Orderbeheer of ordermanagement is alles wat er moet gebeuren om een order te kunnen afleveren. Een klantgericht ordermanagementsysteem kan je hierbij helpen.
Orderbeheer of ordermanagement is alles wat er moet gebeuren om een besteld product te kunnen afleveren. Orderbeheer is het belangrijkste onderdeel van het verkoopproces. Het vormt namelijk de basis voor de totale klantbeleving. Dit proces omvat het beheren en verwerken van bestellingen en klantgegevens, het bijhouden van de voorraad, het regelen van de facturering en betaling, en het organiseren van de klantenservice. Gelukkig is er uitstekende software die je daarbij kan helpen en die nog klantgericht is ook: een ordermanagementsysteem (OMS).
In zo’n OMS zijn alle processen rondom de bestelling, verpakking en verzending aan elkaar gekoppeld. Zo kunnen bijvoorbeeld webshops hun volledige orderproces automatiseren, van het vastleggen van de order tot aan de pakbon. Maar ook de inkoop en het voorraadbeheer organiseer je in deze software. Daar hoef je nauwelijks meer naar te kijken als het systeem eenmaal goed is ingericht.
Ordermanagement is een proces dat grofweg uit vier stappen bestaat. Bij de beschrijving van die stappen merk je meteen al dat je ze heel basic kunt inrichten, maar dat je ook een stuk gedetailleerder te werk kunt gaan. Het hangt vooral van je zakelijke ambities af hoe uitgebreid je dit aanpakt en vastlegt.
Als een klant iets bestelt, check je of het nog op voorraad is en hoeveel voorraad er nog overblijft. Werk je vanuit meerdere vestigingen en/of met externe partners, dan bepaal je welke locatie de bestelling het beste kan verzenden. Is dat de locatie met de meeste voorraad, of de locatie die zo dicht mogelijk bij de klant zit? Maak je gebruik van een ordermanagementsysteem, dan gaat die controle automatisch. Zo’n systeem bespaart je deze hele stap en laat je precies zien hoe het met de voorraad is gesteld.
In principe heb je een aantal standaard verzendopties. Je kiest bij elke bestelling de beste en voordeligste verzendmethode. Maar verkoop je een maatwerkproduct, dan moet je na elke bestelling de specificaties doorgeven aan de productie. En misschien blijft er dan maar één bepaalde verzendmethode over. Ook deze stap wordt door de software voor je gedaan: die geeft duidelijk aan wat de gunstigste optie is.
Voor maximale klanttevredenheid bied je zoveel mogelijk opties voor verzending en bezorging aan. Zowel zakelijke als particuliere klanten verwachten dat ze hooguit een dag op hun bestelling moeten wachten. Denk ook aan ophalen in de winkel, flitsbezorging tegen bijbetaling, of bezorging in het weekend. Vaste klanten die aan account aanmaken, kunnen in een klantenportaal bestellen. Daarin hebben ze hun voorkeuren eenmalig vastgelegd, zodat ze automatisch in beeld komen.
De laatste stap waarmee orderbeheer te maken heeft, is de levering aan de klant. Klanten willen hun bestelling graag kunnen volgen en berichten ontvangen via email of sms. Ze moeten het pakket kunnen retourneren en/of een klacht kunnen indienen. Je kunt een retouretiket in het pakket meeleveren of de klant zelf een retouretiket laten printen. Zorg altijd voor duidelijkheid over retourneren.
Het grote voordeel van een ordermanagementsysteem is dat het je orderproces klantgericht aanpakt. Het helpt je om klantvriendelijk te werken, terwijl het jouw organisatie veel tijd, frustratie, fouten en geld bespaart.
Met het ERP-systeem van AFAS krijg je weer grip op je handels- en productieprocessen. Het proces van bestelling tot levering en van stuklijst tot product is geïntegreerd in onze ERP-software. Zo automatiseer je processen, heb je met standaard dashboards een actueel beeld van je voorraad bij in- en verkoop en weet je altijd wat je marge is. En dit allemaal vanuit één online systeem.