. Dankzij deze Employee Self Service hebben we op 450 medewerkers zelfs maar één HR-manager nodig. De software doet het administratieve deel. Zo blijft er meer dan voldoende tijd over voor de strategische kant van het HR-vak.
Doordat AFAS InSite onderdeel is van onze ERP-software, zijn bijna alle functionaliteiten uit de software ook beschikbaar op het intranet. Zo zijn het volledige CRM-systeem en alle cijfers en statistieken voor iedereen inzichtelijk via interactieve dashboards.
Het intranet heeft bij ons geen ‘zachte’ doelstelling. Sociale doelstellingen, zoals mensen verbinden, bereiken we bij AFAS op andere manieren. Wel willen we onze medewerkers de tools geven om hun werk zo efficiënt mogelijk te doen. Ook willen we als softwarebedrijf het goede voorbeeld geven aan klanten. Dat we daarmee een goede keuze hebben gemaakt, bewijst de derde plaats die we behaalden tijdens de Intranet Value Award 2017 en de prijs voor Internal Branding Company of the Year in 2021.
Met de ERP-software van AFAS hanteer je één systeem met één database voor al je bedrijfsprocessen. Zo kijkt iedere afdeling naar dezelfde actuele informatie en bepaal je zelf wie er toegang toe heeft. En met de AFAS Pocket app is iedereen altijd op de hoogte.
Hoe leuk wil je het maken voor je medewerkers? Misschien verwacht je het niet, maar met documentbeheer draag je bij aan hun werkgeluk. Documentbeheer vandaag de dag houdt in dat je werkprocessen gaat digitaliseren. Als alle archiefkasten de deur uit zijn, ben je klaar voor de volgende stap: automatisering.
Veel administratieve bedrijfsprocessen binnen jouw organisatie hangen met elkaar samen. Daarom hebben we één compleet softwaresysteem ontwikkeld waarin al deze activiteiten plaatsvinden en samenkomen. Het resultaat? Jij verliest geen tijd aan dubbele vastlegging, werkt super efficiënt en kan je zorgeloos richten op je kerntaken!